Cómo implementar códigos de barras en su almacén:una guía paso a paso

La aparición de COVID-19 ha acelerado muchos comportamientos de los consumidores que tienen un impacto en las operaciones del almacén. Algunas de las tendencias más notables han sido un aumento en las ventas de comercio electrónico y un cambio hacia los servicios de comestibles electrónicos, los cuales continúan creciendo a un ritmo constante. Además, la escasez de mano de obra y los desafíos de contratación están afectando a las industrias de almacenamiento y logística, lo que hace que sea aún más difícil mantenerse al día con la demanda.

Muchos gerentes de almacenes están recurriendo a tecnologías de automatización para mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y seguir siendo competitivos. De estas tecnologías, el escaneo de códigos de barras sigue siendo una de las más populares. El almacén típico debe administrar las actividades de envío, recepción, reabastecimiento, recolección y empaque que a menudo ocurren simultáneamente. Los códigos de barras otorgan a cada estante, contenedor o artículo un identificador único que facilita la transferencia de mercancías entre diferentes ubicaciones, tanto dentro como fuera de un almacén.

En esta guía, describiremos un proceso paso a paso para implementar códigos de barras en un entorno de almacén. Como facilitador clave de la gestión eficiente del inventario, la tecnología de código de barras se ha convertido en una forma cómoda y fiable de realizar un seguimiento de las mercancías. Hay muchas consideraciones a tener en cuenta antes, durante y después de implementar códigos de barras y esta guía ayudará a explicar los fundamentos necesarios para una transición exitosa.

Aprenderás:

• ¿Por qué usar códigos de barras en un almacén?
• Cree un plan de código de barras inicial
• Configurar la plataforma de software centralizada
• Seleccionar simbologías de códigos de barras
• Diseña etiquetas de código de barras
• Establecer procesos de inventario de códigos de barras

¿Por qué usar códigos de barras en un almacén?

La eficiencia en un almacén requiere mover contenedores a granel y productos individuales sin problemas a través de varios pasos únicos. El uso de hojas de cálculo y la entrada manual de datos para realizar recuentos de inventario y otras actividades puede generar errores y evitar que el personal responda a los cambios rápidamente. Las etiquetas de código de barras del almacén le permiten etiquetar cada ubicación del almacén (usando etiquetas en el piso del almacén o etiquetas colgantes), bastidores, tarimas y contenedores con una etiqueta que se puede escanear fácilmente en cualquier momento. Esto es útil para realizar recuentos de ciclos semiautomáticos y transferir inventario entre departamentos o ubicaciones.

Además del escaneo automático, los códigos de barras brindan algunos beneficios únicos que son importantes para las operaciones de almacén.

• Velocidad de procesamiento de pedidos más rápida
• Costos administrativos y operativos reducidos
• Menos errores
• Mayor precisión en el inventario y el conteo de ciclos
• Excelente escalabilidad para futuras expansiones
• Un diseño de almacén profesional y organizado

El uso de un sistema de código de barras también hace posible desarrollar un sistema de control de inventario perpetuo al monitorear datos en tiempo real y usar un sistema de administración de almacén centralizado. Estas plataformas de software también le permiten vincular información importante, como el tamaño y el peso del producto, a cada código de barras único.

Crear un plan de código de barras inicial

La primera etapa de cualquier implementación de un nuevo código de barras debe comenzar con un plan inicial. Esto no solo ayudará a prevenir futuros problemas, sino que también garantizará la compatibilidad entre los diferentes componentes del sistema de código de barras. Los siguientes pasos son un buen punto de partida para crear su plan de etiquetado de código de barras.

Determinar las necesidades de códigos de barras del inventario

Es útil hacer una lista de todos los SKU y variantes existentes y potenciales para el almacén. En muchos casos, será posible utilizar el código de barras del fabricante para un artículo en particular y copiarlo en su sistema. Cada artículo debe tener asignado un número de código de barras y una ubicación de almacenamiento únicos, y debe existir un proceso para revisar y escanear los artículos durante la llegada y el envío.

Revisar el diseño del almacén

Decidir dónde colocar los códigos de barras es una decisión importante que es mucho más fácil después de revisar el diseño de los estantes del almacén, las estanterías y las rutas de tránsito en las instalaciones. El escaneo que realiza el personal del almacén deberá realizarse desde el nivel del suelo y es importante decidir cómo manejar los artículos que se almacenan en estantes elevados. Para este inventario, puede invertir en escáneres de largo alcance que tengan un rango extendido o considerar colocar códigos de barras de productos duplicados a nivel del suelo. Este es el momento perfecto para revisar el flujo de inventario a través del almacén y determinar la mejor manera de marcar áreas como estantes de almacenamiento en frío, pasillos, muelles y puertas interiores, y puertas exteriores y áreas de muelle.

