Cómo realizar un seguimiento y administrar sus costos de mantenimiento

Los altos costos de mantenimiento de los activos físicos pueden ser perjudiciales para el éxito empresarial. Inflan sus costos operativos y reducen sus márgenes de ganancia. Sin embargo, no puede hacer negocios sin un equipo que funcione correctamente. La única solución es averiguar cómo controlar los gastos de mantenimiento.

Para hacerlo, necesita una visión profunda de sus actividades de mantenimiento. ¿Qué acciones y activos incurren en el mayor costo y por qué? ¿Cómo realizar un seguimiento preciso de los costes de mantenimiento a nivel de toda la organización, así como a nivel de un solo activo?

Siga leyendo para averiguarlo.

Comprensión de los costos de mantenimiento

El costo de mantenimiento representa todos los gastos que son el resultado de sus esfuerzos para mantener los activos físicos en óptimas condiciones de trabajo. No importa si ese activo es un automóvil, una propiedad de alquiler, un generador o una sierra circular; si necesita mantenimiento regular, incurrirá en costos de mantenimiento.

Fabricación, aviación y construcción , entre muchas otras industrias de activos pesados, tienen un incentivo muy fuerte para mantener bajo control su presupuesto de mantenimiento. El seguimiento de los costos de mantenimiento es una de las formas que utilizan para evaluar la eficacia de sus respectivos departamentos de mantenimiento. En ese sentido, el costo de mantenimiento a menudo se considera un KPI (indicador clave de rendimiento) de mantenimiento importante.

La forma correcta de pensar en los costos de mantenimiento

Muchos dueños de negocios tienen una mentalidad equivocada cuando se trata de mantenimiento. Solo lo consideran un centro de costos (una operación que no se suma directamente a las ganancias). Esto los lleva a presionar continuamente a los directores y gerentes de mantenimiento para que reduzcan los costos totales de mantenimiento, incluso cuando eso no redunde en el interés a largo plazo de su organización.

La forma correcta de pensar en el mantenimiento es como una inversión. Al realizar trabajos de mantenimiento, no está perdiendo dinero, lo está invirtiendo en su equipo. Está gastando dinero para aumentar el rendimiento y la vida útil de sus activos, así como para reducir la cantidad de retrasos en la producción en los próximos meses y años, los cuales se sumarán a sus resultados a largo plazo.

Los profesionales de mantenimiento siempre deberán trabajar dentro de los límites de su presupuesto. Para tener alguna posibilidad de administrar con éxito los gastos de mantenimiento, deben comprender qué factores contribuyen a sus facturas de mantenimiento.

¿Qué se incluye en el cálculo del costo total de mantenimiento?

El costo real de un activo no es solo su precio de compra. Cuando un departamento compra un equipo nuevo, también debe tener en cuenta sus costos continuos de mantenimiento y reparación. El costo promedio del mantenimiento continuo puede diferir significativamente de un activo a otro. Cuánto mantenimiento regular necesita, cómo maneja el desgaste, cuál es el costo de las piezas de repuesto; esos son solo algunos de los factores que afectarán los costos anuales de mantenimiento de un activo en particular.

Este tipo de decisiones presupuestarias a menudo se dejan en manos de los directores y gerentes de mantenimiento, siempre que no superen el presupuesto de mantenimiento establecido. Al final del año, los propietarios de negocios a menudo solo estarán interesados ​​en revisar los costos totales, que a menudo se representan como los costos totales de MRO (mantenimiento, reparación, operaciones) en los balances.

El costo de MRO se puede dividir en costos de mano de obra, repuestos y materiales, proveedores de mantenimiento, costos de energía y gastos generales. El seguimiento efectivo de los costos de cada una de esas categorías es clave para reducir los costos de mantenimiento futuros.

Una cosa importante que a menudo se deja fuera de esta conversación es el costo indirecto de la productividad perdida . Durante la mayoría de las actividades de mantenimiento, el activo debe cerrarse. Si se produce un mantenimiento programado o una reparación inesperada durante el horario comercial habitual, se perderán horas de producción, lo que significa una pérdida de beneficios. ¿La empresa perderá cientos o millones de dólares depende de qué tan crítico sea el activo afectado para las operaciones comerciales y la duración total del tiempo de inactividad del equipo?

Cómo realizar un seguimiento de los gastos de mantenimiento (con Limble CMMS)

La forma más sencilla de medir los costes totales de mantenimiento es utilizar un sistema CMMS. Solo necesita configurarlo una vez y puede rastrear automáticamente todos los costos en curso. Para garantizar datos precisos, los técnicos deben ingresar el tiempo empleado y las piezas utilizadas, lo que se les pedirá que hagan cuando cierren un PM o WO.

La alternativa es pasar horas investigando hojas de Excel y facturas cada vez que tenga que crear un informe. Puedes imaginar lo divertido que debe ser.

Seguimiento del costo de mantenimiento general

Para gestionar de forma eficaz los costes de mantenimiento, necesita datos precisos y la capacidad de desglosar los costes por categorías, como piezas y activos. Esto le permite encontrar y eliminar áreas problemáticas.

El costo total de mantenimiento en Limble se divide en tres categorías principales:

1. $ gastados en piezas
2. $ gastados en mano de obra (incluye costos como salario, beneficios y pago de horas extra)
3. $ gastados en facturas (como cuando llama a un proveedor para una reparación especializada o salta a una ferretería para adquirir una pieza faltante)

En la imagen a continuación, puede ver un ejemplo de un informe mensual personalizado que contiene desgloses de costos para piezas, proveedores externos y mano de obra. Puede hacer clic en cada categoría para ver más desgloses de costos .

