Un enfoque de cinco pasos para la agilidad del inventario

Las inversiones en inventario a menudo se consideran un mal necesario para satisfacer los requisitos de servicio al cliente y maximizar los ingresos. Cuando se gestiona correctamente, el inventario puede ser un activo estratégico para impulsar un crecimiento rentable de los ingresos y una ventaja competitiva. El desafío es establecer una base sostenible para una gestión de inventario eficaz que se adapte rápidamente a la dinámica empresarial cambiante y promueva la mejora continua priorizada.

Muchas empresas buscan una solución “milagrosa” mediante la implementación de sofisticadas herramientas de software de optimización de inventario, pero a veces descubren que no tienen la precisión de datos adecuada, las habilidades del usuario, el cumplimiento de procesos o la alineación de los objetivos necesarios para lograr, y mucho menos mantener, los resultados deseados. La experiencia ha demostrado que una solución perfecta al 80% que se implementa al 100% produce mejores resultados que una solución perfecta al 100% que solo se implementa en un 80%. Por lo tanto, se recomienda un enfoque metódico y evolutivo para la optimización del inventario.

Equilibrio entre servicio, costo y capital

Las prioridades de gestión de inventario suelen variar entre los departamentos de la organización en función de métricas e incentivos de rendimiento funcional. Los equipos comerciales tienden a centrarse en el servicio como motor del crecimiento de los ingresos y prefieren una gran cantidad de inventario cerca del cliente. Los equipos de finanzas tienden a centrarse en el capital de trabajo como palanca para financiar las inversiones comerciales y prefieren un inventario mínimo. Los equipos de operaciones tienden a ser responsables de los costos y buscan administrar el inventario de manera eficiente, tal vez comprando inventario en grandes cantidades para maximizar las economías de escala o reduciendo el inventario para minimizar los costos de almacenamiento.

El desafío, y la clave del éxito, para navegar por estas prioridades diferentes es establecer un equilibrio sostenible entre servicio, costo y capital. Cualquier dimensión puede mejorarse en un período de tiempo relativamente corto, pero esto a menudo es una receta para resultados desastrosos (por ejemplo, reducir drásticamente los niveles de inventario puede erosionar el servicio al cliente y las ventas, al tiempo que aumenta los costos de reabastecimiento y aceleración del cumplimiento). El equilibrio de dos dimensiones se puede lograr con una atención centrada en los principios fundamentales, pero no siempre produce resultados sostenibles (por ejemplo, almacenar cada artículo en cada ubicación puede aumentar el servicio al cliente y disminuir los costos de entrega, pero requiere una mayor inversión en inventario).

Se requiere una mentalidad y un enfoque diferentes para equilibrar las tres dimensiones. Considere la analogía de un taburete de tres patas, donde el objetivo es mantener el asiento nivelado mediante el equilibrio del servicio, el costo y el capital.

Con demasiada frecuencia, las empresas intentan dar un gran paso hacia una solución de mejores prácticas (proceso o aplicación de software) que recientemente ha acaparado los titulares. Si bien estos suelen ser técnicamente correctos y pueden implementarse con éxito en otras empresas, son de poca utilidad si una organización no acepta las recomendaciones generadas por la solución. Como resultado, estas inversiones se pueden perder a medida que las personas vuelven a los procesos heredados que comprenden.

Al igual que con las soluciones de mejores prácticas, es fundamental planificar y administrar el inventario en función de análisis basados ​​en datos y herramientas de apoyo a la toma de decisiones. El enfoque más eficaz es aprovechar conceptos simples, cálculos y herramientas de simulación que permitan al usuario un análisis hipotético interactivo y un aprendizaje de causa y efecto. La complejidad solo se agrega a la solución cuando la organización "demanda" capacidad adicional basada en desafíos o deficiencias identificadas a través de la experiencia. Entonces, la organización puede comprender mejor la razón fundamental detrás de los objetivos de inventario y las características únicas de su negocio que tienen el mayor impacto en la productividad del inventario.

Un enfoque evolutivo

Volviendo a la analogía del taburete, la primera tarea es "nivelar el asiento", luego trabajar para "acortar las tres patas" - hacer más con menos mientras se mantiene el equilibrio. En otras palabras, lograr lo que es posible en el entorno actual, luego priorizar la mejora continua. El concepto se aplica utilizando una curva estadística familiar para los profesionales de la gestión de inventarios, que ilustra la relación entre el servicio deseado y la inversión en inventario.

Aquí hay un enfoque de cinco pasos:

Calcule la curva de la línea de base. Utilizando una ecuación comúnmente aceptada, calcule los objetivos de inventario en función de los atributos actuales de demanda y oferta para cada combinación de artículo y ubicación. Esta línea de base establece un objetivo para el negocio basado en las capacidades actuales.

Sube a la curva. Compare el desempeño histórico (inversión en servicio e inventario) con la línea de base para cuantificar las oportunidades de mejora a corto plazo para reducir la inversión en inventario y / o aumentar el servicio. Modifique los procesos de gestión de inventario y las métricas de control para "ajustar el tamaño adecuado" a las inversiones de inventario en consonancia con los objetivos calculados. En algunos casos, se requieren mayores inversiones para "dimensionar correctamente" el inventario.

Cambia la curva. Realice análisis de sensibilidad hipotéticos para evaluar los efectos de los cambios en los atributos de la oferta y la demanda, incluidas las reducciones del tiempo de entrega, las mejoras en la confiabilidad del suministro y los aumentos de la frecuencia de reabastecimiento. Esto identificará los puntos de apalancamiento clave para mejorar la productividad del inventario y cuantificar los beneficios potenciales.

Reducir la curva. Una tarea lógica pero difícil es reducir la cantidad de artículos vendidos y la cantidad de ubicaciones de almacenamiento, pero los beneficios pueden ser significativos. Es posible que muchos artículos no justifiquen sus inversiones en inventario y deben evaluarse para su posible eliminación. Además, la consolidación del inventario en menos ubicaciones de almacenamiento puede ayudar a reducir la inversión general.

Muévete a lo largo de la curva. No todos los elementos tienen el mismo valor estratégico para una empresa y, por lo tanto, no deben tener los mismos objetivos de nivel de servicio. Evalúe (desafíe) las metas de nivel de servicio actual segmentando productos y diferenciando objetivos para clientes priorizados. Para cada artículo, determinar el punto en el que el costo de un alto nivel de servicio excede el beneficio de una venta incremental es clave para la productividad del inventario.

Evolución antes de la revolución

Es fácil darse cuenta de la importancia de optimizar las inversiones en inventario para respaldar el logro de los objetivos de la empresa. El desafío consiste en determinar cómo lograr y mantener los resultados:el equilibrio entre servicio, costo y capital.

La magnitud de los beneficios tiende a ser proporcional a la adopción y la alineación organizacional en torno a un enfoque simple, práctico y basado en datos y la pasión por la mejora continua ágil. Esto es posible gracias a una sólida comprensión de las relaciones de causa y efecto y los impulsores clave de la productividad del inventario. Permitir que la organización "impulse" la evolución de la complejidad de la solución en lugar de "impulsar" una revolución fomenta resultados sostenibles.

Gary Jones es socio de River Rock Advisors.