Las 5 consideraciones principales para la gestión del mantenimiento de activos para la educación superior

En los últimos años, la necesidad de una gestión eficaz del mantenimiento de activos para la educación superior se ha vuelto cada vez más clara. En el último año, los colegios y universidades de todo el mundo han necesitado adaptarse a la pandemia de COVID-19 y encontrar nuevas formas de administrar sus clases, personal y activos. La gran transición al aprendizaje en línea y las aulas remotas ha llevado a un aumento de los costos y un tiempo de planificación significativo para muchas instituciones. Dado que se prevé que la inscripción de estudiantes de pregrado en los EE. UU. crezca de manera constante y alcance los 17 millones de estudiantes para 2029, es fundamental que las escuelas se aseguren de contar con los mejores sistemas y equipos para manejar la demanda.

Con el fin de brindar una educación de calidad, la mayoría de las escuelas adquieren constantemente nuevos recursos para ayudarlos a brindar una experiencia de aprendizaje más integral y conectada. Una parte importante de cualquier programa de campus o instalación escolar es la gestión del mantenimiento de activos. Algunos de los beneficios de un sistema organizado incluyen una mejor planificación a largo plazo, costos reducidos de equipo y mantenimiento, y una mejor visibilidad. En esta publicación, exploraremos cinco prácticas recomendadas que debe tener en cuenta para su programa de gestión de mantenimiento de activos.

1. Cree un proceso de pago de activos simplificado

Tanto los instructores como los estudiantes necesitan acceso a una variedad de materiales escolares, incluidos libros, computadoras, equipos audiovisuales y suministros. Configurar un proceso de pago simple y efectivo es la mejor manera de rastrear los activos prestados de manera adecuada y eficiente. Comprender dónde están sus activos y quién los tiene facilita mucho la coordinación de cualquier trabajo de mantenimiento y reduce la probabilidad de pérdida o robo de activos. Un proceso de salida también es una carga reducida para los maestros, ya que completan el trabajo de orientación de los estudiantes al comenzar nuevas clases. La colocación de una etiqueta de código de barras de instalación dedicada en cada activo puede agilizar aún más su proceso y facilitar el registro de elementos dentro y fuera del sistema.

2. No descuide el mantenimiento preventivo de activos

Incluso con un programa de mantenimiento bien estructurado para su institución, todavía existe una clara necesidad de una planificación adecuada. Las averías de los equipos y las reparaciones inesperadas pueden costar tiempo y dinero, lo que crea una carga adicional para el personal y los presupuestos. El uso de un EAM dedicado o un sistema similar no solo le permitirá realizar un seguimiento de sus costos, sino que también proporcionará un buen formato para programar y realizar un seguimiento de sus actividades de mantenimiento.

También es importante recordar que el mantenimiento preventivo es tan importante como otras formas de mantenimiento del equipo. Un programa formal de gestión de activos debe incluir informes regulares, lo que permite que el personal y la gerencia revisen los datos recientes y determinen si se necesitan mejoras. Estas revisiones también pueden ayudar a garantizar que los activos y equipos esenciales estén disponibles para próximos eventos y proyectos especiales.

3. Definir responsabilidades claras de gestión de activos

El campus de una escuela o universidad promedio tendrá muchos tipos diferentes de activos para administrar. Estos pueden incluir muebles, sistemas audiovisuales, equipos de comunicación, como teléfonos, equipos informáticos, como computadoras portátiles, impresoras y máquinas de fax, y activos de edificios e instalaciones, como equipos de iluminación y HVAC. Para coordinar el trabajo entre su personal, el equipo de TI y el personal de mantenimiento, considere definir responsabilidades claras para cada función o departamento. Cada activo tendrá necesidades de mantenimiento únicas según su tipo, edad y nivel de uso. Al definir estas responsabilidades y asignar el trabajo a través de un sistema electrónico, es posible que incluso un equipo reducido respalde una gran cantidad de activos.

4. Preste atención a los activos digitales

La gran mayoría del material educativo actual se entrega digitalmente, incluidas las clases virtuales, las tareas y los horarios. Muchos estudiantes también necesitarán acceso a varias plataformas de software que pueden ser administradas por la propia institución. Es importante realizar un seguimiento de cualquier información de licencia de software dentro de su sistema de gestión de activos.

Estos activos digitales a menudo se pueden pasar por alto, pero existen ahorros de costos potenciales que podrían pasarse por alto. Por ejemplo, la coordinación de renovaciones de licencias juntas como una cantidad mayor puede calificar para un descuento por volumen adicional. El seguimiento de activos digitales también puede ayudar al personal de TI a administrar nuevas actualizaciones de software en las muchas computadoras del personal y de los estudiantes que están conectadas a la red.

5. Aplicar las mejores prácticas de planificación de contingencia

El mantenimiento puede convertirse en una prioridad principal después de un evento que interrumpe las actividades escolares. Esto se aplica no solo a desastres naturales como inundaciones o cortes de energía, sino también a circunstancias completamente inesperadas como la pandemia de COVID-19. Su plan de mantenimiento debe considerar los peligros potenciales e incluir las respuestas apropiadas. Es útil crear un equipo de planificación de contingencia organizado que pueda revisar varios escenarios.

Las transiciones son lo suficientemente difíciles durante un año escolar normal, pero pueden volverse aún más desafiantes cuando hay interrupciones importantes. Esto ocurrió el año pasado cuando muchas instituciones educativas se vieron obligadas a hacer la transición a un entorno escolar remoto prácticamente de la noche a la mañana. Las instituciones que ya tenían un plan de gestión de mantenimiento de activos organizado tuvieron la ventaja de poder coordinar sus actividades laborales de una manera más organizada.

Las escuelas de hoy deben administrar una variedad de diferentes activos digitales, físicos e institucionales. Seguir las mejores prácticas para la gestión del mantenimiento de activos para la educación superior en esta publicación puede ayudar a prevenir fallas en los equipos y los reemplazos necesarios para los artículos perdidos. Un programa de gestión de mantenimiento efectivo debe ser organizado, transparente y capaz de manejar actividades planificadas y no planificadas. Con una planificación adecuada, incluido el uso de etiquetas de gestión de activos de instalaciones duraderas y soluciones de software de gestión y mantenimiento de activos, una escuela puede reducir parte de la carga administrativa de sus maestros y otro personal para que puedan concentrarse en sus estudiantes y brindar una educación de calidad.