La guía definitiva para la gestión del mantenimiento

Muchos gerentes de instalaciones han buscado nuevas prácticas de gestión de mantenimiento en los últimos años en un esfuerzo por reducir los costos de operación. Las estimaciones de la industria muestran que los costos de mantenimiento pueden representar del 15 al 40% de los costos totales de producción. Esto tiene sentido dado que el equipo a menudo se opera de forma continua o durante intervalos extremadamente largos para maximizar la productividad. Las empresas que no pueden maximizar la vida útil del equipo pueden tener dificultades para llevar a cabo una operación rentable.

En esta guía, exploraremos el tema de la gestión de mantenimiento en detalle. Como función cada vez más importante, el mantenimiento es una prioridad comercial de gran alcance con un número significativo de consideraciones. Esta publicación se centrará en qué es la gestión del mantenimiento, por qué es importante y cómo una empresa puede desarrollar funciones, responsabilidades y prácticas para optimizar el rendimiento de los activos.

Aprenderás:

• ¿Qué es la gestión de mantenimiento?
• ¿Por qué es importante la gestión del mantenimiento?
• El papel de la gestión de mantenimiento
• Tipos de Gestión de Mantenimiento
• Cualidades de un buen gerente de mantenimiento
• Recursos adicionales de gestión de mantenimiento

¿Qué es la gestión de mantenimiento?

La gestión del mantenimiento es una disciplina que agrega estructura a todas las actividades relacionadas con la planificación, programación, finalización y seguimiento del trabajo de mantenimiento. El alcance de la gestión del mantenimiento va mucho más allá del simple trabajo con equipos y requiere la creación de un conjunto completo de procesos y controles. Para realizar un seguimiento adecuado de las órdenes de trabajo de mantenimiento y las actividades relacionadas, es necesario implementar una combinación de herramientas de hardware y software.

El uso de códigos de barras de activos combinados con lectores puede mejorar drásticamente la eficiencia de un entorno de almacén, instalación u oficina. Para optimizar su enfoque general, muchas empresas invierten en un Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para centralizar toda su operación. Un tipo de software similar, conocido como plataformas de gestión de activos empresariales (EAM), a menudo tiene algunas funciones similares que se pueden usar para realizar un seguimiento de las actividades de mantenimiento.

¿Por qué es importante la gestión de mantenimiento?

Cuando se implementa correctamente, un programa de gestión de mantenimiento puede brindar varios beneficios a una operación. Dado que muchas ubicaciones comerciales incluyen cientos o incluso miles de activos, es crucial que cualquier sistema de gestión de mantenimiento permanezca organizado y actualizado. Las siguientes son solo algunas de las muchas formas en que la administración de mantenimiento proporciona valor.

• Eficiencia óptima . Demostrar control sobre el mantenimiento del equipo hace que sea más fácil adoptar un enfoque proactivo para su trabajo de mantenimiento en lugar de centrarse solo en reparaciones y emergencias. La gestión de mantenimiento proporciona a un equipo una visibilidad completa de toda una operación desde una plataforma de software centralizada. Esto no solo ahorra tiempo, sino que facilita mucho la identificación rápida de problemas y la realización de las mejoras necesarias.
• Tiempo de inactividad reducido . Al igual que la gestión de activos, la gestión de mantenimiento también debe considerar todo el ciclo de vida del producto de un activo. Comprender cómo la edad de un activo o componente puede afectar el rendimiento facilita la toma de decisiones informadas sobre las actualizaciones del sistema. Además, el uso de una combinación de diferentes técnicas de mantenimiento también puede mejorar el tiempo de actividad del equipo al identificar una configuración óptima para cada herramienta.
• Costos controlados . Las reparaciones inesperadas pueden costar mucho tiempo y provocar retrasos en la producción y otras interrupciones. La gestión de las actividades de mantenimiento de forma organizada facilita el control de los costes, incluidas las horas extra, las piezas de repuesto y la mano de obra. La planificación mejorada también se puede utilizar para optimizar los niveles de inventario y maximizar el espacio de almacenamiento.
• Seguridad mejorada . Además de las pautas para las prácticas laborales aceptables establecidas por la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional de los EE. UU., la mayoría de las empresas también deben tener en cuenta otras regulaciones estatales y federales. La gestión del mantenimiento ayuda al centralizar la información de servicio y garantía que puede ser necesaria durante las auditorías y otras revisiones reglamentarias. El equipo mantenido correctamente también ayuda a garantizar la seguridad del operador.
• Mejor toma de decisiones . No tomar decisiones adecuadas con respecto al mantenimiento y conservación de los equipos puede provocar fallas e incidentes de seguridad. Los equipos industriales de gran tamaño y los sistemas complejos pueden presentar un desafío particular cuando se trata de la planificación del ciclo de vida de los activos. Uno de los grandes beneficios que brindan los sistemas de gestión de mantenimiento es un conjunto integral de herramientas de informes. El acceso a datos de calidad puede mejorar significativamente el proceso de toma de decisiones para la gestión de activos y mantenimiento.

