Automatización Empresarial: Simplificando la Gestión de Equipos Remotos

¿El trabajo remoto es una moda o la nueva normalidad? Muchos debatían esa pregunta antes de la pandemia del coronavirus 2019 (COVID-19), pero en los últimos meses la respuesta se ha vuelto cada vez más clara: el trabajo remoto llegó para quedarse.

Según un comunicado de Gartner, Inc. tras su encuesta a líderes de recursos humanos (RRHH), «el 41% de los empleados probablemente trabajará remotamente al menos parte del tiempo» después de la pandemia.

El trabajo remoto ha demostrado ahorrar millones de dólares a las empresas. Y el 65% de los empleados son más productivos trabajando desde casa, según una encuesta de 2020 de FlexJobs.

Además, en muchos países, el trabajo remoto sigue siendo necesario mientras el COVID-19 continúa desempeñando un papel importante en la «nueva normalidad». En junio de 2020, un epidemiólogo de la Universidad de California, Berkeley incluso se refirió a trabajar en una oficina física en ese momento como «lo más peligroso que hacemos».

Esta combinación de necesidad, beneficios y tendencias de la fuerza laboral crea un caso sólido para incorporar el trabajo remoto en tus operaciones regulares de ahora en adelante.

Para hacerlo, sin embargo, necesitarás ir más allá de las medidas provisionales y soluciones a corto plazo que probablemente tuviste que emplear en tu cambio inicial al trabajo remoto.

Incluso si tu empresa se aleja del trabajo disperso en el futuro, necesitas un marco operativo estratégico y sostenible que aborde los desafíos de gestionar una fuerza laboral moderna.

A diferencia de las empresas más pequeñas, los sistemas heredados y las demandas de cumplimiento que enfrentan las grandes empresas dificultan adaptar las operaciones rápidamente. El riesgo de silos de comunicación y la tensión en los departamentos de tecnología de la información (TI) complican aún más las cosas. Juntos, estos factores crean barreras para una fuerza laboral remota sostenible.

Las tecnologías de automatización como la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) y la inteligencia artificial (IA) tienen una capacidad única para cerrar la brecha entre los cambios de fuerza laboral a corto plazo y soluciones a largo plazo para modernizar sistemas y operaciones heredados.

Por eso, las empresas visionarias están aprovechando la tecnología de automatización para abordar los desafíos de gestionar equipos remotos ahora y obtener beneficios a escala mañana.

El RPA hace accesibles los sistemas heredados a los trabajadores remotos

Los trabajadores remotos dependen de herramientas flexibles y de fácil acceso para hacer bien su trabajo. Pero los sistemas heredados fueron diseñados para un estándar de trabajo diferente y no se integran naturalmente con la pila tecnológica moderna que hace posible el trabajo remoto. De hecho, el 23% de los trabajadores remotos clasifica lidiar con sistemas heredados entre sus cinco principales frustraciones.

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Sin embargo, las empresas dependen de los sistemas heredados para gran parte de su trabajo principal. Y eso suele ser porque estos sistemas están tan profundamente integrados en el negocio que los costes y riesgos potenciales de modernización parecen demasiado altos.

Un ejecutivo bancario incluso comparó reemplazar sistemas heredados con «cambiar motores en un Boeing 747 en pleno vuelo». Esto se debe a unas pocas razones clave:

• Los sistemas heredados impulsan tu negocio; no puedes simplemente apagar operaciones mientras modernizas.
• Los sistemas heredados acumulan mucha deuda técnica a través de años de excepciones y soluciones provisionales.
• Los sistemas heredados realizan funciones personalizadas y requieren formación especializada que es complicado duplicar.
• El reemplazo de sistemas heredados a menudo lleva años completarse.

Estos factores hacen aún más difícil para las empresas sostener el trabajo remoto a largo plazo, porque sus operaciones principales deben primero desenredarse y re-tejerse caso por caso.

Sin herramientas de automatización, es casi imposible para las empresas tender un puente entre sus sistemas heredados y las herramientas y flujos de trabajo necesarios para soportar un trabajo flexible y remoto.

