La guía del experto sobre etiquetas de inventario:usos, tipos, mejores prácticas y más

Hoy en día, las empresas de todo el mundo están sintiendo el calor cuando se trata de mantener la precisión de los pedidos y el cumplimiento rápido. Aunque hay muchos sistemas de gestión para agregar los datos y los procesos, una faceta que puede quedar en el olvido es el inventario. La realización de recuentos completos, ya sea que estén programados mensualmente o mediante un recuento cíclico personalizado, debe realizarse con total precisión para salvaguardar las necesidades de cumplimiento en constante cambio de su negocio. Una de las mejores maneras de hacer esto es aprovechar las etiquetas de inventario de última generación.
Cuando se combina con un sistema de gestión de activos o almacenes competente, las etiquetas de inventario se pueden escanear para informar a su cadena de suministro de cambios en su inventario actual. Esta práctica ayuda a crear una visibilidad integral entre todas las partes, desde el proveedor hasta el cliente, a medida que su inventario se mueve por su almacén.
En esta guía, analizaremos:

• ¿Qué es una etiqueta de inventario?
• ¿Cómo se etiqueta el inventario?
• Beneficios y usos principales de las etiquetas de inventario
• Prácticas recomendadas para etiquetas de inventario
• Empresas que se benefician de las etiquetas de inventario
• Tipos de etiquetas de inventario que se adaptarán a las necesidades de su almacén
• Cómo seleccionar un sistema de software que complemente sus etiquetas de inventario
• Recursos adicionales sobre etiquetas de inventario

¿Qué es una etiqueta de inventario?

Una etiqueta de inventario es una etiqueta o placa de código de barras que se adjunta a un producto o paquete con el fin de realizar un seguimiento. Estas etiquetas se pueden utilizar para realizar recuentos de inventario manuales o conectarse a un sistema de escáneres y un Sistema de gestión de inventario (IMS) para el recuento automatizado. El uso de etiquetas de inventario es ideal ya que estas etiquetas se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de cada empresa y proporcionar un control de inventario adecuado.

Las etiquetas de control de inventario más básicas generalmente contienen un número de inventario, un código de barras y el nombre de la empresa que administra el inventario. En algunos casos, pueden contener identificadores adicionales, como el nombre del producto o una declaración de "no eliminar". Al estandarizar el etiquetado de su inventario con una etiqueta, una empresa puede garantizar la uniformidad en toda su organización y un monitoreo, almacenamiento y envíos más eficientes.

¿Cómo se etiqueta el inventario?

La gestión del inventario es un poco diferente a la gestión de activos porque es probable que su inventario se entregue más rápidamente. Sus artículos de inventario individuales pueden ser consumidos por órdenes de producción o requerir una reubicación periódica a medida que se completan los pedidos de los clientes, se reemplazan las piezas o se usan los suministros. Para muchas empresas, esto requiere un sistema muy flexible que también tenga en cuenta el espacio de inventario en estantes y estanterías. Para comenzar con un proyecto de etiquetado de inventario, se recomiendan los siguientes pasos.

• Confirme los requisitos de la etiqueta. Antes de que se pueda realizar cualquier trabajo para crear sus etiquetas, es mejor comprender los requisitos locales, reglamentarios o basados ​​en equipos que pueden dictar el formato y el contenido de su etiqueta. Estas consideraciones incluyen el tipo de código de barras, el tamaño de la etiqueta y el tipo de material de la etiqueta.
• Adquirir etiquetas de calidad. Ya sea que imprima sus etiquetas internamente o utilice un proveedor de confianza para hacer sus etiquetas, debe asegurarse de que la calidad de sus etiquetas satisfaga las necesidades de sus aplicaciones previstas. Compruebe la compatibilidad de las etiquetas con el entorno esperado al que estarán sujetos sus productos. Siempre es mejor elegir un material de etiqueta y revestimientos que estén diseñados para soportar cualquier posible exposición a condiciones adversas.
• Etiquete el inventario de manera uniforme. Una vez que tenga sus etiquetas, asegúrese de que exista una política básica que dicte cómo y dónde deben colocarse las etiquetas en el inventario. Cada etiqueta debe ser fácilmente legible cuando el producto se coloca en un estante o estante. También debe asegurarse de que el código de barras de la etiqueta sea fácilmente accesible para cualquier escáner que pueda usarse. Una recomendación final es verificar que los nombres de las ubicaciones en los bastidores y estantes estén completamente alineados con las etiquetas de su inventario y se refieran a los artículos adecuados. Establecer un proceso estandarizado para la colocación de etiquetas crea uniformidad y facilita que el personal detecte problemas y procese artículos individuales.
• Revise sus procesos de inventario. Es probable que los mejores almacenes gestionen un flujo constante de mejoras potenciales que pueden mejorar el rendimiento y ahorrar costos. Establezca un intervalo regular para revisar sus flujos de trabajo internos y externos para que pueda identificar problemas y cualquier área que no esté funcionando bien. Una vez que su flujo de trabajo de administración de inventario funcione bien y tenga las etiquetas de inventario adecuadas, estará en una excelente posición para ver realmente los beneficios de su sistema.