El Rol de la Gestión de Mantenimiento

Cuando muchas personas piensan en la palabra "mantenimiento", se imaginan trabajando con equipos y realizando actividades de servicio. Este tipo de trabajo es, sin duda, una función central de la gestión del mantenimiento, pero se deben integrar varias otras actividades para crear un sistema verdaderamente eficaz. Como se mencionó anteriormente, las plataformas de software CMMS y EAM son una excelente manera de conectar varios flujos de trabajo diferentes en una sola solución. Al definir el papel de la gestión de mantenimiento en una organización, se deben incluir las siguientes áreas clave.

• Gestión de activos . Un área central de superposición entre las plataformas CMMS y EAM es la funcionalidad de gestión de activos. Antes de que el trabajo pueda programarse adecuadamente, es necesario tener una base de datos precisa de los activos correctamente etiquetados y rastreados. Para algunas empresas, simplemente hacer una evaluación completa de sus activos puede conducir a varias mejoras de costos al identificar equipos viejos o infrautilizados para su eliminación.
• Gestión de inventario . El inventario se puede administrar para materias primas, productos terminados, paquetes, equipos y piezas. La mayoría de las empresas que trabajan con productos deben mantener un almacén organizado y lograr recuentos precisos del ciclo de inventario. Estas herramientas son beneficiosas para la gestión de mantenimiento para controlar los inventarios de repuestos y otros activos que se necesitan para realizar el trabajo de mantenimiento.
• Gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento . Una de las funciones centrales del software de gestión de mantenimiento es organizar el procesamiento de las órdenes de trabajo. Esto es especialmente importante para las empresas con un gran equipo de servicio de campo que trabaja con equipos en ubicaciones remotas. Tener un sistema centralizado para programar, asignar y completar las tareas de trabajo de mantenimiento mantiene a todo el equipo alineado y reduce los errores y el tiempo de inactividad.
• Gestión de instalaciones . Los edificios de todo tipo requieren una gran cantidad de mantenimiento para garantizar que el entorno sea adecuado para los empleados y visitantes. Los equipos como las unidades HVAC, los enfriadores y los centros de datos deben revisarse y revisarse con frecuencia para garantizar un estado de funcionamiento adecuado. La gestión del mantenimiento es un recurso esencial para que los administradores de las instalaciones verifiquen que los planes de servicio y mantenimiento programados se alineen bien con el uso esperado.
• Métricas e informes . Los gerentes inteligentes comprenden la importancia de revisar los datos de calidad para mejorar el proceso de toma de decisiones. Esta no es una excepción cuando se trata de gestión de activos y mantenimiento. La revisión de los datos de mantenimiento puede ayudar a lograr un presupuesto más equilibrado y aumenta la transparencia entre los departamentos. Los mejores datos de equipos también hacen que las proyecciones de costos sean más precisas y brindan a la empresa la capacidad de revisar muchos aspectos de una operación al mismo tiempo. Los costos asociados con los gastos generales de fábrica, los costos de las instalaciones y los recursos de mantenimiento son solo algunos de los muchos puntos de datos que se pueden considerar.

