6 pasos en el flujo del proceso de etiquetado de activos

Cualquier organización que utilice el etiquetado de activos para administrar activos físicos necesita un proceso eficiente y claramente definido para etiquetar los activos a medida que se adquieren y monitorear los activos a lo largo de su vida útil.

¿Qué es el etiquetado de activos?

El etiquetado de activos es el proceso de colocar etiquetas o etiquetas de identificación, también conocidas como etiquetas de activos, en los activos. El etiquetado de activos se utiliza tanto para activos fijos como móviles para proporcionar una forma de identificar activos individuales a lo largo de su vida útil. Normalmente impresas con códigos de barras, las etiquetas de activos se escanean con un lector de códigos de barras portátil o un teléfono inteligente equipado con una aplicación de escaneo de códigos de barras, lo que permite a los usuarios obtener y documentar datos sobre la ubicación de un activo, el historial de mantenimiento u otros detalles.

El etiquetado de activos se usa comúnmente para la administración de inventario, aplicaciones de trabajo en proceso (WIP) y para administrar procesos de mantenimiento y reparación con soluciones CMMS. El etiquetado de activos se utiliza en muchas industrias, desde la atención médica hasta la educación, el almacenamiento, la defensa, los servicios públicos y la fabricación.

¿Cuál es el propósito de un sistema de etiquetado de activos?

El etiquetado de activos permite a las empresas asignar un identificador único a cada activo. Las etiquetas de activos, impresas con códigos de barras, eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que permite un seguimiento de inventario preciso y eficiente y una documentación simplificada de actividades como el mantenimiento y las reparaciones. Al rastrear la ubicación, el historial de mantenimiento, el uso y otros detalles de cada activo, las empresas pueden simplificar el mantenimiento de registros y agilizar los informes con fines contables y fiscales. Por ejemplo, los datos completos de utilización facilitan el cálculo de la depreciación de los activos de equipo.

Algunas industrias tienen regulaciones que estipulan los tipos de activos que se deben etiquetar, los materiales necesarios para las etiquetas de activos y otros requisitos de identificación de activos. La industria de la defensa, por ejemplo, requiere una identificación única, también conocida como UID o IUID, según MIL-STD-130. Las etiquetas de activos utilizadas para aplicaciones de defensa, conocidas como etiquetas UID, deben cumplir con criterios estrictos, incluida la capacidad de resistir condiciones ambientales adversas y permanecer legibles durante la vida útil del activo. En la industria de la defensa, los sistemas de etiquetado de activos brindan una herramienta valiosa para rastrear la propiedad militar a lo largo de su ciclo de vida, desde la fabricación hasta la distribución y disposición final.

Los datos recopilados para activos individuales permiten a las empresas de todas las industrias tomar decisiones más inteligentes basadas en datos, como determinar si invertir en nuevos equipos es una decisión más sólida desde el punto de vista financiero que reparar un equipo que se acerca al final de su vida útil esperada.

Debido a que a cada artículo se le asigna un identificador único y se documenta su historial de ubicaciones, el etiquetado de activos también puede ayudar a evitar robos y pérdidas. Ciertos tipos de etiquetas de activos, como las etiquetas de código de barras con evidencia de manipulación, agregan un elemento disuasorio adicional para desalentar el robo.

¿Por qué son importantes las etiquetas de activos?

Las etiquetas de activos son la base de un sistema de seguimiento de activos y proporcionan un método confiable para identificar activos individuales y un medio eficiente para capturar datos. Sin etiquetas de activos, la información sobre la ubicación y el historial del activo debe documentarse manualmente, un proceso que está plagado de errores humanos y es propenso a la inexactitud. Es más probable que los activos se identifiquen erróneamente cuando se basan en procesos manuales, lo que da como resultado datos poco confiables.

Fijadas a los activos mediante adhesivos permanentes sensibles a la presión o fijaciones mecánicas, las etiquetas de activos deben permanecer adheridas y legibles durante la vida útil de un activo. Debido a que las etiquetas de activos se utilizan para marcar activos que pueden permanecer en uso durante décadas, es fundamental tener en cuenta el entorno operativo al elegir las etiquetas de activos.

Si bien los códigos de barras se pueden imprimir en etiquetas autoadhesivas, estas etiquetas de papel no son lo suficientemente duraderas para soportar la exposición a la lluvia, la nieve y los rayos UV durante varios meses o años. Las etiquetas de activos que se caen, se desvanecen o se vuelven ilegibles deben reemplazarse, lo que genera costos más altos a lo largo de la vida útil del activo en comparación con elegir una etiqueta de activo duradera que pueda soportar las condiciones ambientales típicas del activo desde el principio.

6 pasos para un sistema de etiquetado de activos eficiente

A continuación se muestra una descripción general de los pasos esenciales en el flujo del proceso de etiquetado de activos.

1. Identifique el tipo y la categoría de activos.
2. Asigne un número de identificación único.
3. Determine el tipo de etiqueta de recurso requerida.
4. Ingrese el activo y toda la información asociada en su sistema de seguimiento de activos.
5. Adhiera una etiqueta de propiedad al artículo.
6. Implementar procesos de verificación de datos.