Profundiza: Por qué el RPA es una tecnología ideal para integrar sistemas heredados

Una encuesta de NetMotion de 2019 identificó que, más que nada, los empleados remotos «quieren acceso rápido y fácil a todos los datos que necesitan para hacer su trabajo, usando aplicaciones móviles, responsivas y en dispositivos fiables».

Cuando el software funciona mal, perjudica la productividad, y los sistemas heredados ciertamente dificultan que las nuevas herramientas funcionen como se espera.

El RPA tiende un puente entre la tecnología moderna y la heredada. El resultado para los trabajadores remotos es que tienen la flexibilidad que necesitan. Al mismo tiempo, las empresas tienen la seguridad y estabilidad para soportar operaciones principales.

El RPA imita flujos de trabajo humanos, lo que crea fácil integración con todo el software. Compáralo con la tecnología de interfaz de programación de aplicaciones (API) que requiere compatibilidad específica para funcionar.

Lectura recomendada: RPA vs Integración API: Cómo Elegir tus Tecnologías de Automatización

Con el marco escalable y low-code que ofrece el RPA, las empresas pueden adaptar rápidamente la tecnología heredada a las necesidades de sus equipos remotos y soportar la modernización a largo plazo al mismo tiempo. Esto es lo que ocurrió con una organización federal, cuyo trabajo involucraba sistemas de monitoreo importantes que estaban bloqueados para los trabajadores remotos por su infraestructura de seguridad.

En lugar de comprometer la seguridad o privar a los empleados de una herramienta crucial, la organización implementó rápidamente robots de software que toman capturas de pantalla de la herramienta de monitoreo y las envían a los empleados vía Microsoft Teams, para que los empleados remotos pudieran realizar su trabajo como de costumbre. Al añadir RPA a la ecuación, esta organización pudo integrar rápidamente su sistema heredado con una pila tecnológica moderna y amigable para el trabajo remoto.

Para saber más sobre cómo funciona el RPA y qué puede ofrecer a tu negocio, lee nuestra Visión General de RPA para la C-Suite.

La automatización apoya a los departamentos de TI en la gestión de equipos remotos

El cambio repentino al trabajo remoto añadió mucha presión al personal de operaciones, particularmente a los departamentos de TI que tenían que mantener la seguridad mientras ayudaban a los trabajadores recién remotos a adaptarse tecnológicamente. La fuerza laboral remota seguirá tensionando recursos clave de TI, distrayendo a TI de iniciativas críticas de transformación digital y seguridad a menos que se ponga el marco de soporte adecuado para el largo plazo.

«Estamos viendo una demanda creciente de servicios de TI, incluyendo un aumento de 2x en el volumen total de tickets de soporte de TI», dijo Bhavin Shah, fundador y CEO de Moveworks, durante una cumbre de liderazgo de directores de información (CIO) abordando la pandemia.

«Estamos viendo mayor demanda de automatización, para usar IA [inteligencia artificial] y machine learning para resolver problemas de soporte».

Con esta presión, no es de extrañar que mejorar las operaciones de TI y el rendimiento del sistema sea una de las principales preocupaciones para los CIOs este año, según una encuesta de IDG patrocinada por la revista CIO.

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Los CIOs necesitan una solución rentable que pueda implementarse y escalar rápidamente para tener éxito en la gestión de equipos remotos a largo plazo, evitando también las consecuencias de una seguridad débil. La automatización proporciona esta solución aliviando la carga diaria de soporte técnico y asistiendo a los profesionales de TI en trabajos más complejos.

Los casos de uso del RPA en TI son muchos y variados, pero cuando se trata de trabajo remoto específicamente, el RPA marca una gran diferencia en la capacidad de una empresa para soportar el trabajo remoto a escala. Una compañía de seguros desplegó robots de software para automatizar todo el proceso de configuración para trabajadores recién remotos, desde el registro de equipos hasta la configuración de redes privadas virtuales (VPN) y la gestión de datos logísticos.

Otros departamentos de TI aprovechan la automatización de centros de contacto impulsada por IA para responder rápidamente a tickets de soporte y mantener productivos a sus trabajadores remotos. En lugar de perseguir información a través de varias aplicaciones y repetir tareas para múltiples empleados, los profesionales de TI pueden construir flujos de trabajo inteligentes que agregan datos, automatizan procesos estándar e involucran a un humano solo cuando hay una excepción que necesita atención.

