Tres pilares para escalar la automatización inteligente:procesos, tecnología, personas

Los tres pilares de escalar la automatización inteligente

Escalar la automatización inteligente está resultando más difícil de lo previsto, dice Chris Huff, tres pilares, que involucran procesos, tecnología y personas, son clave.

Para 2020, más del 70 % de las empresas habrán adoptado la automatización robótica de procesos (RPA), según una encuesta reciente de Deloitte. Estas organizaciones están adoptando la tecnología de automatización como una forma de reducir la tensión en su fuerza laboral y al mismo tiempo obtener beneficios como un mejor cumplimiento, una mayor productividad y costos reducidos. Sin embargo, a pesar del entusiasmo, escalar RPA y escalar la automatización inteligente está resultando más difícil de lo previsto. De hecho, Deloitte descubrió que solo el 3 % de las organizaciones dicen que han escalado su fuerza laboral digital de RPA.

¿Cómo pueden las organizaciones dar este salto y pasar sin problemas de una prueba de concepto de RPA viable a un programa de automatización inteligente para toda la empresa? Es útil pensar primero en escalar dentro de un marco estructurado que consta de tres pilares:proceso, tecnología y personas. Trabajar en los detalles de cada pilar ayudará a las empresas a responder las grandes preguntas sobre el escalamiento y, al mismo tiempo, crear una estrategia viable para replicar su éxito inicial con RPA.

Pilar 1:Un proceso bien definido

El núcleo de cada proyecto es un plan, y escalar la automatización inteligente no es una excepción. Los siguientes pasos lo ayudarán a definir los requisitos y descubrir obstáculos o problemas con anticipación.

• Paso 1: Llevar a cabo una evaluación del modelo de madurez. Evalúe la preparación de su organización para la automatización desde una perspectiva tecnológica y de procesos. Es fundamental que su equipo de TI participe desde el principio. Le asesorarán sobre cómo encajan las tecnologías de automatización en la pila de TI de su empresa y sobre cómo garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad. Después de la implementación, el equipo de TI será responsable de administrar el software, otra razón más para comunicarse con ellos lo antes posible. Una mejor práctica es evaluar las áreas comerciales en las que busca aplicar la automatización y optimizar los procesos operativos antes de la automatización.
• Paso 2: Cree un mapa de viaje de implementación. El proyecto define el proceso de cambio. En este paso, identificará las áreas comerciales que están maduras para la automatización. Desea comenzar con "triunfos rápidos" para obtener la aceptación de los ejecutivos y de la fuerza de trabajo más amplia. Paralelamente, comenzará a diseñar la oficina de su programa de Automatización Empresarial y el modelo operativo requerido para respaldar su programa a escala.
• Paso 3: Escale e innove. Escalar su programa de automatización requerirá una consideración y planificación deliberadas de un modelo centralizado, descentralizado o federado. La mayoría de los programas comienzan de forma centralizada para establecer políticas y gobernabilidad y maduran en un modelo federado una vez que las políticas están implementadas y las unidades comerciales han ganado un cierto nivel de competencia para diseñar y construir sus automatizaciones. A medida que escala, vigile la innovación para no perder la oportunidad de adoptar tecnologías emergentes que pueden ser ideales para sus necesidades comerciales.

Pilar 2:Una plataforma escalable de automatización inteligente (IA) con tecnologías sólidas

Para escalar, las organizaciones necesitan un conjunto de tecnologías que aplique la automatización a varios casos de uso. Aquí es donde la solución típica de solo RPA se quedará corta. La mayoría de las organizaciones tienen operaciones complejas que abarcan el front office y el back office y, a menudo, descubren que tienen datos no estructurados en documentos o correos electrónicos que deben transformarse en datos estructurados antes de que RPA los procese. Esta capacidad generalmente se denomina Captura cognitiva e involucra tecnología que utiliza reconocimiento de caracteres óptico inteligente y aprendizaje automático.

Lo que esto significa es que para que las empresas logren la automatización, deberán combinar múltiples tecnologías, según Everest Group. Sin embargo, dado que la integración de soluciones de múltiples proveedores es engorrosa, se recomienda un enfoque de plataforma de automatización inteligente para minimizar la adquisición múltiple, la gestión de proveedores y unir las tecnologías. Por lo tanto, es importante evaluar a los proveedores en términos de su cartera de tecnología completa. Una plataforma integrada y unificada con una combinación completa de tecnologías debe ser capaz de procesar documentos de manera inteligente mientras automatiza las actividades posteriores. Además, las organizaciones deben evaluar las plataformas de IA para las siguientes capacidades:

• Emulación de aplicaciones:administre tareas en aplicaciones web, archivos de Excel, PDF y más sin una máquina de escritorio.
• Uso mínimo de escritorio:implemente la automatización en tiempo de ejecución sin una instalación independiente.
• Arquitectura flexible:Compatibilidad con implementación en la nube, local e híbrida, e integración simple con aplicaciones de terceros.
• Análisis de plataforma independiente del proveedor:analice y mida los resultados de la automatización para identificar eficiencias, cumplimiento y exposición al riesgo.
• Soporte móvil:Supervise y administre la automatización desde cualquier ubicación.

Pilar 3:Las personas adecuadas para liderar el escalamiento de la automatización inteligente

En el centro de la mano de obra digital están los empleados. Un modelo de seis competencias es una mejor práctica diseñada para garantizar que las organizaciones capaciten a las personas adecuadas para respaldar un programa de automatización. Los niveles de recursos dependerán del tamaño de su programa de IA, pero se debe pensar especialmente en administrar cada una de las siguientes áreas:

Gobernanza:este equipo supervisa el programa de automatización general y se asegura de que los empleados estén al tanto de los próximos cambios a medida que se lleva a cabo la ampliación.

Tecnología:los miembros de este equipo son responsables de administrar la relación externa con el proveedor de automatización, junto con las consideraciones tecnológicas internas, como los requisitos de servidor e infraestructura.

Herramientas y capacitación:los recursos deben dedicarse a crear herramientas y documentos para capacitación y adopción.

• Gestión de cambios: Incluso un cambio positivo puede ser desalentador para los empleados. Las organizaciones necesitan recursos comprometidos con la gestión del cambio. Este grupo identifica cómo la automatización afectará a la fuerza laboral y encuentra formas de mantener a los empleados empoderados durante la transición.
• Informes: La expansión está impulsada por un historial de éxito comprobado. Los objetivos de rendimiento deben definirse claramente por adelantado, de modo que se puedan rastrear, medir y compartir en toda la organización, en particular con los ejecutivos que tienen poder de decisión sobre las iniciativas de automatización.
• Compartir conocimientos: Para cada caso de uso en el que se implementa IA, hay lecciones que aprender. Un grupo dedicado de personas debe capturar, documentar y compartir esta información, de modo que pueda usarse para mejorar la próxima implementación o iteración.

La replicación de los resultados de la prueba de concepto puede ser un desafío para cualquier organización, pero un enfoque metódico basado en un proceso bien definido, tecnologías sólidas y personas capacitadas en los roles correctos proporciona la estructura adecuada para fomentar el cambio y lograr escala.

Chris Huff es el director de estrategia de Kofax. Desarrolla e impulsa las iniciativas estratégicas de la empresa como proveedor de automatización inteligente (IA) y la próxima generación de automatización robótica de procesos (RPA).