Diez cosas principales que un administrador de propiedades debe hacer para 2017

Los administradores de propiedades para organizaciones y corporaciones se encargan de mantener el inventario de activos físicos. Esta no es una tarea fácil si su empresa maneja cientos o miles de productos o utiliza una variedad de herramientas y recursos físicos para brindar servicios.
El final de un año y el comienzo del siguiente es un momento aún más ocupado para aquellos en el campo de la administración de propiedades. Determinar el inventario, la depreciación y las pérdidas de fin de año con fines impositivos y, al mismo tiempo, hacer predicciones de presupuesto de inventario para el año siguiente puede volverse complicado y complejo sin un sistema sólido de administración de activos. Aquí hay 10 maneras de prepararse para el 2013.

1. Analice el uso de inventario del año pasado. A la mayoría de las empresas les gusta tener una vista del panorama presupuestario al comenzar un nuevo año. A menos que planee y proporcione documentación y evidencia de los fondos que necesitará para 2013, es posible que se encuentre corto de efectivo a mitad de año. La mejor manera de hacer estas predicciones es analizar la utilización del inventario para el año en curso y comparar esos datos con los patrones de tendencia de uso, como aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo o durante períodos estacionales.
   
2. Comprometerse con la gestión de calidad. ¿Cuántos pedidos realizó en 2012 y de qué proveedores? ¿Qué proveedores ofrecen productos de menor costo o brindan un mejor servicio? ¿Tuviste problemas con las entregas retrasadas? Recortar costos puede ser tan simple como echar un vistazo a lo que funciona y lo que no. Quédese con los proveedores más eficientes y gaste menos en inventario. La implementación de un sistema de evaluación y garantía lo ayudará a medir a los proveedores potenciales antes de hacer negocios con ellos.
   
3. Redefina los niveles óptimos de inventario. Además de la gestión de la calidad del inventario y de los proveedores, el nivel óptimo de inventario es un factor crítico para el éxito de una empresa. Demasiado inventario disponible inmoviliza el capital de trabajo y aumenta los costos de mantenimiento o manejo, lo que restringe en gran medida el avance de la empresa. Muy poco inventario da como resultado una serie de problemas que van desde clientes insatisfechos hasta pérdida de productividad en el desarrollo de productos o áreas de producción. El nivel de inventario óptimo equilibra ambos aspectos y permite la progresión hacia adelante.
   
4. Elimine el inventario inutilizable. Si mantiene un inventario con problemas de calidad, está haciendo poco más que ocupar un espacio valioso. Monetice el inventario inutilizable si es posible o elimínelo donándolo o reciclándolo.
   
5. Programe un plan de mantenimiento regular para 2013. Los administradores de propiedades no solo se encargan de controlar el inventario, sino de garantizar que los equipos funcionen correctamente para evitar pérdidas en la productividad. Los administradores de propiedades no solo se encargan de controlar el inventario, sino de garantizar que los equipos funcionen correctamente para evitar pérdidas en la productividad. Los sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS) son una manera fácil de recopilar datos para el seguimiento de órdenes de trabajo o el monitoreo de condiciones. Las etiquetas de activos de CMMS con códigos de barras hacen que la recopilación de esta información sea más rápida, menos costosa y más precisa que la recopilación manual de datos.
   
6. Haga un balance a intervalos preestablecidos. Si está a cargo de mantener el inventario y de repente hay escasez, ¿adivine quién tiene la culpa? Los envíos mezclados, los pedidos incorrectos, los productos de reemplazo e incluso la desafortunada realidad del robo por parte de los empleados pueden causar estragos en sus números. ¿Cómo puede mantener sus productos más seguros en 2013? Hacer un balance con más frecuencia puede ayudar a identificar pérdidas menores antes de que se conviertan en problemas mayores.
   
7. Aumente las precauciones de seguridad. Es una realidad desafortunada que el robo sea un problema cada vez mayor en términos de control de inventario. Pero el uso de etiquetas de seguridad en cada pieza de inventario o, como mínimo, artículos de mayor valor, proporciona una forma infalible de rastrear la ubicación de cada activo. Hay diferentes tipos de etiquetas a prueba de manipulaciones disponibles que pueden disuadir a los ladrones potenciales.
   
8. Vuelva a evaluar su sistema de seguimiento. ¿Cómo controla su inventario, incluida la cantidad de cabezas que salen por la puerta y cuándo? Si su empresa recién está comenzando, es posible que no tenga un sistema de gestión de inventario ajustado. Hay docenas de aplicaciones de software que puede usar para hacerlo. Invertir en un sistema probado ahora le ahorrará muchos dolores de cabeza más adelante.
   
9. Evaluar a sus proveedores de software. Si ya está utilizando algún tipo de sistema de gestión de inventario computarizado, ¿qué tan compleja es su configuración actual? ¿Está utilizando diferentes programas para diferentes aspectos de la gestión de inventario? Si está recopilando datos de programas que realizan un seguimiento de los recuentos físicos y contables por separado y utiliza tablas dinámicas de Excel para analizar sus datos y hacer predicciones, hay una manera más fácil. Algunos sistemas de gestión de inventario manejan múltiples facetas de la gestión de inventario y tienen herramientas de análisis integradas.
   
10. Obtenga un control más firme de cada pieza de inventario. Si está utilizando un sistema de seguimiento manual, la influencia humana puede desempeñar un papel importante en los percances. El uso de un sistema establecido de seguimiento de activos con etiquetas de activos o etiquetas de código de barras aliviará un nivel de intervención humana, brindándole precisión y eficiencia. Combinado con una sólida aplicación de software de seguimiento de activos e inventario, su trabajo funcionará como una máquina bien engrasada en 2013.

Los administradores de propiedades siempre están buscando formas mejores y más eficientes de manejar los muchos aspectos de sus trabajos. Las etiquetas de activos y los sistemas de seguimiento de activos brindan la base para reducir los gastos generales y otros costos operativos, aumentar los ingresos a través de una mayor productividad y una mejora de la calidad, y también brindan una imagen más clara de la organización general y señalan las decisiones que ayudarán a que la empresa avance.