Análisis preciso de los resultados de su proyecto de adquisiciones

Adoptar un enfoque sistémico para evaluar los resultados finales de un proyecto de adquisición puede ayudarlo a identificar las fortalezas y debilidades en su enfoque de adquisiciones, sus proveedores y una miríada de otros aspectos de su negocio. Las suposiciones sin un análisis exhaustivo solo lo desvían aún más, por lo que es importante que investigue cada una de las cuatro áreas principales que hemos presentado en nuestro cuadro de mando de resultados del proyecto de adquisiciones. Para ayudarlo a comprender lo que está buscando y qué esperar, esta guía de análisis lo guiará a través de cada área y sus matices:

Calidad

En primer lugar, querrá ver la calidad de los productos que ha recibido. Nada más importa mucho si descubre que no puede hacer uso de lo que está recibiendo, o está preocupado por el impacto a largo plazo de usar lo que ha recibido en términos de seguridad, respuesta del cliente, etc. Aquí están algunos puntos individuales a tener en cuenta al considerar la calidad:

• Calidad general. O, capacidad básica de los bienes recibidos para cumplir con su propósito original. No mire esto como un estado binario de "suficientemente bueno" o "no suficientemente bueno". Considere el matiz de la calidad; es mejor de lo esperado? ¿Peor, pero aún viable? ¿Cree que puede esperar mejoras en la calidad?
• Coherencia. La inconsistencia en muchos sentidos produce un resultado peor que la baja calidad general; la mala calidad se puede abordar con mejoras, pero la inconsistencia puede indicar problemas mayores en el proceso de adquisición.
• Detalles. Los detalles finos de un proyecto a menudo terminan cambiando frente a las realidades de las adquisiciones. ¿Cómo se ven estos detalles en el proyecto actual?
• Relación calidad/costo. Obtienes lo que pagas, o mejor dicho, deberías. Juzgar la calidad o el costo sin compararlos ofrece pocos beneficios para evaluar un proyecto de adquisición. Mire su ROI, aquí.

Facilidad de trabajar con el proveedor

En última instancia, la adquisición se reduce a la comunicación. Con las herramientas adecuadas y el proveedor adecuado, el proceso debería ser sencillo para todos, producir una calidad acorde con su presupuesto y objetivos, y permitir que los problemas se resuelvan rápidamente. Para comprender mejor su relación con su proveedor y así evaluar su proyecto de adquisición actual, considere estos puntos secundarios:

• Claridad de comunicación. Un concepto simple:¿se mantiene fácilmente en sintonía con el proveedor?
• Accesibilidad. ¿Qué tan difícil es conseguir que la persona adecuada se comunique por teléfono para resolver un problema o discutir un cambio?
• Profesionalismo. ¿Se cumplen las citas, se siente cómodo comunicándose con el proveedor y puede esperar honestidad en las comunicaciones?
• Eficiencia. ¿Su comunicación con el proveedor se caracteriza por conversaciones divagantes e ineficaces o interacciones concisas respaldadas por herramientas adecuadas? La etiqueta telefónica durante semanas para aclarar detalles menores no debería ser necesaria con el enfoque correcto.

Entregado a tiempo

¿Todos los artículos adquiridos llegaron a tiempo? Si no, ¿por qué? Si bien una falla en este punto ciertamente no es algo bueno, es importante identificar la causa raíz de una falla o sacrificios inaceptables realizados para lograr el éxito. No vea la entrega a tiempo como un estado puramente binario de aprobación/rechazo, a pesar de su importancia.

Coste cotizado vs. Costo final

En un proyecto de adquisición, pocas cosas deberían activar más señales de alerta que las discrepancias entre los costos cotizados y los costos finales. Los cargos adicionales derivados de una mala planificación o prácticas comerciales sin escrúpulos son completamente inaceptables. Si el problema proviene de su lado de la ecuación, debido a una falta de comunicación clara u otros problemas, es algo que debe resolverse con una mejor comunicación. Por supuesto, los problemas que superficialmente son culpa suya pueden ser el resultado de la baja accesibilidad y otros problemas del proveedor; Considere este punto cuidadosamente.