Dominando la gestión del cambio para el éxito del trabajo remoto

La era del trabajo remoto puede ser una aberración en la forma en que trabajamos, pero es una realidad con la que vivimos, y deben producirse cambios. Como tal, tu estrategia de gestión del cambio es crítica.

Incluso cuando el 70% de los cambios fallan puede seguir siendo tema de debate, una cosa cierta es que los cambios fallarán cuando las organizaciones fallen en planificar adecuadamente y no hay una estrategia eficiente de gestión del cambio. Situaciones como el cambio masivo inesperado de empleados a trabajo remoto pueden realmente interrumpir iniciativas de gestión del cambio. Cada vez más, esto requiere gestión del cambio eficiente.

¿Por qué? La pandemia de COVID-19 fue un mal viento que no sopló nada bueno a nadie. Empresas, gobiernos e individuos aún se tambalean por sus efectos devastadores. Cambios dramáticos, como servicio remoto y monitoreo de condiciones, se han vuelto una necesidad; a raíz de estos cambios dramáticos vinieron riesgos y problemas de ciberseguridad sin precedentes.

Si bien todo esto es evidente, cualquier organización que haya puesto previamente una estrategia eficiente de gestión del cambio puede no haber sido golpeada tan duro. En esta era de trabajo remoto y basado en que muchos empleados han indicado interés en continuar con trabajo remoto incluso después de que el mundo haya encontrado solución a la pandemia, necesitas idear estrategias efectivas de gestión del cambio para mejorar la gestión del cambio.

La gestión del cambio abarca todas las formas en que puedes preparar, apoyar y ayudar a equipos, empleados y tu organización a pasar por el cambio, puede ser iniciada por cualquiera de lo siguiente:

• Tecnologías emergentes
• Revisión de sistemas legacy
• Despidos
• Contratación masiva
• Respuesta a crisis
• Mejora de experiencia del cliente
• Ganar relevancia y ventaja competitiva
• Adquisiciones y fusiones
• Reestructuración del nivel directivo

El cambio que quieres emprender puede necesitar redirección de presupuestos, recursos humanos y financieros, procesos y operaciones. Si tu objetivo es solo manejar el cambio de personal y equipos, puedes concentrarte en gestión del cambio, pero cuando tienes que embarcarte en el cambio organizacional total de todo el negocio, necesitarás enfocarte en gestión del cambio organizacional.

Sea cual sea de los dos con el que progreses, tu objetivo final será aprovechar un enfoque estratégico para mover tus operaciones y procesos de negocio a un nivel superior para agregar más valor a tus clientes y la organización.

Estrategia de gestión del cambio

Sin una estrategia de gestión del cambio, embarcarás en un cambio que no tiene hoja de ruta, y difícilmente será beneficioso para tus clientes y la organización. Además, tus empleados no tendrán el enfoque correcto; tus recursos se desperdiciarán a la larga.

Una estrategia bien definida especifica el objetivo, meta, propósito y dirección que quieres que siga el cambio. Define las características del cambio; el plazo, riesgos, limitaciones, resistencia potencial de empleados y cómo progresará el cambio estarán bien definidos.

Una estrategia de gestión del cambio mejora una transición fácil para todos los que tienen un papel en la iniciativa de cambio. No hay dos cambios iguales, por tanto debes tener una estrategia para todos los diferentes tipos de cambios.

Por ejemplo, la estrategia de gestión del cambio que necesitas para reemplazar liderazgo senior en la era del trabajo remoto nunca puede ser la misma que desplegar nuevas tecnologías para asegurar que tu fuerza laboral remota pueda colaborar fácilmente.

Cualquier cambio tiene sus procesos, desafíos y riesgos inherentes. Tu estrategia debe analizar cómo el cambio afectará a tus empleados, la facilidad de adopción y la factibilidad de utilización.

