Cómo los ganadores de la recesión utilizarán RPA y Process Mining para salir fortalecidos

Seth Catalli es vicepresidente regional de ventas en UiPath .

A medida que el negocio vuelve a abrirse después de que pasa el pico del nuevo coronavirus (COVID-19) de 2019 y entramos en lo que se pronostica que será una recesión global, la historia nos ha enseñado que algunas empresas emergerán aún más fuertes. Estas empresas podrán adaptarse a los impactos continuos en las ganancias y los ingresos porque invirtieron en tecnología que impulsa una mayor productividad y eficiencia operativa.

De acuerdo con las predicciones de Gartner para 2020:el renacimiento de la RPA impulsado por las ofertas cambiantes y el entusiasmo por la excelencia operativa informe*, "para 2024, las organizaciones reducirán los costos operativos en un 30 % mediante la combinación de tecnologías de hiperautomatización con procesos operativos rediseñados".

"La hiperautomatización se basa en el éxito real que subyace al fenomenal crecimiento de la Automatización Robótica de Procesos (RPA):facilidad de automatización, rapidez en la obtención de resultados y un camino ahora probado para aplicar inteligencia artificial (IA) para mejorar las operaciones comerciales", explica Bobby Patrick, director de marketing (CMO) en UiPath.

La hiperautomatización no es una tecnología de automatización separada. El término hace referencia a la combinación de RPA, IA y otras tecnologías de automatización como lo hacemos en la plataforma de automatización de extremo a extremo de UiPath.

Sin embargo, se podría argumentar que las inversiones en hiperautomatización son un lujo que no se puede permitir, ya que la dura realidad actual es que muchas empresas están recortando salarios, despidiendo a los trabajadores y tomando medidas drásticas para reducir costos.

¿Qué se debe hacer?

¿Invierte en la ventaja digital que se ha demostrado que surge de la hiperautomatización o reduce los costos en todos los ámbitos y congela las inversiones para capear la tormenta?

Para resolver esta dicotomía, podemos observar los datos de nuestra última recesión para determinar qué empresas salieron fortalecidas de la recesión y pudieron lograr un desempeño sobresaliente en comparación con sus competidores.

Harvard Business Review (HBR) analizó datos financieros de 4700 empresas públicas en un estudio exhaustivo de la Gran Recesión de 2008 y descubrió que empresas como Staples pudieron contener los costos operativos y salieron de la recesión más grandes y rentables. De hecho, Staples duplicó los ingresos de 1997 a 2003 y fue un 30% más rentable. que su archirrival Office Depot en los tres años posteriores a la recesión.

La investigación de HBR muestra que hubo un grupo que se separó del grupo después de la recesión y obtuvo mejores resultados que sus rivales de la industria en al menos un 10 % en términos de crecimiento de las ventas y las ganancias.

¿Quiénes fueron los ganadores de la recesión?

¿Cómo mejoramos la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa generalmente se considera como tiempo, recursos y fondos bien administrados. A menudo inspeccionamos la productividad de la organización en general para juzgar la capacidad de mejorar las ganancias. Esta misma lente se puede usar para ver procesos individuales, como el pedido al cobro, de abajo hacia arriba para mejorar el margen operativo o la ganancia al realizar los procesos de manera más barata, mejor o más rápida. Para medir las ganancias generadas por la mejora de las operaciones, debemos comprender qué tan bien la organización está convirtiendo las entradas en salidas en tres estrategias de alto nivel:

• Más barato:lo mismo por menos, es decir, la misma producción por menos insumos (al reducir los gastos operativos, los gastos de capital, etc.)

• Mejor:más por lo mismo, es decir, lograr más resultados (o procesos más compatibles y sin errores) para la misma entrada

• Más rápido:mucho más por más, es decir, lograr muchos más resultados en menos tiempo, incluso si requiere más aportes (gastando selectivamente en tecnología, marketing, etc.)

En 2008, estas eran alternativas que el estratega había evaluado como compensaciones. Hoy en día, las organizaciones están aprovechando la hiperautomatización para romper esas viejas reglas y están implementando una combinación de las tres estrategias para generar múltiples resultados. Ahora, se espera que los resultados financieros y operativos tradicionales, como los ingresos, la cantidad de defectos y el número de clientes, generen valor también para medidas más suaves, como la experiencia del cliente y empleados más empoderados. Los empleados siempre han sido el "mayor activo" de una empresa y representan tanto el principal costo y el principal conductor de valor, por lo que las inversiones en la productividad de los empleados tienen un gran impacto en las métricas financieras.

