Cinco consejos para la transición del cumplimiento de AOBRD al ELD

Muchas flotas ya han cumplido con el mandato federal de dispositivos de registro electrónico (ELD), que exige que las horas de servicio de los conductores se registren con ELD en lugar de registros en papel. Sin embargo, a algunos de los primeros en adoptar sistemas de registro electrónico más antiguos se les permitió continuar usando sus dispositivos automáticos de grabación a bordo (AOBRD) durante una exención de dos años. Deben hacer la transición a una plataforma ELD antes del vencimiento de la exención el 16 de diciembre de 2019.

El estudio de mercado de sistemas de gestión de recursos móviles de EE. UU. De C.J. Driscoll &Associates 2019-20 estima que el número de AOBRD y ELD actualmente en servicio es aproximadamente igual. El informe encuentra que los mayores proveedores de telemática para el sector de camiones todavía tienen en su mayoría AOBRD en el campo.

Desafortunadamente, no es tan simple como hacer la transición de AOBRD a ELD. Para algunos operadores, la medida brinda una oportunidad increíble para actualizar y migrar a un sistema que aumentará la productividad, la excelencia operativa, la seguridad y la protección. Para otros, se está frustrando una transición sin problemas, principalmente porque su proveedor titular no ha desarrollado tecnología ELD avanzada o una plataforma que pueda integrarse sin problemas con su infraestructura existente.

Aquí hay cinco mejores prácticas para que los usuarios de AOBRD las consideren durante la desafiante transición a los ELD.

Identifique claramente a los campeones del proyecto. ¡Felicitaciones por ser los primeros en adoptar! Como líderes de la industria que adoptaron los AOBRD, ustedes han ayudado a allanar el camino para mejorar las operaciones y la eficiencia de la flota en nuestra industria.

Si bien la tecnología de Internet de las cosas (IoT) ha mejorado la eficiencia del vehículo y ha reducido el desgaste del vehículo, el tiempo de inactividad y el desperdicio de combustible, muchas empresas aún tienen cicatrices por la implementación de AOBRD. Es comprensible que muchos teman otro cambio disruptivo y que consume mucho tiempo en sus organizaciones.

La buena noticia es que la pila de tecnología es mucho mejor y más flexible que cuando las empresas tomaron la decisión de implementar AOBRD. Es posible que se sorprenda al ver cuánto ha cambiado en los últimos ocho, cinco o incluso tres años.

En segundo lugar, la barrera de entrada se ha reducido considerablemente desde las implementaciones de AOBRD. Se han reducido considerablemente los gastos, el tiempo de instalación y la formación. Las soluciones ELD son realmente plug and play, sin necesidad de cableado, excepto para el módulo de control del motor (ECM) del vehículo. El hardware es económico o las empresas pueden confiar en tabletas y teléfonos inteligentes que los conductores ya están usando.

Reúna un comité con representantes de operaciones, I.T. y áreas ejecutivas del negocio. Cada departamento debe participar en la ejecución de la estrategia de implementación de ELD y en el mantenimiento de las políticas de la empresa. Designe un líder para que sea responsable de este importante proyecto.

Examine cada parte de su negocio. Profundice para descubrir qué características de su sistema existente son más importantes para cada departamento. Este proceso incluye descubrir los diferentes tipos de informes que se ejecutan, con qué frecuencia y quién los recibe. Es útil desarrollar un diagrama de flujo para cada informe.

El error más común es que la infraestructura corporativa no se toma el tiempo para comprender con precisión los informes que se necesitan en las terminales. El desarrollo de requisitos integrales aliviará los desafíos posteriores a la implementación.

Un seguimiento importante, especialmente para las operaciones de flotas grandes, es tratar cada terminal, centro de distribución y región como un negocio separado. Aunque existe una interacción entre ellos, la segmentación es necesaria. En lugar de un enfoque de “gran explosión” para toda la empresa, emprenda una implementación incremental, con cada segmento con sus propias fechas de inicio y finalización designadas. Esta estrategia permite a las empresas aprender de los primeros sitios y mejorar el proceso de implementación a medida que se extiende a toda la organización, ahorrando tiempo y dinero.

