CMMS basado en web frente a local:ventajas y desventajas

En los últimos años, las empresas se han enfrentado al desafío de seguir el ritmo de las demandas económicas y de la industria. Para mantener su ventaja competitiva, deben encontrar formas de aumentar su productividad y eficiencia y, al mismo tiempo, ser conscientes de los costos al hacerlo. El software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es una solución que cada vez más empresas eligen para cumplir estos objetivos que abarcan una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos.

El mercado de CMMS también sigue el ritmo de las demandas de la industria y lo hace al crecer en la cantidad de proveedores disponibles, así como en las líneas de productos que ofrecen. Para aquellos nuevos en los sistemas de gestión de mantenimiento, se pueden describir mejor como programas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una descripción general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de un individuo. pieza de equipo En términos de funcionalidad, los CMMS ofrecen a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento predictivo y preventivo. Las diferencias en los sistemas generalmente se relacionan con las características del producto, la robustez, la facilidad de uso, las opciones de configuración, el soporte y el costo.

Aunque existe una superposición considerable en los productos CMMS disponibles en el mercado, un diferenciador clave que se destaca es la forma en que se implementa el software; algunos sistemas son “basados ​​en la nube” mientras que otros están “en las instalaciones” .

En pocas palabras, los sistemas basados ​​en la nube, a veces denominados sistemas basados ​​en la web, dependen del proveedor para alojar la base de datos del cliente en el servidor del proveedor, lo que hace que la aplicación sea accesible a través de Internet, mientras que los sistemas locales requieren que la empresa cliente aloje su datos en el sitio, en su propio hardware.

El primero depende del proveedor para mantener el sistema, mientras que el segundo depende del mantenimiento del sistema de software y hardware CMMS por parte del departamento de TI interno. Al decidir entre un software CMMS local o basado en la web, se deben considerar los siguientes pros y contras:

1. Seguridad

La seguridad de cualquier sistema depende en gran medida de la integridad de las medidas de seguridad, así como de la coherencia con la que el usuario final las cumple. Los sistemas basados ​​en la nube tienen un cifrado de datos sofisticado que se actualiza periódicamente con el tiempo según sea necesario. Los proveedores de CMMS que ofrecen implementación basada en la web hacen todo lo posible para garantizar que los datos de sus clientes estén seguros y que se minimice el tiempo de inactividad. Esto se hace mediante el uso de centros de datos de terceros como Rackspace, Amazon Web Services o Microsoft Azure. Los proveedores responsables que ofrecen implementación basada en la nube también realizarán pruebas frecuentes de vulnerabilidad y penetración para garantizar que los datos de sus clientes no se vean comprometidos y sean accesibles para otros. Los sistemas en las instalaciones pueden ser menos vulnerables a las amenazas de piratería global, pero se basan exclusivamente en el software de seguridad seleccionado por la empresa, así como en las habilidades del personal de TI interno y la vigilancia de los usuarios del sistema. Con los sistemas basados ​​en la nube, el proveedor proporciona el mantenimiento de la seguridad, los cortafuegos, las actualizaciones, los parches y el software antivirus; los sistemas locales requieren que estos se administren manualmente.

2. Accesibilidad

Los sistemas en las instalaciones requieren que el software se instale y configure en una red de la empresa y solo se puede acceder dentro de las instalaciones. Esto limita las operaciones de gestión de mantenimiento a la instalación real durante el horario de la empresa. Por otro lado, se puede acceder a los CMMS basados ​​en la nube desde cualquier computadora o dispositivo que se conecte a Internet.

3. Acceso Móvil

Uno de los beneficios más atractivos de los CMMS basados ​​en la nube es su capacidad para interactuar con otros dispositivos, como tabletas y teléfonos móviles, así como con herramientas de conexión de cámara y escáner. Consideradas en conjunto, estas características agregan valor al sistema de mantenimiento porque amplían sus capacidades y hacen posible que el trabajo de administración de mantenimiento se realice en el campo. El acceso móvil ha hecho posible que los técnicos accedan a su CMMS mientras reparan o realizan tareas de mantenimiento preventivo en el equipo en lugar de trabajar en papel y actualizar el software desde una computadora de escritorio. Se obtienen enormes eficiencias si se usan de manera efectiva.

4. Costos de GMAO

Al realizar cualquier compra importante, el costo pesa mucho en el proceso de toma de decisiones. Conocer los costos iniciales y continuos de un sistema CMMS es fundamental, especialmente cuando se decide entre plataformas locales y basadas en la nube. Comenzando con los costos iniciales, las plataformas locales tienden a costar tres veces la tarifa de licencia anual de los sistemas basados ​​en la web. Sin embargo, este costo es un pago único ya que no hay tarifas adicionales del sistema. Por otro lado, el costo inicial de un sistema basado en la nube es más bajo pero, con el tiempo, los costos a largo plazo asociados con las tarifas de licencia son mayores (es decir, suscripción anual/tarifa de licencia estimada en $1500 por año para un pequeño departamento de mantenimiento). En términos de costos asociados y/o continuos, las plataformas CMMS en las instalaciones requieren hardware, firewalls y software antivirus, así como también un miembro del personal de TI que mantendrá y administrará los aspectos del funcionamiento del sistema, incluida la instalación, el ingreso de datos, la actualización, la seguridad y la capacitación del personal. Los CMMS basados ​​en la nube no requieren estos costos adicionales, ya que los soportes del sistema, que incluyen actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad, soporte técnico, así como tutoriales para la entrada de datos interna y la incorporación del personal, se incluyen en las tarifas de licencia anuales (con la excepción del inventario en el sitio). auditorías e incorporación de personal). Mientras que los sistemas locales ofrecen autonomía total para los compradores de CMMS, los sistemas basados ​​en la nube dependen de una relación continua con el proveedor para preservar la disponibilidad de los datos.

5. Conveniencia

El principal beneficio de los CMMS locales es que ofrecen a las empresas control total y personalización de sus sistemas. Estas características de CMMS pueden ser importantes para las empresas que están en constante cambio, en una curva de crecimiento o que no necesariamente se ajustan a los parámetros que ofrecen los sistemas basados ​​en la nube. Por otro lado, se sabe que los sistemas basados ​​en la nube son fáciles de usar y no requieren experiencia técnica más allá de hacer clic con el mouse o tocar el dispositivo para que los empleados los usen.

Las empresas que buscan comprar software de mantenimiento deben investigar cuidadosamente a los proveedores de CMMS y sus productos, y evaluarlos en función de sus necesidades, objetivos comerciales, recursos de personal y presupuesto. Si bien la tendencia es hacia los CMMS basados ​​en la web, esto no significa que las plataformas locales sean una opción menos viable. Tener la opción de plataformas de sistema simplemente proporciona más opciones para elegir.