Beneficios y usos principales de las etiquetas de inventario

Cuando se trata de utilizar etiquetas de inventario, las empresas de todo el mundo las utilizan para varias operaciones clave, incluyendo:

1. Seguimiento de inventario:  La tecnología de códigos de barras permite a las partes necesarias ubicar dónde podría estar el inventario en un momento dado. El seguimiento del inventario permite recuentos o ciclos más simples y menos estresantes, especialmente cuando llega el momento de una auditoría de inventario.
2. Recuento de inventario:  Si su equipo de almacén calificado todavía está realizando conteos a mano, sepa que está desperdiciando tiempo, dinero y conjuntos de habilidades valiosos. En su lugar, utilice la tecnología detrás de las etiquetas de inventario para recibir recuentos de inventario adecuados, a pedido.
3. Gestión de activos:  No olvide que el inventario de su almacén puede representar un porcentaje considerable de los activos fijos y móviles de su empresa. Cuando los recuentos de inventario se ejecutan a través del último software de gestión de activos, podrá realizar un seguimiento del rendimiento de sus activos. Tener esta información a mano, en un abrir y cerrar de ojos, permite a las empresas tomar decisiones más acertadas sin el estrés que conlleva rastrear el inventario erróneo.
4. Reforzar la visibilidad de extremo a extremo:  En estos días, la visibilidad de extremo a extremo es el nombre del juego porque proporciona a todas las partes a lo largo de la cadena de suministro información en tiempo real sobre la situación actual de su inventario. Con los datos compilados a través de sus etiquetas de inventario, todos, desde su departamento de servicio al cliente hasta sus proveedores y sus clientes, podrán saber cómo se ve su inventario en todo momento. Hacer uso de un sistema como este le devuelve el tiempo de trabajo que de otro modo gastaría en comunicarse con sus proveedores y clientes.
5. Informes fluidos:  Los informes de fin de año o trimestrales pueden ser difíciles de armar, especialmente si su empresa está experimentando un período particularmente ocupado. Afortunadamente, las etiquetas de inventario son un componente muy importante que se incluye en su sistema de gestión de activos de inventario. Cuando se escanean las etiquetas, sus datos se pueden agregar para generar informes completos, mucho antes de la auditoría o el día de impuestos.

Prácticas recomendadas para etiquetas de inventario

Naturalmente, la simple compra e instalación de etiquetas de inventario no solucionará todos los problemas de seguimiento y activos de inventario. soluciones de gestión. Como se mencionó anteriormente, estas etiquetas asequibles actúan como componentes importantes que forman un rompecabezas más grande.
Una vez que haya seleccionado las etiquetas que funcionan bien con sus necesidades de inventario, activos y almacén, es hora de que siga estas prácticas recomendadas para darles un buen uso:

• Encuentre un sistema de gestión de inventario que combine con sus etiquetas de inventario y que pueda adaptarse a su negocio. No se conforme con un software que solo lo detendrá a corto plazo; su inversión solo se verá recompensada si su sistema mira hacia el futuro con  usted.
• Equipe cada etiqueta de inventario con números únicos de identificación de artículos. Esta sencilla tarea hará que el seguimiento del inventario, en particular, sea mucho más sencillo.
• Comience con un conteo inicial, incluso si no tiene un sistema de administración de inventario o ninguna etiqueta de inventario actualmente en su lugar. No se conforme con los conteos de la auditoría del mes pasado; el punto aquí es asegurarse de que su punto de partida sea correcto para que pueda informar el resto de los datos que ingresan al sistema en el futuro. Este paso garantizará informes sin problemas cuando más los necesite.
• Establezca un programa de capacitación integral antes de comenzar a utilizar sus nuevas etiquetas y software.
• Garantice que todas las partes adecuadas tengan acceso completo a su sistema en una variedad de dispositivos diferentes. La clave aquí es diversificar la visibilidad tanto como sea posible para que la supervisión, el seguimiento y el control más holísticos puedan llevarse a cabo fácilmente en el mundo móvil actual.
• Siga los procedimientos correctos de instalación de etiquetas de inventario. Los procedimientos cambian según el material en el que está hecha su etiqueta, así como la superficie a la que se aplica. Siga todas las instrucciones pertinentes y solo seleccione materiales que estén hechos para resistir los elementos dentro o fuera de su almacén.
• Por último, pero no menos importante, implemente un sistema de unidades coherente para medir su inventario. Para evitar confusiones, tenga cuidado de que esto nunca varíe.

