La nueva norma ISO 9001:2015:la planificación estratégica es clave para la implementación

Por Curtis Lopez, gerente de proyectos empresariales de Missouri y experto en ISO

Los cambios en ISO 9001:2015 incluyen un gran ajuste en la forma en que las empresas ven sus sistemas de gestión de calidad. Es posible que haya escuchado la declaración:"¡No más departamento de gestión de calidad!" para describir esos cambios. Es una gran frase que captura la esencia de la evolución a la nueva ISO 9001:2015, porque ahora todos son responsables de la calidad, desde la alta dirección hasta los mandos intermedios, la gente de planta, los operadores de máquinas, el personal de back-office ... todo el mundo tiene un parte a jugar.

Para lograr de manera efectiva e implementar completamente este cambio cultural en la nueva norma ISO, los fabricantes deben alinear la estrategia, los procesos comerciales y los sistemas de gestión de calidad de su organización para crear un Plan Estratégico escrito que defina las acciones necesarias para lograr los objetivos correctos y comunicarlos de manera efectiva. metas para toda la organización. El Plan Estratégico debe poner a todos en la misma página para administrar, lograr y mantener la calidad.

Desarrollar un Plan Estratégico eficaz no es algo sencillo. Se necesita tiempo y esfuerzo para producir, y requiere una visión crítica de cómo opera su empresa en el día a día hoy, para que pueda ver dónde deben ocurrir las mejoras en el futuro. Debido a la importancia de comprender verdaderamente las fortalezas y debilidades de su empresa, la ayuda de un experto externo en ISO 9001:2015 puede ser un activo invaluable para desarrollar su plan estratégico.

Un experto lo guiará a través del ejercicio de Planificación estratégica, lo mantendrá encaminado para completarlo y le ofrecerá esos ojos externos críticos que verán las cosas que la gente puede haber pasado por alto, ignorado o barrido debajo de la alfombra. La franqueza es fundamental para las fases de evaluación de la planificación estratégica.

A continuación se muestran algunas fases muy básicas del proceso de planificación estratégica, seguidas de una ilustración de otros pasos críticos del ejercicio:

1. Análisis / Evaluación - Desarrollar una comprensión del entorno interno y externo actual.
2. Formulación de estrategias - Crear y documentar una estrategia de alto nivel y una estrategia básica a nivel organizacional.
3. Ejecución de la estrategia - Traducir los planes a la acción, donde se identifican y abordan más planificación operativa y elementos de acción específicos.
4. Evaluación / Mantenimiento / Gestión - Realizar un refinamiento y una evaluación continuos del desempeño, la cultura, las comunicaciones, la presentación de informes de datos y otros aspectos de la gestión estratégica.

KSF y KPI

Como parte del proceso de planificación estratégica, las organizaciones tienen la tarea de identificar sus factores clave de éxito (KSF). Una forma de pensar en los factores clave de éxito es ver el negocio desde la perspectiva del mercado y del cliente. ¿Qué funciones, actividades o prácticas comerciales son valoradas y demandadas por las condiciones del mercado y las necesidades de los clientes? ¿Qué debe hacer la empresa para competir en el mercado y ser percibida por el cliente como un valor agregado a la relación comercial? ¿Qué factores son importantes en el proceso de toma de decisiones del cliente que generan pedidos? ¿Por qué el cliente selecciona su empresa sobre la competencia?

Una vez que se definen los KSF, se pueden desarrollar indicadores clave de rendimiento para respaldar la dirección estratégica de su organización. Los KPI son medidas de desempeño que indican el progreso hacia un resultado deseable. Los KPI estratégicos monitorean la implementación y efectividad de las estrategias de una organización, determinan la brecha entre el desempeño real y el objetivo y determinan la efectividad y la eficiencia operativa de la organización.

Buenos KPI…

• Proporcione una forma objetiva de ver si la estrategia está funcionando.
• Ofrezca una comparación que mida el grado de cambio de rendimiento a lo largo del tiempo.
• Centrar la atención de los empleados en lo más importante para el éxito.
• Permitir medir los logros, no solo el trabajo que se realiza.
• Proporcione un lenguaje común para la comunicación.
• Ayude a reducir la incertidumbre intangible.
• Son válidos para garantizar la medición de los elementos correctos.
• Son verificables para garantizar la precisión de la recopilación de datos.

¿Qué es una estrategia?

El término "Planificación estratégica" implica el empleo de una "estrategia", así que para que no asumamos que todos realmente saben lo que significa una estrategia en su sentido comercial más completo, tomemos un momento para definirla. Una estrategia tiene que ver con la integración de las actividades organizativas y la utilización y asignación de los recursos limitados dentro del entorno organizativo para cumplir con los objetivos actuales.

Al planificar una estrategia, es esencial tener en cuenta que las decisiones no se toman en el vacío y que es probable que cualquier acto que adopte una empresa tenga una reacción de los afectados:competidores, clientes, empleados o proveedores. La estrategia también se puede definir como el conocimiento de los objetivos, la incertidumbre de los eventos y la necesidad de tener en cuenta el comportamiento probable o real de los demás.

Los cambios de ISO 9001:2015 están aquí AHORA.

Como se indicó anteriormente, el proceso de planificación estratégica requiere tiempo y esfuerzo, y si aún no ha comenzado a planificar la implementación de los cambios en la nueva norma ISO 9001:2015, debe ponerse en marcha ahora mismo. Si ha comenzado el proceso y no se está moviendo rápidamente para alcanzar sus objetivos, debe presionar para completarlo ahora. De cualquier manera, considere el valor y el retorno de la inversión que obtendrá al contratar a un experto externo como Missouri Enterprise para ayudar a su organización a través del proceso de Planificación Estratégica para cumplir con la nueva norma ISO 9001:2015.

Dirección estratégica según lo establecido actualmente en ISO 9001:2015

Cláusula 4.1 La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son relevantes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.

Cláusula 5.2:La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de calidad que sea apropiada para el propósito y contexto de la organización y respalde su dirección estratégica.

6.2.1 La organización debe establecer objetivos de calidad en las funciones, niveles y procesos relevantes necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

Los objetivos de calidad deberán:

a) ser coherente con la política de calidad;

b) ser medible;

c) tener en cuenta los requisitos aplicables;

d) ser relevante para la conformidad de los productos y servicios y para mejorar la satisfacción del cliente;

e) ser monitoreado;

f) ser comunicado;

g) actualizarse según corresponda.

La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de calidad.

6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de calidad, la organización debe determinar:

a) qué se hará;

b) qué recursos se requerirán;

c) quién será responsable;

d) cuándo se completará;

e) cómo se evaluarán los resultados.

Cláusula 9.3:La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, a intervalos planificados, para garantizar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.

Fechas importantes:

ISO 9001:2015 se publicó en septiembre de 2015 y ya es el estándar más adoptado en la historia de los estándares. Para ayudar a más de 1 millón de empresas que han obtenido la certificación ISO 9001:2008 a pasar a la nueva norma, ISO ha establecido un período de transición de tres años durante el cual la certificación ISO 9001:2008 seguirá siendo válida. Esta transición expiró en septiembre de 2018. Es importante tener en cuenta que después de 2018, aquellas empresas que obtuvieron la certificación ISO 9001:2008 y no han obtenido la certificación ISO 9001:2015 perderán su certificación ISO 9001 hasta que se recertifiquen según la nueva norma.

Para obtener más información sobre ISO o cómo Missouri Enterprise puede ayudar, comuníquese con su Gerente Comercial de Área.