Examinar la cadena de suministro del producto

Muchos almacenes manejan contenedores a granel, incluidos contenedores, tarimas y contenedores a granel intermedios (IBC). Si un almacén también realiza el cumplimiento, estos contenedores a granel se pueden desglosar y los artículos individuales se pueden colocar en el inventario. Es importante revisar los códigos de barras de estos paquetes para garantizar que sea fácil diferenciar entre contenedores a granel y artículos individuales. Para los almacenes que trabajan en estrecha colaboración con proveedores y minoristas, también puede ser útil revisar las simbologías de los códigos de barras para alinear los sistemas de lectura en toda la cadena de suministro.

Alinear los sistemas de control de almacén existentes

Si el almacén ya está en funcionamiento, ya habrá una serie de procesos diferentes. El verdadero valor de un sistema de código de barras es mejorar la eficiencia y revisar sus procedimientos existentes puede ayudarlo a identificar qué pasos se pueden reemplazar con códigos de barras. Obtener aportes del personal y trabajar juntos en la solución también es una excelente manera de facilitar la aceptación y ayudar a que todos participen. Este también es un punto crucial en el que debe revisar su sistema de control de almacén y plataformas de software existentes.

Configurar la plataforma de software centralizada

Una vez que se establecen los códigos de barras, se pueden escanear fácilmente con hardware adicional que se adjunta a una plataforma de software centralizada. Las plataformas de gestión de activos e inventario más populares utilizadas por los almacenes son los sistemas de gestión de almacenes (WMS), los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) y los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM). Si ya existe una plataforma de software, debe verificar los requisitos para determinar qué simbologías de códigos de barras y lectores de códigos de barras son compatibles.

Este también es un buen momento para determinar sus necesidades de escaneo de códigos de barras y qué hardware se utilizará en todo el almacén. Los escáneres se pueden comprar conectados a una computadora, conectados a un dispositivo móvil o inalámbricos. Algunos escáneres pueden tener múltiples métodos de conexión integrados en una sola pieza de hardware. También es importante seleccionar escáneres con una distancia de escaneo adecuada para llegar a las ubicaciones deseadas de etiquetado de códigos de barras en el almacén. Las opciones adicionales de hardware de escaneo para revisar incluyen el método de carga, la duración de la batería y si necesita o no un dispositivo reforzado para aplicaciones más exigentes.

Seleccionar simbologías de códigos de barras

Después de verificar la compatibilidad con su hardware de escaneo y su sistema de software centralizado, puede elegir un diseño específico para sus etiquetas de código de barras. Los diseños de códigos de barras son unidimensionales (1D) o bidimensionales (2D). Un código de barras 1D utiliza líneas verticales de diferentes anchos para codificar datos que son numéricos (solo números) o alfanuméricos (números y letras). El diseño de código de barras 2D, como el popular código QR, utiliza cuadros para codificar los datos.

La consideración más importante al seleccionar etiquetas de código de barras es elegir una opción de codificación que sea lógica y lo más simple posible. Dado que muchos almacenes manejan productos minoristas, estas son algunas simbologías de códigos de barras comunes que pueden encontrar.

• Código UPC (1D numérico) . Este es probablemente el código de barras de consumo más reconocido y se utiliza en la gran mayoría de los productos que se envían a las tiendas minoristas. El código puede representar 12 dígitos para identificar el producto específico y la identidad del fabricante.
• Código EAN (1D numérico) . El código EAN es casi idéntico al código UPC, pero se usa en aplicaciones diseñadas para escanear puntos de venta (POS). Algunas versiones comunes del código EAN son el Número de serie internacional de libros (ISBN) y el Número de serie estándar internacional (ISSN) que se utilizan para muchos productos, incluidas publicaciones periódicas, libros y productos electrónicos.
• Código Plessey (1D alfanumérico) . El código Plessy se lanzó originalmente en Europa y se usa a menudo en muchos supermercados minoristas y bibliotecas. Se ha vuelto popular en los Estados Unidos para estas aplicaciones debido a la flexibilidad de codificar números o cualquier letra de la A a la F.
• Código 39 (1D alfanumérico) . Este código es popular en las industrias automotriz y de defensa y es el código de barras más común utilizado en situaciones no minoristas. Revisar códigos como estos es un buen recordatorio de los posibles estándares de códigos de barras que puede tener una industria específica.
• Código QR (2D) . Como código de barras 2D, un código QR puede almacenar muchos más datos que un código de barras 1D estándar. Cada código QR puede contener hasta 2509 caracteres numéricos o 1520 caracteres alfanuméricos. Esto ha hecho que estos códigos sean muy populares con fines publicitarios, ya que pueden transferir rápidamente enlaces de Internet a un teléfono con un solo escaneo.

Como se mencionó anteriormente, la mayoría de los almacenes probablemente adoptarán un estilo de código de barras similar al código UPC. Para las ubicaciones que procesan productos minoristas, también puede ser útil registrarse en GS1, la organización global que estandariza los códigos de barras utilizados entre minoristas, fabricantes y proveedores. Parte del beneficio de alinearse con GS1 es el hecho de que mantienen regulaciones para estandarizar los códigos de barras entre los millones de empresas que los usan.