Evaluar proveedores y ELD. Las compañías de flotas deben investigar cuidadosamente la amplia gama de proveedores en el mercado. Es ingenuo suponer que el proveedor titular de AOBRD tiene una pila de tecnología ELD moderna o que se integrará perfectamente con la infraestructura existente.

No todos los ELD disponibles en la actualidad cumplen con los requisitos detallados establecidos en el mandato. La información errónea y la confusión se producen cuando los proveedores afirman tener una solución ELD aunque su pila de tecnología es obsoleta o, lo que es peor, simplemente no funciona.

Una de las principales preocupaciones a la hora de evaluar a los proveedores es la capacidad de transferencia de archivos de salida de datos. Con el mandato ELD, los conductores deben poder transferir los registros de los conductores a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley enviando datos a través del Protocolo simple de acceso a objetos (SOAP) de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas. En otras palabras, los conductores deben poder iniciar una transferencia de datos de registro desde su tableta al sitio web de la FMCSA, para que el inspector pueda ver la información crítica desde un navegador web.

Insista en ver una demostración de este proceso de transferencia de archivos. También es una buena idea hablar con los clientes de ELD existentes de los proveedores (no con los usuarios de AOBRD) para conocer sus experiencias con las transferencias de datos y la solución general.

FMCSA ha publicado una lista de verificación de características y funciones clave de ELD. Se debe exigir a los proveedores que demuestren y verifiquen que sus dispositivos ELD cumplen con todas las especificaciones contenidas en la regla.

Evaluar la asistencia al cliente y la formación. ¿El personal de atención al cliente de su proveedor de ELD las 24 horas del día, los 7 días de la semana? Llame a las líneas de ayuda de soporte de los proveedores que está evaluando. ¿Tienen una persona viva lista para ayudar? ¿Cuál fue tu tiempo de espera? Un experimento divertido es volver a llamar y probar la opción de ventas; en comparación, puede resultar sorprendente lo rápido que se responde esa llamada.

Durante la evaluación del proveedor, solicite hablar con el equipo de servicios profesionales que supervisaría la implementación de AOBRD a ELD. Colaborará con ellos durante varios meses, así que asegúrese de sentirse cómodo formando una asociación tecnológica.

Comprenda la integración y las API. La columna vertebral de la tecnología de un sistema ELD es un motor complejo de reglas y regulaciones. Es importante tener una comprensión clara de cómo cada plataforma de proveedor bajo revisión recopila y comparte datos. ¿Cuál es el método de interfaz? ¿El sistema tiene un centro de interfaz de programación de aplicaciones (API) que permitirá una fácil integración a las operaciones existentes?

Es imperativo averiguar qué integraciones existentes funcionarán con el nuevo sistema ELD. Es posible que algunas funciones no sean compatibles, como la disponibilidad, el flujo de trabajo del conductor, el transporte personal, el traslado del patio y las ediciones del conductor.

Compruebe si el sistema está alojado en la nube. El tiempo de inactividad no debe ser una parte aceptada de su negocio. Si es así, debería aprovechar esta oportunidad para instalar una pila de tecnología actualizada.

Una solución ELD debe ser tan fácil de usar para los conductores como cualquier aplicación que se pueda descargar en un teléfono inteligente. Las interfaces de usuario intuitivas eliminan la necesidad de largas guías de usuario y días de formación. Realice una prueba de manejo con una variedad de posibles soluciones de ELD. Es probable que vea una diferencia inmediata y bienvenida en comparación con su solución AOBRD actual.

La transición de tecnologías puede ser un proyecto desafiante para cualquier operador de flota. Con una preparación cuidadosa y una revisión diligente de los proveedores y soluciones de ELD, puede ejecutar con éxito la transición de AOBRD a ELD y lograr el cumplimiento total mucho antes de la próxima fecha límite.

David Blackwell es gerente de producto en Coretex , un proveedor de ELD y soluciones de gestión de flotas empresariales.