Riesgos de los procedimientos en papel para técnicos industriales: por qué la digitalización importa

Incluso si, como veremos más adelante, el objetivo de "paperless" en la industria está todavía lejos de alcanzarse, la desmaterialización está en marcha. Las empresas son conscientes de los beneficios de la digitalización de documentos, incluidos los procedimientos, así como de los riesgos asociados a la conservación de soportes en papel. Los técnicos industriales, que necesitan herramientas eficientes y fiables para hacer su trabajo, se benefician de esta transición impuesta por los requisitos de la Industria 4.0, una industria digital y conectada.

Digitalizar documentos para cumplir los requisitos de la empresa moderna

Mientras los avances tecnológicos afectan dramáticamente al mundo industrial y la competencia es cada vez más feroz, las empresas no pueden permitirse permanecer al margen de estos desarrollos. Los requisitos de rendimiento y adaptación al progreso conciernen, en particular, al desarrollo y gestión de la documentación, y más particularmente de los procedimientos.

En el Capítulo 445, la ISO 14001 exige el establecimiento de un sistema de control de documentación. Este incluirá la revisión y actualización de la documentación, asegurar la disponibilidad de versiones relevantes de documentos, garantizar su legibilidad e identificación, y prevenir el uso no intencional de documentación obsoleta. Son todos puntos facilitados por herramientas digitales.

El entorno de trabajo sin papel: ¿dónde estamos hoy?

Aunque las empresas son conscientes de las ventajas de desmaterializar procedimientos y otros documentos, todavía les cuesta alcanzar el objetivo de procesos sin papel hoy en día. Según un estudio de la Association for Information and Image Management (AIIM) publicado en 2015, solo el 31% de los líderes empresariales admiten que sus oficinas siguen llenas de documentos en papel (fuente: infoDSI.com). Según AIIM, solo el 17% de los empleados trabaja en un entorno sin papel.

¿Por qué es tan difícil el cambio a "paperless"?

Más de la mitad de los líderes empresariales (56%) responden que es porque aún necesitan documentos importantes en formato papel: contratos, órdenes de compra firmadas, etc. Otros mencionaron la reticencia expresada por algunos empleados a prescindir de documentos escritos y cambiar a tecnología digital.

Una representación menos precisa del entorno de trabajo real

No faltan riesgos asociados a mantener documentación en papel. Entre estos documentos, los procedimientos se beneficiarían enormemente de ser digitalizados. De hecho, para formar a un nuevo empleado o introducir a un técnico en diferentes puestos de trabajo o herramientas, es mucho más eficiente utilizar, por ejemplo, un soporte de vídeo que un documento en papel. En general, los procedimientos visuales (imágenes, vídeos) fomentan la comprensión y la ejecución. Los procedimientos en papel no pueden mostrar el entorno de trabajo real (entorno, movimiento…) con la misma precisión que otros medios.

El coste de los documentos en papel

El coste de gestionar, manipular y almacenar documentos en papel también es una de sus desventajas. La documentación tradicional puede representar grandes volúmenes, requiriendo un espacio significativo para su almacenamiento y recursos no menos considerables para su archivado, clasificación y uso. 2 o 3 CD son suficientes para contener un volumen de información equivalente a unas veinte mil páginas por m². Esto muestra el ahorro de espacio que se puede lograr.

Los documentos en papel son también una barrera para la productividad, ya que se estima que un empleado dedica, de media, el 50% de su tiempo a buscar información entre todos los documentos, y luego el 15% a leerla. Al informatizarse, estos documentos se vuelven más fácilmente y rápidamente accesibles, reduciendo el tiempo perdido en su búsqueda y asignando más tiempo a las operaciones reales, las que realmente producen.

Menos trazabilidad y seguridad

Para los técnicos industriales, tener documentación digital reduce el riesgo de destrucción o pérdida de información. La posibilidad de acceder a ellos desde diferentes terminales en red y transportarlos usando diversos medios (llaves USB, discos duros externos, servidores, Cloud…) también facilita enormemente su uso diario. Además, los documentos en papel tienen un déficit real en términos de trazabilidad y seguimiento. Es mucho más complicado conocer el historial de la información, su progreso y los cambios realizados que si está desmaterializada y convertida a formato digital. Esto también se refiere al riesgo de acabar con documentación obsoleta.

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