¿Cuántos usuarios debería tener en su CMMS?

Ha dado el primer paso para planificar su estrategia de mantenimiento al obtener un software de gestión de mantenimiento. Pero, ¿cuántos usuarios de CMMS necesita realmente? ¿Todos los miembros de su equipo de mantenimiento deberían poder acceder al sistema y registrar el trabajo?

La respuesta corta es sí. Pero una estrategia común en los departamentos de mantenimiento es mantener los usuarios de CMMS al mínimo y simplemente imprimir las órdenes de trabajo en papel para los técnicos.

Hay dos razones principales por las que una organización puede optar por imprimir órdenes de trabajo desde un CMMS y luego simplemente completar la información en el sistema al final del día.

1. Menos usuarios cuestan menos

Muchas organizaciones piensan que tener un mínimo de usuarios en su software de mantenimiento es una buena manera de ahorrar unos cuantos dólares. Sin embargo, esta es una forma miope de ver las cosas y, si bien puede ser cierto al principio, no le ahorra dinero a largo plazo.

Cuando imprime órdenes de trabajo en lugar de guardar toda la información en su CMMS, sus muchachos terminan perdiendo mucho tiempo ingresando la información en el sistema al final del día. Estas horas facturables (que de otro modo se gastarían trabajando) suman mucho más que el costo de unos pocos asientos en su CMMS.

2. Gran parte del personal de mantenimiento se resiste a las nuevas tecnologías

Cuando alguien ha estado trabajando de cierta manera durante tantos años, es difícil lograr que cambie. La industria del mantenimiento se ha basado en papel durante mucho tiempo y sabemos que puede ser difícil convencer a su equipo de que pasar al software será fácil y productivo a largo plazo.

Definitivamente hay una curva de aprendizaje con un CMMS. Pero la mayoría de los proveedores de software ofrecen formación en CMMS para facilitar la transición al sistema. Vale la pena invertir un poco en capacitación y experiencia práctica para su equipo, para que todos se sientan cómodos con el software.

Papel frente a CMMS:3 razones para deshacerse del mantenimiento basado en papel

El problema con el enfoque híbrido del mantenimiento es que está dando un paso adelante al obtener un CMMS, y luego dos pasos atrás al no usarlo en todo su potencial.

Aquí hay 3 cosas que corre el riesgo de perderse cuando no completa las órdenes de trabajo a través de su CMMS.

Eficiencia

Lo más probable es que una de las principales razones por las que compró un CMMS en primer lugar sea por la eficiencia. El sistema le ayuda a completar las órdenes de trabajo más rápido, le ayuda a estar al tanto del mantenimiento y le ayuda a trabajar hacia una estrategia de mantenimiento preventivo.

Pero un CMMS es tan bueno como la información que ingresa. Si sus muchachos todavía están imprimiendo órdenes de trabajo y simplemente regresan al sistema al final del día, no tiene una idea completa de lo que está sucediendo en sus instalaciones. Además de eso, su equipo no recibe actualizaciones en tiempo real cuando cambia el estado de un equipo.

Aplicación móvil

La mayoría del software CMMS viene con una aplicación CMMS móvil, que es una forma realmente fácil de registrar el trabajo y comunicarse con su equipo en el campo. Permite a los técnicos actualizar el sistema sobre la marcha, lo que significa que pueden dedicar más tiempo a arreglar cosas y menos a introducir datos. También significa que puede enviar órdenes de trabajo a sus empleados mientras están en movimiento, y no necesitan volver a la oficina cada vez para tomar otra pila de órdenes de trabajo.

Información completa

¿Recuerdas todos los detalles de lo que pasó a las 8:00 AM de esta mañana? Probablemente no. Los pequeños detalles se nos escapan a lo largo del día, pero cuando estos pequeños detalles se aplican a uno de sus activos, pueden provocar una pérdida importante de información, lo que puede tener un gran impacto en el futuro.

El registro de información en su CMMS de inmediato significa que tiene una imagen mucho más completa del estado de sus activos. Y cuando llegue el momento de generar informes, sus datos históricos serán mucho más claros. Trabajar con un CMMS le permite a su equipo proporcionar actualizaciones detalladas e información sobre todos sus activos a medida que avanzan, para que no se pierda información.

¿Busca más información sobre cómo aprovechar al máximo su CMMS? Consulte nuestros blogs sobre métricas de mantenimiento y estrategias de mantenimiento comunes.