¿Por qué usar el software CMMS sobre Excel?

Estamos bien entrados en 2019 y es hora de hacer una verificación de eficiencia. ¿Sigue realizando un seguimiento de las órdenes de trabajo y las actividades de mantenimiento de forma manual o con hojas de cálculo? Si es así, no está solo. Casi el 80 % de los profesionales de instalaciones y mantenimiento que encuestamos utilizan hojas de cálculo o absolutamente nada para realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, las solicitudes de mantenimiento y el mantenimiento preventivo en las empresas para las que trabajan. Noticia de última hora, el uso de estos métodos le está costando a su departamento y a la empresa en la que trabaja enormes sumas de dinero.

Las investigaciones muestran que más del 88 % de las hojas de cálculo contienen errores, lo que hace que las empresas pierdan millones de dólares.

Ya sea que sea una pequeña empresa que acaba de comenzar o una empresa más establecida que ha estado en el negocio durante varios años, si todavía usa hojas de cálculo o métodos manuales para "estar al tanto" de sus operaciones de mantenimiento, es hora de considerar un cambio. uno que mejorará la forma en que usa su tiempo, reducirá el tiempo de inactividad del equipo, transformará su departamento de reactivo a planificador de mantenimiento y reducirá los tiempos de espera para piezas y suministros. El cambio del que estamos hablando es cambiar al uso de un software CMMS sobre Excel.

Este es el motivo.

Un mundo sin GMAO

“ ¿Un error de codificación de Excel destruyó las economías del mundo occidental? cuestionó Paul Krugman en el New York Times. Un estudio de Harvard realizado por los economistas Reinhart y Rogoff condujo a cálculos cuestionables para la política fiscal global. La hoja de cálculo no incluyó ciertas celdas en el cálculo y, por lo tanto, exageró el impacto de la carga de la deuda en el crecimiento económico de la nación. ¡Eso no es todo!

¿Recuerdas el incidente de las ballenas en Londres en JP Morgan? Le costó al banco la friolera de 6.200 millones de dólares, todo debido a un error en la hoja de cálculo de su modelo.

Los anteriores son ejemplos de errores masivos y costosos que resultan de expertos que confían en datos de hojas de cálculo para la toma de decisiones. No estamos sugiriendo que el uso de hojas de cálculo para rastrear sus actividades de mantenimiento hundirá a la empresa para la que trabaja, sino que los datos son propensos a errores y, a menudo, no son confiables. Otras desventajas incluyen:

Intenso en mano de obra

Las hojas de cálculo requieren que los usuarios ingresen datos manualmente y, en ocasiones, requieren una posición completamente nueva para administrar la entrada de datos. Si los economistas de Harvard pueden cometer errores usando hojas de cálculo, es muy probable que el empleado promedio de niños prodigio de Excel haga lo mismo. Las empresas están gastando miles de dólares en personal innecesario para realizar el ingreso y mantenimiento de datos cuando un CMMS podría hacer más con menos y los datos son más confiables y los resultados están automatizados.

No permita análisis complejos

Las hojas de cálculo limitan a los usuarios a un análisis más simple de las operaciones de la instalación, lo que genera una imagen incompleta del estado actual de la instalación. El software de administración de instalaciones y otros programas de mantenimiento están equipados con herramientas y funciones de generación de informes mucho más potentes que han sido desarrolladas y probadas por expertos. Estas herramientas de informes permiten a los profesionales de mantenimiento como usted obtener información instantánea sobre órdenes de trabajo críticas, demoras, cuellos de botella, tiempo de inactividad, niveles de inventario, datos de costos y mucho más. Tener estas capacidades da como resultado, en última instancia, una mejor toma de decisiones, mejores eficiencias y costos más bajos.

Pérdida de datos

Ya sea que esté utilizando hojas de cálculo o un archivador, la posibilidad de pérdida de datos, robo o mala gestión es diez veces mayor en comparación con el uso de una aplicación de gestión de mantenimiento como un CMMS. Las hojas de cálculo requieren actualizaciones frecuentes donde el software CMMS a menudo requiere la entrada de datos en uno o 2 puntos de datos como el tiempo de trabajo o la verificación de un estado para completar. Estas actualizaciones pusieron en marcha muchos otros cálculos que brindan datos confiables e importantes a los gerentes. Además, la entrada de datos no está restringida a una sola persona (el propietario de la hoja de cálculo), sino que con un CMMS, el técnico puede actualizar el sistema en tiempo real desde su computadora o dispositivo móvil. El almacenamiento de datos en hojas de cálculo y archivadores también aumenta la posibilidad de que la información caiga en las manos equivocadas, lo que podría comprometer la seguridad de la empresa.

Datos poco fiables

Mencionado anteriormente, pero vale la pena enfatizar, el 88% de todas las hojas de cálculo contienen errores que cuestan dinero a las empresas. Avanzar hacia el uso de software de gestión de mantenimiento es un paso en la dirección correcta para ahorrarle tiempo y dinero a su departamento.

No ecológico

Si todavía usa montones de papel para almacenar y administrar sus datos, usted es la razón por la que todavía tenemos nuestros abrigos puestos en primavera. Dado que el calentamiento global conduce a temperaturas altas (y bajas) históricas, ya es hora de que comencemos a hacer un esfuerzo para hacer lo que podamos por el medio ambiente. Si no quieres hacerlo, salva los árboles, ¿qué tal menos desorden alrededor de tu escritorio?

Estas son solo algunas de las pocas desventajas que resultan del uso de hojas de cálculo y papel para realizar un seguimiento de sus órdenes de trabajo, reparaciones, mantenimiento preventivo y otras actividades de mantenimiento. Este artículo pinta una imagen del arte de lo posible con un CMMS, pero debe probar uno para ver realmente los beneficios del CMMS. Como nota al margen, si ha tenido malas experiencias con un CMMS en el pasado, sepa que las soluciones actuales han bajado de costo, son mucho más fáciles de usar y accesibles.

Un mundo con CMMS

CMMS permite a los administradores de instalaciones, técnicos, clientes y básicamente a todos los que tienen acceso realizar un seguimiento de todos los aspectos de la instalación en un sistema integral. Ya sea software de órdenes de trabajo, software de mantenimiento preventivo, gestión de equipos y activos, vehículos, personal, proveedores o gestión de inventario, puede obtener todo y más en una aplicación centralizada.

Echa un vistazo a algunas de estas increíbles funciones disponibles en un software CMMS.

Informe de historial de mantenimiento de instalaciones

Calendario de mantenimiento mensual (trabajo actual y mantenimiento preventivo planificado)

Sitio de la instalación interactiva y planos de planta

¿Quiere saber más sobre por qué debería usar el software CMMS en lugar de Excel y otros métodos manuales? ¡Te tenemos! Creamos este libro electrónico para ayudarlo a separar la realidad de la ficción y brindarle una visión real de por qué las hojas de cálculo y el papel son malos para su negocio y cómo puede cambiar eso.

Alerta de spoiler:¡Este libro electrónico le mostrará cómo un CMMS simple transformará su departamento de mantenimiento y le ahorrará dinero a su empresa!