Diseña etiquetas de código de barras

Es importante elegir un diseño de etiqueta de código de barras final que coincida bien con las aplicaciones de destino dentro del almacén. En muchos casos, será necesaria una combinación de diferentes diseños para acomodar diferentes entornos físicos, ubicaciones y métodos de fijación. Algunas de las etiquetas más comunes elegidas para su uso en un almacén son:

• Etiquetas de un solo nivel – Estas etiquetas para estantes están disponibles en poliéster estándar para una excelente protección contra posibles peligros. Las opciones adicionales incluyen etiquetas para estantes de almacenamiento en frío y etiquetas magnéticas para estantes.
• Etiquetas de varios niveles – Como alternativa a las etiquetas de largo alcance, una etiqueta de rack de varios niveles utiliza un código de colores para identificar los diferentes niveles dentro del sistema de rack.
• Etiquetas envolventes – Una etiqueta envolvente está optimizada para aplicaciones de escaneo de largo alcance a distancias de 50 pies o más.
• Etiquetas de contenedores – Las bolsas y los contenedores a granel pueden contener materiales peligrosos o, a menudo, pueden experimentar más desgaste debido a su gran tamaño. Se puede usar una etiqueta de contenedor hecha de aluminio Metalphoto® o una etiqueta de código de barras de poliéster para proporcionar una excelente durabilidad.
• Etiquetas de paletas – Las tarimas también pueden sufrir muchos daños y las etiquetas de código de barras de tarimas de aluminio Metalphoto® se pueden usar para rastrear estos activos.
• Etiquetas de suelo – Las etiquetas para piso despegar y pegar o atornillar son una forma conveniente de marcar el inventario que se encuentra en el suelo o para identificar las áreas de trabajo o preparación.

Además de las aplicaciones anteriores, también es posible personalizar una etiqueta de código de barras en función de algunos otros factores. Estas son las consideraciones finales que se deben hacer antes de pedir una cantidad adecuada de etiquetas de código de barras y preparar el almacén para la implementación.

• Material de sustrato: Las etiquetas de código de barras generalmente están disponibles como metal o plástico, y el material específico debe elegirse en función de la compatibilidad con el entorno operativo. Las aplicaciones como el almacenamiento en frío pueden requerir una etiqueta única, y también se deben considerar peligros adicionales como la humedad y la abrasión. Eche un vistazo a esta guía de selección de etiquetas para obtener más detalles sobre los materiales de las etiquetas.
• Tamaño: El tamaño elegido de una etiqueta de código de barras debe basarse principalmente en la distancia de escaneo prevista y la cantidad de información que se imprimirá en la etiqueta. Las etiquetas que se colocan más lejos de los empleados y los escáneres generalmente deben ser más grandes, mientras que los artículos más pequeños pueden requerir una etiqueta de tamaño similar.
• Método de archivo adjunto: Las etiquetas de almacén estándar se pueden unir mediante un adhesivo o un método de unión física, como tornillos o pernos. Algunas de las etiquetas para estantes resaltadas anteriormente también se pueden colocar con un reverso magnético y moverse fácilmente entre estantes y ubicaciones de almacén.

Estos parámetros generales deberían ser suficientes para la mayoría de las aplicaciones comunes de almacenamiento. Para aplicaciones más exclusivas y de nicho, puede ser útil trabajar en estrecha colaboración con el fabricante de la etiqueta, quien puede proporcionar recomendaciones específicas.

Establecer procesos de inventario de código de barras

Una vez que se fabrican las etiquetas de código de barras, es importante que tenga procesos implementados para administrar este nuevo sistema. Esto incluye procedimientos para aplicar etiquetas, actualizar información en el sistema de software y escanear artículos. Se debe considerar cuidadosamente la colocación de la etiqueta del código de barras en cada artículo para garantizar que no se oculte fácilmente y se pueda escanear fácilmente.

El uso de códigos de barras con un WMS centralizado también permite que los empleados y la gerencia vean datos en tiempo real de toda la instalación. Este sistema digital es un excelente recurso para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para actividades importantes, como los niveles de existencias de seguridad y la rotación de inventario. Con los objetivos establecidos, es posible establecer prioridades claras para todo el equipo del almacén, medir los resultados más fácilmente y realizar sesiones de capacitación efectivas para todos los involucrados en los nuevos flujos de trabajo. La gestión del almacén también debe establecer un programa regular para revisar los datos del almacén. Esto puede ayudar a identificar problemas en el piso del almacén y resolver cualquier problema que pueda surgir en los primeros meses de la transición.

Con una planificación adecuada, es posible implementar un sistema de código de barras en cualquier almacén que agregue un valor significativo a la operación. Como puede ver en esta guía, hay literalmente varias partes móviles que deben configurarse y optimizarse para las necesidades de cada instalación. Al reducir la entrada manual de datos y automatizar los pasos clave en el proceso de flujo de inventario, un sistema de código de barras puede reducir los costos operativos y generar un ROI significativo con el tiempo.