Actualización de los documentos de calidad

La documentación es uno de los pilares del Sistema de Gestión de Calidad . Por lo tanto, el rendimiento y la eficiencia de este último dependen de ello, de ahí la necesidad de actualizarlo. El manual de calidad y otros documentos fundamentales del sistema de calidad deben ser actualizados constantemente para ser un soporte confiable, al tanto de los desarrollos y capaz de evitar errores que puedan afectar la calidad.

La importancia de actualizar la documentación de calidad

La actualización de la documentación de calidad es crucial en más de un aspecto. En primer lugar, es una garantía de que el saber hacer y el conocimiento creado y adquirido por la empresa no se perderán. Para alcanzar los objetivos marcados por la empresa, se persigue una política de gestión del conocimiento asegurando la identificación, análisis, organización, memorización y puesta en común del conocimiento. La actualización sistemática de la documentación, por lo tanto, permite capitalizar este saber hacer y transmitirlo a los empleados, ya sean nuevos en la empresa o empleados existentes que se encargan de reemplazar a otros en caso de indisponibilidad (por lo tanto, mayor versatilidad). . Los nuevos empleados y los reemplazos internos pueden así consultar documentos válidos, orientándolos de manera efectiva en el desempeño de sus tareas y reduciendo el riesgo de error.

Además, la actualización de los documentos de calidad asegura que las acciones de mejora vayan siempre en la dirección correcta, que no se vean afectadas por ningún fallo y que no nos obliguen a dar marcha atrás.

Finalmente, la actualización de los documentos de calidad necesariamente tiene un impacto positivo en las condiciones de trabajo de los empleados y en la imagen de la empresa. QHSE (Calidad, Salud, Seguridad, Medio Ambiente) El enfoque, que vela por la seguridad y la salud de los empleados, su formación en prevención, el cumplimiento de las normas y la fiabilidad de las instalaciones, se actualiza constantemente para proporcionar unas condiciones productivas óptimas y mejorar la percepción de la empresa por parte del cliente. Una política de HSE tiene como objetivo reducir los accidentes y problemas de salud relacionados con el trabajo, así como afirmar el compromiso social de la empresa, en particular con respecto a las cuestiones ambientales.

Las diferentes fuentes de la actualización de calidad

Los actores involucrados en la actualización de la documentación de calidad, incluido el gerente de calidad, por supuesto, se basan en diferentes fuentes para garantizar este enfoque.
Primero, la actualización de los documentos de calidad se lleva a cabo teniendo en cuenta los comentarios de los clientes. Cualquier comentario hecho por este último después del uso del producto debe ser tenido en cuenta. Pueden dar lugar a cambios más o menos significativos en los procedimientos para mejorar la calidad del producto y, por tanto, la satisfacción del cliente.
En segundo lugar, las auditorías también permiten actualizar los documentos de calidad en función de las observaciones realizadas durante estas operaciones, ya sean internas o externas.
Lo mismo se aplica a las distintas acciones correctivas y preventivas realizadas; estas acciones deben integrarse en los documentos existentes para que los repositorios estén verdaderamente en su última versión y puedan ser utilizados por las partes interesadas, sin riesgo de cometer errores . Además, cuando se realiza una corrección a raíz de un hecho determinado, el hecho de redactar la enmienda exige la reflexión y la implementación de una estructura escrita lógica y comprensible.

Finalmente, las revisiones y revisiones también se encuentran entre las fuentes de elementos que deben incluirse en los documentos de calidad cuando se actualizan. La revisión por la dirección, por ejemplo, puede conducir a un cambio en la orientación de la política de la empresa (hacia consideraciones más ecológicas, por ejemplo), lo que lleva a cambios en los procedimientos, de ahí la necesidad de actualizarlos.

La actualización, por tanto, corresponde a un proceso reactivo, dinámico, que es desencadenado y determinado por los diversos acontecimientos que afectan la vida de la empresa. Permite, entre otras cosas, disponer de documentos que reflejen la realidad y evitar errores que puedan afectar a la calidad.

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