Diseña una estrategia de gestión del cambio

Ahora que has visto la necesidad de una estrategia de gestión del cambio, el siguiente paso es diseñar una. Sin embargo, debes saber qué quieres lograr, y puedes ayudar a la organización a moverse a buen ritmo con la estrategia de gestión del cambio resolviendo algunos puntos complejos.

1. Mapear las características del cambio

Un buen paso para mapear rápidamente las características de la estrategia de gestión del cambio es preparar una lista de preguntas a las que debes responder; lo siguiente puede ser tu guía:

• ¿Has determinado el alcance del cambio?
• ¿El cambio va dirigido a empleados, clientes, cadena de suministro u organización?
• ¿Sabes el número de personas que el cambio afectará?
• ¿Cómo pretendes llevar a todos los que el cambio impactará?
• ¿Está todo el mundo en la misma página con el cambio?
• ¿Qué exactamente quieres cambiar?
• ¿Tienes un plazo para la finalización del cambio?

Respuestas sinceras a estas preguntas te ayudarán a enfocar la estrategia que quieres diseñar.

2. Un conocimiento profundo de tu organización

Una buena estrategia de gestión del cambio para la era del trabajo remoto debe tener una mirada interna sobre cómo funciona la organización. La historia y cultura organizacional son críticas para la estrategia que quieres diseñar.

Debes tener buenas razones que justifiquen la necesidad de este cambio ahora que tu organización está en trabajo remoto.

¿En qué medida tus gerentes y empleados creen en este cambio? Si has llevado a cabo algunos cambios previamente, ¿quién los gestionó? ¿Qué tan exitosos fueron los cambios que realizaste antes de embarcarte en trabajo remoto? ¿Todos en la organización tienen un objetivo común? ¿Estás llevando a cabo actualmente algún cambio en la organización? ¿Qué tan flexible es tu cultura organizacional?

Un conocimiento profundo de lo que ocurre en tu organización te coloca en buena posición para diseñar una estrategia de gestión del cambio.

El siguiente paso es realmente crear tu estrategia de gestión del cambio, pero debes tomar en cuenta las siguientes cosas poderosas que deben figurar fuertemente en tu estrategia.

Estructura del equipo

Tu estrategia debe especificar explícitamente los roles del equipo de proyecto y el equipo de gestión del cambio; a menudo hay confusión sobre quién juega un papel particular. Si esto no se especifica, tu iniciativa de cambio puede estancarse.

Debe haber un líder, muy probablemente del equipo de proyecto, en el equipo de gestión del cambio que asegure una relación fluida entre los dos equipos. Aliviará fricciones si tu estrategia define responsabilidades y también cuida los recursos.

Coalición de patrocinadores

Generalmente hay un patrocinador principal que autoriza e inicia el cambio; este individuo puede no ser capaz de supervisar singularmente el cambio, especialmente donde el cambio cruza diferentes departamentos y secciones de la organización. Para mejorar un flujo suave del proyecto de cambio, el patrocinador principal forma una coalición de patrocinadores de stakeholders que incluirá miembros de la C-suite y jefes de departamento.

Si el cambio no impacta a todos los departamentos, es aconsejable elegir tu coalición de patrocinadores de las secciones que serán directamente afectadas por el cambio. Estos líderes deben ser personas en quienes tus empleados puedan confiar y que influirán en sus decisiones.

Esto es importante para mitigar fricciones que surgen de muchos proyectos de cambio. Un canal de comunicación efectivo es de alta esencia.

Conclusión

La era del trabajo remoto puede ser una aberración en la forma en que trabajamos, pero es una realidad con la que vivimos, y los cambios deben producirse. Tu estrategia de gestión del cambio es crítica en este punto, y asegura que identifiques riesgos y áreas de donde puede surgir resistencia desde el inicio y seas proactivo resolviendo tales problemas.

Cuando tienes una estrategia de gestión del cambio, se vuelve relativamente más fácil diseñar un plan. El plan incluirá detalles esenciales como el alcance del cambio, el presupuesto que necesitas, cómo asegurar colaboración entre equipos y el tiempo esperado de conclusión.