Un ejemplo reciente de un cliente subrayó este punto. El director financiero (CFO) de una empresa de fabricación de alta tecnología se paró frente a la sala para lanzar una nueva iniciativa de RPA para la empresa y declaró:“Esto no se trata de los robots, se trata de las personas. Esta es una inversión para mejorar las habilidades de los empleados y espero que, en última instancia, también beneficie la experiencia de nuestros clientes”.

El director financiero continuó explicando que tienen demasiada gente y costos demasiado altos asociados con el cumplimiento de pedidos pequeños. Al optimizar los procesos de pedidos pequeños y cambiar ese trabajo a robots de software, su gente podrá concentrarse en brindar una mejor experiencia a los clientes más importantes.

Las tecnologías de hiperautomatización, como RPA, minería de tareas y minería de procesos, son herramientas que no estaban disponibles para los líderes durante la última recesión. Esta vez, los ganadores de la recesión utilizarán esta tecnología para tomar decisiones audaces sobre dónde reducir los costos de forma selectiva, utilizando la misma estrategia por menos, pero también elegirán dónde ir a la ofensiva con la estrategia mucho más por más.

Es hora de automatizar

Imaginemos un escenario en el que el CFO del fabricante mencionado anteriormente haya declarado que está buscando ideas de los empleados para generar más ganancias. Cree que puede automatizar el procesamiento de sus facturas y eliminar el reproceso innecesario que podría aumentar la productividad de los empleados en un 5 % o más, pero es difícil conectar los puntos entre su idea y las prioridades de su CFO.

Usted explora la idea con su equipo robótico del Centro de Excelencia (CoE). El equipo de CoE analiza los datos de su línea de sistemas comerciales con UiPath Process Mining para determinar qué debe automatizarse.

Ahora puede visualizar su proceso de facturación por primera vez. El proceso (como se muestra a continuación) comienza con Recibir factura, luego verificar y aprobar tareas, antes de terminar con Pagar factura. La sección ampliada de la imagen muestra un cuello de botella de nueve días en el tiempo del ciclo que es una pérdida de productividad y nos dice que la automatización en esta área podría ayudar a acelerar el proceso.

La primera fase del proyecto utiliza robots UiPath como asistentes digitales para automatizar la actividad de solicitud de datos, mientras que todo lo demás sigue siendo manual. La imagen cambia (ver más abajo) después de esta fase piloto de automatización y los resultados son prometedores. Vemos que la actividad Procesar factura ahora está automatizada en un 24 % y el tiempo de entrega ya se ha reducido de nueve a siete días.

Animado por el éxito inicial, decide automatizar por completo la actividad Procesar factura y el tiempo de entrega que se muestra a continuación se ha reducido a unos sensacionales 34 minutos. . También tiene algunos efectos posteriores, como un ligero aumento entre Verificación final de factura y Pagar factura, que continúa monitoreando a través de UiPath Process Mining (ver más abajo).

Este es un ejemplo de cómo adoptar la estrategia de eficiencia operativa "mucho más por más" a medida que invierte en hiperautomatización para ofrecer un tiempo de ciclo más rápido y sin errores.

Haz los cálculos

Supongamos que los márgenes de su unidad de negocios o las ganancias operativas son el 10% de los costos de los empleados. Esto crea un punto de apalancamiento de 1:10 para las mejoras en la productividad de los empleados y las ganancias operativas que pueden generar efectivo para su CFO.

Hace algunos cálculos rápidos (consulte la tabla) y su CFO está entusiasmado con el apalancamiento financiero de que una mejora del 5 % en la productividad de los empleados aumenta las ganancias operativas en un 50 % en su unidad de negocios. Naturalmente, el CFO lo alienta con entusiasmo a seguir adelante en su viaje de automatización para automatizar la siguiente actividad de seguimiento Verificación final de la factura.

¡Es hora de automatizar!

Esta vez, los ganadores saldrán de la recesión más fuertes que nunca mediante el uso conjunto de RPA y minería de procesos.

Para obtener más información sobre UiPath Enterprise RPA Platform y UiPath Process Mining, mire nuestro seminario web a pedido o póngase en contacto con nuestro equipo de ventas .

*Gartner predice 2020:Renacimiento de RPA impulsado por ofertas de transformación y entusiasmo por la excelencia operativa, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 Diciembre 2019