5 trampas con la implementación del sistema de gestión de activos para proveedores de servicios HVAC

Los proveedores de servicios de HVAC deben equilibrar las necesidades de sus clientes y al mismo tiempo ejecutar una operación sin problemas. La mayoría de estas empresas ahora utilizan software de gestión de activos, como un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) o una plataforma de gestión de activos empresariales (EAM). Estos sistemas dedicados ayudan a optimizar los procesos de mantenimiento, finanzas e inventario para toda la organización.

La mayoría de las plataformas de gestión de activos admiten cientos de funciones diferentes y, a menudo, se pueden integrar directamente con otro software mediante una API. Hay varias trampas que una empresa puede encontrar al realizar una implementación del sistema. Echaremos un vistazo a varios de estos posibles problemas y analizaremos las formas en que puede minimizar su riesgo y evitar algunos de estos escollos. La preparación y la planificación adecuada son muy importantes para una implementación exitosa del sistema de gestión de activos.

1. Errores de mantenimiento preventivo

Para organizar adecuadamente los contratos de servicio, un proveedor de HVAC puede usar las características de su sistema de gestión de activos para rastrear y programar órdenes de trabajo. Esto hace que sea mucho más fácil para todo el equipo ver todos los pedidos abiertos desde un único panel centralizado. Un problema importante al que se enfrentan algunas empresas con su nuevo sistema de gestión de activos es establecer vías de comunicación entre el personal de la oficina, los ingenieros de servicio de campo y los clientes.

Es importante no perderse mensajes importantes, y la mayoría de los sistemas de gestión de activos modernos admitirán alertas automáticas por correo electrónico o mensaje de texto. Tomarse el tiempo para configurar y probar adecuadamente estos sistemas ayudará a evitar cualquier problema en el campo. Una cita perdida podría generar problemas para completar el trabajo de mantenimiento preventivo necesario y abrir la puerta a responsabilidades de servicio o problemas de rendimiento del equipo.

2. Recuentos de inventario inexactos

Todos los proveedores de servicios de HVAC deben mantener un inventario preciso de repuestos y equipos que puedan usarse para mantener los sistemas de sus clientes. Si se implementa un sistema de gestión de activos sin la planificación adecuada, puede haber brechas significativas en la capacidad de la empresa para lograr recuentos de inventario precisos.

La mejor manera de evitar esto es crear una jerarquía de activos clara dentro de su sistema de seguimiento de activos. Puede ser mejor organizar estas listas de acuerdo con las categorías comunes de equipos HVAC, como hornos, unidades de techo, ventiladores y componentes de ventilación. Cada activo también debe identificarse y etiquetarse correctamente con una etiqueta de código de barras única, como una etiqueta de equipo de metal o una etiqueta de activo para la administración de instalaciones, de modo que se pueda contar fácilmente con un simple escaneo en cualquier momento.

3. No controlar los costos

El análisis de costos y la elaboración de presupuestos son dos de las principales fortalezas de un sistema de gestión de activos. Durante la fase de implementación, es importante capturar información financiera para cada activo y desarrollar un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI). También puede ser necesario capacitar a su personal para asegurarse de que capturen los datos de costos cuando completen las órdenes de trabajo de los clientes o actualicen la información de los activos dentro del sistema. Sin los datos financieros adecuados en su sistema, será imposible realizar un seguimiento de sus costos y determinar dónde enfocar los ahorros.

4. Activos perdidos

Las empresas pierden activos debido a una variedad de razones que incluyen extravío, robo y daño. El período de transición durante la introducción de un nuevo sistema de gestión de activos es un período especialmente vulnerable. Puede ser fácil para un empleado olvidar una etiqueta de activo o no actualizar la información de ubicación de un activo. Mantener controles de acceso adecuados durante la implementación de su sistema de gestión de activos debe ser una prioridad.

Esto puede dificultar la localización del activo desde el lado del sistema y requerir una inspección manual. Otro factor importante a considerar es la seguridad de TI y los protocolos de manejo de datos. Cualquier sistema informático podría verse comprometido, y es importante planificar las copias de seguridad de datos y las políticas de acceso remoto desde el comienzo de la implementación de su programa de gestión de activos.

5. Ineficiencias del servicio

Puede ser un desafío cumplir con las expectativas del cliente al realizar el mantenimiento de los sistemas HVAC en un área geográfica amplia. Su software de gestión de activos debe habilitar a su equipo de servicio y no restar valor a las interacciones y comunicaciones con los clientes. Otro escollo importante que experimentan muchas empresas durante la implementación de un software es la imposibilidad de establecer objetivos realistas para las mejoras del servicio. Su nuevo sistema debe configurarse con informes de rendimiento para ayudar al personal a comprender cómo se puede mejorar el nivel actual de servicio. También puede optimizar las rutas de viaje y otros detalles que serían casi imposibles sin una plataforma dedicada.

Los sistemas de gestión de activos pueden brindar un alto grado de confiabilidad a una operación de HVAC y facilitar la comunicación entre ingenieros y empleados. Durante las fases de planificación, implementación y mantenimiento de la implementación de su software, tómese el tiempo para revisar el progreso y asegúrese de evitar los escollos explicados en esta publicación. Con un equipo dedicado y una planificación adecuada, es posible implementar un sistema de gestión de activos de calidad para mejorar la operación de su servicio HVAC.