Como puede ver, la gestión del mantenimiento requiere que varias funciones esenciales trabajen juntas para formar un sistema cohesivo. Si bien los roles específicos pueden asignarse a diferentes departamentos según la estructura y los objetivos de cada organización, los procesos de trabajo suelen ser muy similares. Para que un programa de gestión de mantenimiento sea efectivo, debe haber alineación y transparencia entre todos los recursos involucrados.

Tipos de Gestión de Mantenimiento

Las actividades de mantenimiento adoptan muchas formas, y las empresas de todas las industrias continúan innovando y encontrando nuevas formas de mejorar el rendimiento de los equipos. Se pueden usar múltiples tipos de mantenimiento simultáneamente para proporcionar la cantidad óptima de servicio para una herramienta en particular en muchos casos. También vale la pena señalar que no todos los equipos son adecuados para cada tipo de mantenimiento. Se deben considerar varios factores, y los revisaremos en esta sección.

• Mantenimiento reactivo . Como sugiere el nombre, el mantenimiento reactivo se refiere al mantenimiento realizado cuando hay un indicador evidente de que se requiere servicio. Esto se puede determinar a partir de una inspección visual u otros indicadores directos. Las actividades de mantenimiento reactivo generalmente se gestionan con un plan de inspección o auditoría periódica. Esta forma de mantenimiento puede ser especialmente útil cuando se reparan piezas con una vida útil que es difícil de predecir según el uso u otros factores conocidos. El mantenimiento reactivo también se refiere a cualquier trabajo de emergencia o reparaciones necesarias en caso de una interrupción no planificada.
• Mantenimiento Proactivo . Un enfoque proactivo del mantenimiento requiere una planificación previa para identificar posibles puntos de falla. Esto se puede hacer usando varios factores, como el tiempo o las horas de funcionamiento, que indican que se debe realizar el servicio. Si bien el mantenimiento proactivo puede sonar como un enfoque deseable, también es fácil compensar en exceso y realizar trabajo adicional que realmente no se requiere para mantener las condiciones operativas óptimas. Por lo tanto, aún es imperativo inspeccionar los sistemas a fondo y usar múltiples puntos de datos para mejorar un plan de servicio con el tiempo. Tanto el mantenimiento preventivo como el predictivo son formas de mantenimiento proactivo.
• Mantenimiento preventivo (basado en el tiempo) . El mantenimiento preventivo implica el uso de disparadores basados ​​en el tiempo para programar y realizar el trabajo de servicio. El cronograma exacto para cada equipo a menudo se determina en función de varios factores, como la cantidad esperada de uso y el desgaste potencial del sistema. Monitorear la vida útil esperada de las piezas consumibles también es muy importante con el mantenimiento preventivo. Es deseable reemplazar las piezas antes de que fallen, pero no tan rápido como para perder tiempo de funcionamiento adicional.
• Mantenimiento predictivo (basado en condiciones) . Uno de los tipos de mantenimiento más nuevos se llama mantenimiento predictivo, también conocido como mantenimiento basado en condiciones. Como método desafiante para controlar las operaciones de los equipos, el mantenimiento predictivo requiere el uso de sensores y otros dispositivos de monitoreo en línea para recopilar datos en tiempo real. Estos datos se pueden usar para establecer parámetros operativos que dictan cuándo deben llevarse a cabo las actividades de servicio. Dada la inversión potencial en componentes de software y hardware requeridos, el mantenimiento predictivo es más adecuado para equipos y sistemas costosos que son particularmente propensos a fallas altamente disruptivas.

Uno de los beneficios significativos de la gestión del mantenimiento y el uso de un CMMS es la capacidad de realizar un seguimiento de todas las actividades y mantener un historial de servicio detallado para cada activo. Esto no solo facilita la selección de los tipos de mantenimiento adecuados, sino que también proporciona una plataforma para la revisión y la mejora. Ningún sistema o enfoque es perfecto, y un enfoque iterativo que implique una mejora continua siempre es una buena idea cuando se trata de mantenimiento.

