Evaluar con Precisión los Resultados de su Proyecto de Adquisiciones

Tomar un enfoque sistémico para evaluar los resultados finales de un proyecto de adquisiciones puede ayudarle a identificar fortalezas y debilidades en su enfoque de compras, sus proveedores y miríadas de otros aspectos de su negocio. Las suposiciones sin un análisis exhaustivo solo le llevan más lejos del camino correcto, por lo que es importante que investigue cada una de las cuatro áreas principales que presentamos en nuestra tarjeta de puntuación de resultados de proyectos de adquisiciones. Para ayudarle a entender qué busca y qué esperar, esta guía de análisis le guiará por cada área y sus matices:

Calidad

Primero y ante todo, querrá examinar la calidad de los bienes recibidos. Poco más importa si descubre que no puede usar lo que recibe, o se preocupa por el impacto a largo plazo de usarlo en términos de seguridad, respuesta del cliente, etc. Aquí hay algunos puntos individuales a considerar en la calidad:

• Calidad general. O capacidad básica de los bienes recibidos para cumplir su propósito original. No mire esto como un estado binario de "suficientemente bueno" o "no suficientemente bueno". Considere el matiz: ¿es mejor de lo esperado? ¿Peor, pero aún viable? ¿Cree que puede esperar mejoras en la calidad?
• Consistencia. La inconsistencia en muchos aspectos es peor que una calidad generalmente baja; la mala calidad puede abordarse con mejoras, pero la inconsistencia puede indicar problemas mayores en el proceso de adquisiciones.
• Detalles. Los detalles finos de un proyecto a menudo cambian frente a las realidades de las adquisiciones; ¿cómo se ven estos detalles en el proyecto actual?
• Ratio calidad/coste. Obtiene lo que paga, o mejor dicho, debería. Juzgar calidad o coste sin confrontarlos aporta poco beneficio a la evaluación. Mire su ROI aquí.

Facilidad de Trabajo con el Proveedor

Las adquisiciones se reducen en última instancia a comunicación. Con las herramientas y el proveedor adecuados, el proceso debería ser indoloro para todos, producir calidad acorde a su presupuesto y objetivos, y permitir resolver problemas rápidamente. Para entender mejor su relación con su proveedor y así evaluar su proyecto actual, considere estos sub-puntos:

• Claridad en la comunicación. Concepto simple: ¿se mantiene fácilmente en la misma página con el proveedor?
• Accesibilidad. ¿Qué tan difícil es contactar a la persona adecuada para resolver un problema o discutir un cambio?
• Profesionalismo. ¿Se cumplen las citas, se siente cómodo comunicándose, y puede esperar honestidad?
• Eficiencia. ¿Se caracteriza su comunicación por conversaciones divagantes e ineficaces, o interacciones concisas respaldadas por herramientas apropiadas? El "teléfono roto" durante semanas para aclarar detalles menores no debería ser necesario con el enfoque correcto.

Entrega a Tiempo

¿Llegaron todos los artículos adquiridos a tiempo? Si no, ¿por qué? Aunque un fallo en este punto ciertamente no es bueno, es importante identificar la causa raíz del fallo, o sacrificios inaceptables hechos para lograr el éxito. No vea la entrega a tiempo como un estado puramente binario de aprobado/suspendido, a pesar de su importancia.

Coste Cotizado vs. Coste Final

En un proyecto de adquisiciones, pocas cosas deberían encender más alertas que discrepancias entre costes cotizados y finales. Cargos adicionales por mala planificación o prácticas comerciales sin escrúpulos son inaceptables. Si el problema proviene de su lado, por falta de comunicación clara u otros problemas, es algo a resolver con mejor comunicación. Por supuesto, problemas que superficialmente son su culpa pueden resultar de baja accesibilidad y otros problemas del proveedor; considere este punto cuidadosamente.