Este tipo de informe es una excelente manera de controlar los costos generales de mantenimiento. Sin embargo, si queremos encontrar áreas de mejora, necesitamos acceso a informes más detallados . Así que eso es lo que cubriremos a continuación.

Seguimiento de los gastos de un solo activo

Las facturas de los proveedores están vinculadas a los activos. Las piezas de repuesto se gastan en activos. Se incurre en costos laborales al realizar trabajos de mantenimiento en los activos. Si bien un CMMS puede permitirle desglosar los costos según los tipos de facturas, los tipos de piezas de repuesto y el tipo de trabajo realizado, los informes más útiles serán aquellos que analicen activos específicos.

Imagine el mundo sin un CMMS en el que intenta calcular el costo total de propiedad de un aire acondicionado. Debe examinar las órdenes de trabajo en papel para averiguar cuánto trabajo de mantenimiento se ha realizado en el activo y qué piezas de repuesto se han utilizado. Cuando encuentre esa información, debe esperar que sea precisa y que no se haya extraviado ningún OT. Después de eso, debe buscar en hojas de cálculo para encontrar cuál es el costo de cada pieza de repuesto usada.

A continuación, debe ver quién realizó MP y WO, por cuánto tiempo y si algunas de ellas fueron horas extras, para que pueda buscar en tablas adicionales y calcular los costos laborales. Además, ¿no fue John a Home Depot la semana pasada para conseguir un gas para ese aire acondicionado? Mejor llámalo para confirmar.

O, puede utilizar una solución digital como Limble y encontrar toda esa información en un par de clics, lista para ser exportada:

La forma más fácil de administrar un presupuesto de mantenimiento es tener una visión profunda de sus datos de mantenimiento. Al saber cuánto le están costando sus activos y por qué se vuelve mucho más fácil encontrar lugares para reducir costos y eliminar acciones innecesarias.

Si desea dar Limble CMMS, tiene tres opciones:

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Si bien CMMS es increíblemente útil, hay otras formas de controlar sus gastos de mantenimiento. Hablaremos de los siguientes.

Cómo reducir los costos generales de mantenimiento

Siempre es difícil encontrar nuevas formas de reducir su presupuesto de mantenimiento. A continuación se muestra una lista extensa de ideas para reducir los costos de mantenimiento:

• implementar un solución CMMS moderna para que pueda realizar un seguimiento de los gastos de mantenimiento y señalar las acciones y los activos que incurren en los costos más altos
• utilice un solución de gestión de inventario para pronosticar con precisión las necesidades de inventario y reducir los costos de inventario de repuestos
• mejorar el proceso de incorporación para los operadores de máquinas para que tengan menos posibilidades de dañar el equipo por un uso inadecuado
• negocia más duro con proveedores de mantenimiento y proveedores de repuestos
• implementar prácticas de mantenimiento lean para reducir el desperdicio y las acciones inútiles
• implementar el mantenimiento autónomo
• invertir en tecnología de monitoreo de condición para monitorear el estado de los activos y optimizar su programa de mantenimiento (esto puede ayudarlo a evitar reparaciones costosas y reducir los costos generales de mano de obra)
• centrarse en estrategias de mantenimiento proactivo como mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo (es menos costoso mantener el equipo que repararlo)

Reducir el mantenimiento reactivo en un 73,2%

Ver los resultados que disfruta Red Hawk con Limble

Lea nuestro
Caso de estudio

Nada en esta lista es una solución rápida como despedir a algunas personas. Sin embargo, estas son soluciones a largo plazo muy superiores. La implementación de estos pasos lo obligará a resolver problemas sistemáticos que generan muchos costos evitables.

Costo de mantenimiento frente a gastos de capital

A efectos contables, es importante distinguir entre los costos generales de mantenimiento y los gastos de capital.

En resumen, los costos de mantenimiento regular incluyen acciones de mantenimiento realizadas de manera regular para mantener los activos en su estado original. Esto incluye trabajo de mantenimiento de rutina, reemplazo de repuestos y reparaciones simples.

Los gastos de capital son gastos de mantenimiento como revisiones y actualizaciones importantes que requieren importantes inversiones en recursos. A diferencia del mantenimiento regular, los gastos de capital aumentan el valor de los activos.

Los beneficios del trabajo de mantenimiento estándar duran menos de 12 meses y se incluyen en un estado de pérdidas y ganancias del año en curso. Por el contrario, los beneficios de los gastos de capital duran más de 12 meses, por lo que pueden depreciarse con el tiempo.

A veces es necesario gastar dinero para ahorrar dinero

Invertir dinero en mantenimiento es a menudo la solución a largo plazo más inteligente que puede hacer.

Tiene más sentido comprar una máquina nueva que reparar continuamente un activo viejo que está cerca del final de su vida útil. La compra de piezas y materiales originales puede prolongar la vida útil de los activos y reducir la cantidad de reparaciones de emergencia. Invertir en un CMMS puede ahorrarle dinero de muchas formas. Poner unos cuantos dólares en capacitar a los técnicos y operadores de mantenimiento puede ser extremadamente rentable cuando se trabaja con equipos costosos.

Por supuesto, obtener la aprobación para tales inversiones es más fácil de decir que de hacer. El caso más sólido que puede presentar a la alta dirección es mostrar el rendimiento esperado de la inversión. Puede comenzar con una propuesta económica como implementar un software CMMS. Aquí tiene una guía sencilla sobre cómo calcular el ROI de CMMS para empezar.

Cuando todo esté dicho y hecho, esperamos que el artículo le haya dado una buena idea de cómo controlar sus gastos de mantenimiento. Si cree que nos perdimos algo importante, ¡inicie una discusión en los comentarios a continuación!