UiPath Automation Cloud proporciona una herramienta centralizada, fuera de las instalaciones, que enfatiza la seguridad mientras es lo suficientemente accesible para soportar todo tipo de arreglos de trabajo remoto.

Al automatizar el trabajo repetitivo y que consume tiempo, los departamentos de TI pueden crear la capacidad que necesitan para liderar las iniciativas de transformación digital. Las iniciativas que hacen o rompen organizaciones en nuestros entornos de negocio que cambian rápidamente.

Los flujos de trabajo automatizados protegen a los equipos de los silos de comunicación

Los silos de comunicación dañarán la productividad, colaboración y cumplimiento de cualquier equipo. Según ClearCompany, «el 86% de empleados y ejecutivos citan la falta de colaboración o comunicación inefectiva como causa de fallos en el lugar de trabajo». Cuando se trata de gestionar equipos remotos, sin embargo, los huecos en la comunicación que podrían compensarse en persona se vuelven más problemáticos.

Este efecto silo ocurre cuando departamentos y equipos no tienen comunicación, visibilidad y colaboración suficientes. Lo que conduce a procesos ineficientes, retrasos e iniciativas duplicadas. Peor aún, los silos empresariales a menudo hacen que los equipos pierdan de vista al cliente, dañando la experiencia del cliente.

Automatizar procesos de front-office y back-office agiliza el flujo de datos en tu organización y previene la formación de silos, incluso cuando los empleados son remotos. La automatización lo hace mediante:

• Proporcionar acceso unificado a los datos. Cuando la información está dispersa en los diversos sistemas usados por ventas, marketing, soporte y TI, los empleados no pueden trabajar eficientemente. Los robots de software permiten a los empleados de toda tu organización acceder a todos los datos que necesitan para trabajar mejor, más rápido y más inteligentemente con solo un clic.
• Crear procesos consistentes en toda la organización. Los silos se forman fácilmente cuando varios equipos y departamentos tienen sus propias herramientas y flujos de trabajo. La tecnología de process mining te permite descubrir ineficiencias operativas y crear procesos consistentes en toda tu organización, sin mayores interrupciones para tus equipos.
• Liberar tiempo de los empleados para mejorar la colaboración. Los empleados abrumados con tareas repetitivas tienen menos tiempo y energía para enfocarse en trabajo estratégico y colaborativo. No es de extrañar que un estudio encargado por Forrester Consulting para UiPath encontrara que «el 66% [de los encuestados] dijo que el RPA reestructura el trabajo existente, permitiendo a los empleados tener más interacciones humanas».

Los empleados que tienen las herramientas e información necesarias para comprometerse mejor con su trabajo (y entre sí) son empleados que permanecen productivos y proporcionan a los clientes una experiencia de alto valor.

La automatización te permite desarrollar este tipo de fuerza laboral y romper silos aumentando la consistencia, transparencia y accesibilidad de datos.

Haz más fácil la gestión de equipos remotos con automatización

El trabajo remoto llegó para quedarse para muchas organizaciones empresariales (especialmente después de que hayan visto los beneficios del trabajo remoto en sus resultados).

Los sistemas heredados, los silos de comunicación y la carga de TI crean obstáculos para las empresas que gestionan equipos remotos. Al implementar automatización en estas áreas rápidamente, puedes evitar los efectos negativos de estos obstáculos y mejorar no solo tu fuerza laboral remota sino también tus resultados.

La plataforma UiPath hace simple automatizar procesos, aumentar el trabajo experto y descubrir oportunidades para mejorar la eficiencia. Con UiPath, las empresas pueden diseñar e implementar soluciones de automatización rápidamente dentro de un marco escalable.

Aprende más sobre cómo la plataforma UiPath es aprovechada por empresas para pivotar al trabajo remoto en la nueva normalidad. O, si estás listo para empezar a usar automatización para ayudar a gestionar empleados remotos, echa un vistazo a nuestro paquete gratuito de asistentes robot listos para usar que realizan una serie de tareas útiles para los empleados. Todos son rápidos y fáciles de empezar a usar.