Empresas que se benefician de las etiquetas de inventario

Si bien la mayoría puede pensar que la palabra "inventario" solo se aplica a la fabricación comercial, las tiendas o las operaciones de comercio electrónico, en realidad ocupa un espectro mucho más amplio. Recuerde, el inventario se incluye en el ámbito de los activos móviles y fijos, lo que significa que los materiales que se adquieren, administran o incluso almacenan pueden considerarse inventario. Eche un vistazo a estos sorprendentes sectores que almacenan, envían y mantienen inventario con regularidad:

• Cuidado de la salud:  Suministros médicos caros y sensibles a la fecha que deben protegerse contra robos.
• Educación:  Implementos de enseñanza de alta tecnología que pasan regularmente de estudiante a maestro y dentro de los departamentos.
• Gobierno:  Incluye todo, desde equipos de oficina hasta herramientas de construcción utilizadas en carreteras.
• Petróleo y gas:  Administrar el inventario de piezas de repuesto, así como los problemas de cumplimiento como LDAR.
• Empresas de servicios públicos: Gestión de reparación y mantenimiento; las empresas de servicios públicos necesitan las etiquetas más duraderas, ya que muchas piezas de inventario están hechas para soportar condiciones difíciles.
• Telecomunicaciones y cable:  Se utiliza para administrar el inventario de repuestos que se mantiene disponible en caso de reparación.

Las anteriores son solo algunas de las industrias más grandes que se benefician regularmente del uso de etiquetas de inventario. Si tiene problemas para determinar si el suyo también debe invertir en la tecnología, primero evalúe sus activos; si sus activos móviles son muchos, de naturaleza diversa, cambian de ubicación con frecuencia y son costosos, entonces este proceso definitivamente puede optimizar y proteger su operación.

Tipos de etiquetas de inventario que se adaptarán a las necesidades de su almacén

Cuando las etiquetas de inventario están instaladas e integradas en su sistema de seguimiento de inventario, los resultados suelen ser perfectos. Pero, antes de que pueda experimentar los beneficios del sistema de administración, primero deberá seleccionar los tipos de etiquetas que mejor se adapten a las necesidades de sus aplicaciones. Estas son las opciones más populares de Camcode:

Etiquetas de lámina metálica

• La opción más popular y versátil
• Construido con aluminio anodizado duradero de .003″ a .005″
• El código de barras y la información impresa permanecen legibles durante la vida útil del inventario
• Permanecerá en su lugar cuando se exponga a productos químicos, rayos UV, frío extremo y calor
• Usado con mayor frecuencia en atención médica, educación, gobierno y fabricación

Etiquetas fotográficas de metal rígido

• Opción ultrarresistente para uso en interiores y exteriores
• Construido con material frontal de aluminio anodizado de .020″ (grosores opcionales de .008″ a .063″)
• El adhesivo se adhiere de forma permanente a metales y plásticos de alta energía superficial, y a superficies texturizadas y contorneadas
• Resistente a productos químicos, abrasivos, solventes, rayos UV, frío extremo y calor con una vida útil superior a 20 años
• Se utiliza con mayor frecuencia en atención médica, petróleo y gas, telecomunicaciones y cable, y procesamiento químico

Etiquetas de inventario de poliéster de primera calidad

• Opción de etiqueta flexible y ultrafina
• Construido con un material frontal de poliéster blanco brillante de 2,0 mil, sobrelaminado con una película de poliéster transparente de 1,0 mil
• Diseñado para adherirse permanentemente a plásticos de alta y baja energía superficial, superficies ligeramente texturizadas o contorneadas
• Buena resistencia a los limpiadores domésticos y de uso general, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Usado en entornos de oficinas interiores en todas las industrias

Etiquetas de código de barras a prueba de manipulaciones

• Opción de etiqueta flexible y ultrafina
• Construido con un material frontal de poliéster blanco brillante de 2,0 mil, sobrelaminado con una película de poliéster transparente de 1,0 mil
• Diseñado para evitar la manipulación y el uso autorizado:cuando se quita la etiqueta, se revela un mensaje "VOID"
• Buena resistencia a los limpiadores domésticos y de uso general, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Usado en entornos de oficinas interiores en todas las industrias

Etiquetas de inventario de vinilo destructibles

• Opción de etiqueta flexible y ultrafina
• Construido con una superficie de vinilo fundido blanco de 2,0 mil, con un adhesivo sensible a la presión permanente de 0,8 mil
• Diseñado para romperse cuando se retira de la superficie del activo para desalentar la manipulación no autorizada
• Buena resistencia a los limpiadores domésticos y de uso general, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Usado en entornos de oficinas interiores en todas las industrias