Cualidades de un Buen Gerente de Mantenimiento

Un gerente de mantenimiento cumple un rol vital entre un director de mantenimiento u otro ejecutivo de alto nivel y los supervisores y técnicos que realizan la mayor parte del trabajo de servicio. Este trabajo requiere una combinación única de habilidades técnicas y perspicacia comercial para ver el panorama general y al mismo tiempo abordar los problemas y necesidades del día a día. Para obtener una mejor comprensión de este puesto esencial, echemos un vistazo a los requisitos del trabajo y las habilidades deseadas de un buen gerente de mantenimiento.

Dadas las complejidades de las actividades de trabajo de mantenimiento que tienen lugar en muchas empresas, las responsabilidades laborales de un gerente de mantenimiento pueden cubrir un amplio alcance. Algunas de las áreas significativas de enfoque incluyen:

• Gestionar todo el trabajo relacionado con el mantenimiento
• Coordinar el trabajo de manera que cumpla con las pautas reglamentarias
• Mantener un inventario adecuado de repuestos
• Gestión de técnicos de servicio y otro personal
• Implementación de un programa de mantenimiento integral
• Informes sobre la eficacia de las actividades de mantenimiento
• Identificación de formas de mejorar la productividad de los activos
• Garantizar una formación adecuada del personal

Un gerente de mantenimiento puede usar muchos sombreros, y existen algunas similitudes definidas con las responsabilidades de un gerente de instalaciones o un administrador de activos. Como posición de liderazgo, también se desean muchas habilidades técnicas y blandas en un gerente de mantenimiento. Algunos de los más comunes son:

• Una habilidad demostrada para liderar a otros
• Dar alta prioridad a la gestión del tiempo
• La capacidad de pivotar y adaptarse
• Grandes habilidades de comunicación interpersonal
• Excelentes habilidades para resolver problemas
• Un fuerte compromiso con el trabajo en equipo
• Conocimiento fundamental del equipo relevante

Un gerente de mantenimiento debe racionalizar los objetivos de desempeño de una empresa con las realidades de las capacidades del equipo. En industrias altamente especializadas que atienden a una gran cantidad de clientes, como la aeroespacial y la atención médica, lo que está en juego es aún mayor. Esta es la razón principal por la que se requiere un buen equilibrio entre habilidades blandas y conocimientos técnicos para ser un gerente de mantenimiento eficaz. Como se describió anteriormente, solo con una estrecha colaboración entre muchos departamentos, las empresas pueden crear un programa de gestión de mantenimiento sólido. El trabajo de mantenimiento nunca debe realizarse en el vacío, y es vital que los gerentes soliciten comentarios de los técnicos, operadores y otro personal que interactúa con el equipo.

La gestión del mantenimiento se ha convertido en una prioridad para muchas empresas como una forma eficiente de integrar varias funciones separadas en un único marco de gestión de activos y mantenimiento. Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados han creado plataformas flexibles que se pueden integrar con escáneres y etiquetas de activos para la gestión de instalaciones para crear procesos de órdenes de trabajo de mantenimiento automatizados. El futuro de la gestión del mantenimiento estará impulsado por los avances tecnológicos combinados con la capacidad de innovar y desarrollar procesos de trabajo nuevos y mejorados.

Lecturas adicionales sobre la gestión del mantenimiento

Para obtener más información sobre la planificación de la gestión del mantenimiento, visite los siguientes recursos:

• Las 5 pautas principales para la gestión del mantenimiento que debería utilizar (MaintenanceCare)
• 4 maneras en que las refinerías de petróleo pueden reducir los costos generales de fabricación de equipos a través de la gestión de mantenimiento (Camcode)
• Guía moderna de administración de mantenimiento (Dude Solutions)
• Una guía rápida de CMMS (Gestión de activos reales)
• Los mejores sistemas de software CMMS:Los 47 mejores programas de software para simplificar, centralizar y administrar el seguimiento de activos y las actividades de mantenimiento (Camcode)
• La guía definitiva para el software de gestión de mantenimiento de activos (simPRO)
• La guía definitiva para comprar etiquetas de código de barras (Camcode)
• Operaciones y mantenimiento de instalaciones:descripción general (guía de diseño de edificios completos)
• La importancia de la gestión del mantenimiento de flotas y cómo elegir la solución adecuada (Samsara)
• Guía del administrador para el mantenimiento preventivo de edificios (Taylor &Francis Group)