Esto es lo que necesita saber para implementar un proceso optimizado de etiquetado de activos.

Identifique el tipo y la categoría de activos

Si ya ha implementado un sistema de seguimiento de activos, es probable que tenga un sistema de clasificación, o esquema, para los activos, incluidas las categorías y los tipos de activos. Si está implementando un sistema de seguimiento de activos por primera vez, crear este sistema de categorización es un paso esencial para garantizar una categorización consistente a lo largo del tiempo. Los activos se pueden agrupar por departamento, costo, uso o cualquier cantidad de otras variables.
Es posible que desee elegir un método de categorización que se alinee con el proceso utilizado para clasificar los activos con fines contables. Aunque su sistema de contabilidad incluye activos tangibles e intangibles y su proceso de etiquetado de activos se relaciona solo con activos tangibles, garantizar que su clasificación de activos físicos coincida con su metodología de contabilidad permite una integración y generación de informes más simples.

Captura de pantalla a través del Corporate Finance Institute

Estos son algunos ejemplos de categorías de activos físicos:

• Muebles
• Equipos informáticos (ordenadores, portátiles)
• Equipos audiovisuales
• Equipo técnico (fuentes de alimentación, unidades de aire acondicionado)

Asigne un número de identificación único

Más allá de categorizar los activos y clasificarlos por tipo, cada activo debe tener un número de identificación único para un seguimiento preciso. Esta identificación única distingue los activos individuales de otros activos de la misma categoría y tipo, lo que facilita la gestión de procesos como la reordenación, el mantenimiento y la contabilidad.
Los números de identificación únicos pueden contener códigos que indican el tipo de activo o el departamento de propiedad . Por ejemplo, los activos controlados por el departamento de RR. la información está a un escaneo de código de barras.

Determinar el tipo de etiqueta de activo requerida

Las etiquetas y rótulos de activos no son una solución única para todos. Hay una variedad de etiquetas de activos y etiquetas diseñadas para adaptarse a aplicaciones específicas, como etiquetas de activos duraderas para activos que pueden estar expuestos a condiciones adversas o etiquetas de activos de seguridad para activos de alto valor que pueden estar sujetos a robo, transferencia no autorizada o manipulación. . Las etiquetas permanentes para equipos son ideales para automatizar la recopilación de datos durante la vida útil de un activo. Considere la categoría y el tipo del activo, así como las condiciones ambientales a las que estará expuesto el activo. ¿Se limpiará el activo con soluciones de limpieza agresivas? ¿Estará expuesto a productos químicos o disolventes? ¿Estará expuesto a las condiciones climáticas al aire libre? Todos estos factores deben sopesarse al determinar la mejor etiqueta de activo para cada activo.

Ingrese el activo y la información asociada en su sistema de seguimiento de activos

Los activos deben ingresarse en el sistema inmediatamente después de recibirlos. Para agilizar este proceso, es útil tener documentación de proceso escrita que describa cuándo se deben etiquetar los activos, cómo se clasifican, qué tipos de etiquetas de activos solicitar para ciertos tipos de activos y procedimientos para la entrada de datos. Por ejemplo, la Universidad de Washington tiene un documento de Procedimiento de etiquetado que brinda información específica sobre el flujo del proceso. Los requisitos de entrada de datos pueden variar según la categoría y el tipo de activo. En general, los datos ingresados ​​en un sistema de seguimiento de activos incluyen:

• Número de identificación del activo
• Números de serie o de modelo
• Información del fabricante o proveedor
• Fecha de adquisición
• Ubicación o departamento de propiedad
• Estado
• Valor del activo

Pegue la etiqueta de propiedad al elemento

Los métodos de conexión varían según el tipo de recurso y el tipo de etiqueta. Algunas etiquetas de activos usan adhesivo sensible a la presión, mientras que otras tienen accesorios mecánicos. Algunas etiquetas de activos ofrecen ambos métodos de archivo adjunto. Si tiene la opción de uniones adhesivas o mecánicas, elija el método más apropiado para el activo o el método requerido por la política de la empresa.

Implementar procesos de verificación de datos

Verifique los activos a partir de un mínimo de dos puntos de datos, como el código de barras y el número de serie del artículo. Al deshacerse de los activos, este paso es crucial para garantizar una "cadena de custodia precisa y verificable", que puede ayudar a mitigar las filtraciones de datos (particularmente para la eliminación de activos de TI) y también ayuda a mantener el cumplimiento de las regulaciones.
La implementación de un flujo de proceso de etiquetado de activos coherente garantiza que todos los activos recibidos por su empresa se clasifiquen y realicen un seguimiento coherentes, lo que facilita la localización de activos en toda la empresa, la implementación de programas de mantenimiento regulares y el mantenimiento de registros precisos con fines contables y de auditoría. Desarrollar políticas y procedimientos claros y capacitar a los miembros de su equipo sobre los procedimientos de etiquetado de activos aprobados agiliza los procesos y, en última instancia, puede tener un impacto positivo en sus resultados, lo que le permite mejorar la utilización de recursos, reducir la duplicación innecesaria de activos y obtener más vida útil de su inversiones.