Etiquetas de dos partes

• Opción de etiqueta flexible y ultrafina
• Construido con un material frontal de poliéster blanco brillante de 2,0 mil, sobrelaminado con una película de poliéster transparente de 1,0 mil
• Diseñado para mostrar claramente el nombre de la empresa, el número de activo o el código de barras con una segunda pestaña extraíble para adjuntar a sus registros
• Buena resistencia a los limpiadores domésticos y de uso general, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Usado en entornos de oficinas interiores en todas las industrias

Etiquetas de inventario extraíbles

• Opción de etiqueta flexible y ultrafina
• Fabricado con polipropileno orientado biaxialmente de 3,5 mil
• Diseñado para inventario que solo necesita etiquetarse a corto plazo; se puede reposicionar
• Buena resistencia a los limpiadores domésticos y de uso general, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Usado en entornos de oficina interiores o exteriores a corto plazo en todas las industrias

Como puede ver, hay una opción de etiqueta para satisfacer las necesidades de su sistema de gestión de inventario. Recuerde, es raro que una empresa se ciña a una sola categoría de etiqueta, ya que algunos inventarios requieren más durabilidad que otros. Para determinar sus necesidades, revise su registro y hágase estas preguntas:

1. ¿Esta parte del inventario está almacenada en interiores o exteriores?
2. ¿Esta parte del inventario está expuesta regularmente a elementos o productos químicos agresivos?
3. ¿La detección y la prevención de robos son una prioridad cuando se trata de esta pieza de inventario?
4. ¿Se necesita la etiqueta para uso a corto o largo plazo?
5. ¿Qué tipo de información debe incluirse en la etiqueta?

Una vez que responda estas preguntas, coloque su inventario en categorías organizadas por tipo similar. Una vez que haya terminado, tendrá una mejor idea de la cantidad de etiquetas necesarias y el costo estimado de la inversión.

 Cómo seleccionar un software que complemente sus etiquetas de inventario

De manera similar a la selección de las mejores etiquetas de inventario, debe hacerse muchas preguntas detalladas sobre los detalles de su negocio antes de invertir en el primer sistema de gestión de inventario que vea. Estas son algunas de las claves a tener en cuenta:

1. ¿Mi empresa ya utiliza un rastreador de activos, como QuickBooks? (Si es así, compre un sistema que tenga QuickBooks integrado y listo para su transferencia).
2. ¿Cuál es el presupuesto de mi empresa?
3. ¿Es mi empresa una empresa pequeña, mediana o grande?
4. ¿Mi fuerza laboral necesita materiales de capacitación de marca para acompañar el software?
5. ¿El departamento de TI de mi empresa confía en que el sistema actual se integrará fácilmente en el nuevo?
6. ¿Mi empresa necesita funciones integrales de generación de informes bajo demanda?
7. ¿La compra automatizada es un problema?
8. ¿Mi empresa requiere software basado en la nube?
9. ¿Es necesario que el software sea compatible con varias ubicaciones, sitios y almacenes?
10. ¿Qué tipos de empleados utilizarán este software?
11. ¿La visibilidad de extremo a extremo es un objetivo?
12. ¿Esperará mi empresa recuentos de ciclos bajo demanda?
13. ¿Sería útil la compatibilidad con lectores de códigos de barras?
14. ¿Quiere el gerente del almacén utilizar los informes del sistema para agilizar la organización y las operaciones del almacén?

Una vez que haya respondido y considerado todas estas preguntas, eche un vistazo a nuestra lista de las 30 mejores herramientas de software de administración de inventario disponibles para ayudarlo a hacer su selección.
Las etiquetas de inventario pueden marcar una gran diferencia cuando se trata de eficiencia, precisión, seguridad, prevención de robos y la vida útil general de su inventario. Es hora de que integre sus activos valiosos en un sistema de inventario que recompense y proteja su negocio.

Recursos adicionales sobre etiquetas de inventario

Para obtener más información sobre cómo las etiquetas de inventario pueden ayudarlo a optimizar su operación, visite los siguientes recursos:

• Qué poner en su inventario y etiquetas de activos
• Los 101 sobre etiquetas de inventario de activos fijos
• 5 razones por las que el seguimiento de activos es tan importante para su empresa
• ¿Por qué es importante el seguimiento de activos?
• Ocho técnicas de gestión de inventario que le están haciendo perder dinero
• Cinco pasos para una gestión de inventario sin problemas
• ¿Qué es el control de inventario?
• 6 técnicas de inventario para la optimización de existencias
• Reducción del robo de empleados a través del seguimiento de inventario

Productos y soluciones de seguimiento de Camcode:

• Etiquetas de estantes
• Código de barras de metal
• Etiquetas de inventario de almacén
• Etiquetas UID
• Señales de pasillo de almacén
• Etiquetas de identificación del equipo
• Señalización de almacén
• Etiquetas de lámina plateada
• Etiquetas para marcar postes de servicios públicos