Cómo la automatización empresarial facilita la gestión de equipos remotos

¿Es el teletrabajo una moda pasajera o la nueva normalidad? Muchos debatieron esa pregunta antes de la pandemia del nuevo coronavirus (COVID-19) de 2019, pero en los últimos meses, la respuesta se ha vuelto cada vez más clara:el trabajo remoto llegó para quedarse.

Según un comunicado de prensa de Gartner, Inc. luego de su encuesta a los líderes de recursos humanos (RH), "es probable que el 41% de los empleados trabajen de forma remota al menos parte del tiempo" después de la pandemia.

Se ha demostrado que el trabajo remoto ahorra millones de dólares a las empresas. Y el 65 % de los empleados son más productivos cuando trabajan desde casa, según una encuesta de 2020 realizada por FlexJobs.

Además, en muchos países, el trabajo a distancia sigue siendo necesario ya que la COVID-19 sigue desempeñando un papel importante en la “nueva normalidad”. En junio de 2020, un epidemiólogo de la Universidad de California, Berkley, incluso se refirió a trabajar en una oficina física en ese momento como “lo más peligroso que hacemos”.

Esta combinación de necesidad, beneficios y tendencias de la fuerza laboral crea un caso sólido para involucrar el trabajo remoto en sus operaciones regulares en el futuro.

Sin embargo, para hacer esto, deberá trabajar más allá de las medidas provisionales y las soluciones a corto plazo que probablemente tuvo que emplear en su cambio inicial al trabajo remoto.

Incluso si su empresa se aleja del trabajo disperso en el futuro, necesita un marco operativo estratégico y sostenible que aborde los desafíos de administrar una fuerza laboral moderna.

A diferencia de las empresas más pequeñas, los sistemas heredados y las demandas de cumplimiento que enfrentan las empresas dificultan la adaptación rápida de las operaciones. El riesgo de los silos de comunicación y las tensiones en los departamentos de tecnología de la información (TI) complican aún más las cosas. Juntos, estos factores crean barreras para una fuerza laboral remota sostenible.

Las tecnologías de automatización como la automatización robótica de procesos (RPA) y la inteligencia artificial (IA) tienen una capacidad única para cerrar la brecha entre los cambios de personal a corto plazo y las soluciones a largo plazo para modernizar los sistemas y operaciones heredados.

Es por eso que las empresas inteligentes están aprovechando la tecnología de automatización para enfrentar los desafíos de administrar equipos remotos ahora y obtener beneficios a escala mañana.

RPA hace que los sistemas heredados sean accesibles para los trabajadores remotos

Los trabajadores remotos confían en herramientas flexibles y de fácil acceso para hacer bien su trabajo. Pero los sistemas heredados se diseñaron para un estándar de trabajo diferente y no se integran naturalmente con la tecnología moderna que hace posible el trabajo remoto. De hecho, el 23 % de los trabajadores remotos clasifica el manejo de sistemas heredados entre sus cinco principales frustraciones.

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Sin embargo, las empresas confían en los sistemas heredados para realizar gran parte de su trabajo principal. Y eso generalmente se debe a que estos sistemas están tan profundamente integrados en el negocio que los costos y los riesgos potenciales de la modernización parecen demasiado altos.

Un ejecutivo bancario incluso comparó la sustitución de sistemas heredados con “cambiar motores en un Boeing 747 durante el vuelo”. Esto se debe a algunas razones clave:

• Los sistemas heredados potencian su negocio —no puede simplemente cerrar las operaciones mientras se moderniza.

• Los sistemas heredados acumulan una gran deuda técnica a través de años de exenciones y soluciones provisionales

• Los sistemas heredados realizan funciones personalizadas y requieren una formación especializada que es complicada de duplicar.

• El reemplazo del sistema heredado a menudo tarda años en realizarse .

Estos factores hacen que sea mucho más difícil para las empresas mantener el trabajo remoto a largo plazo, porque sus operaciones principales primero deben desenredarse y volver a tejerse caso por caso.

Sin herramientas de automatización, es casi imposible para las empresas unir sus sistemas heredados con las herramientas y los flujos de trabajo necesarios para respaldar el trabajo remoto flexible.

Sumérgete más profundo: Por qué RPA es una tecnología ideal para integrar sistemas heredados

Una encuesta de NetMotion de 2019 identificó que, más que nada, los empleados remotos "quieren un acceso rápido y fácil a todos los datos que necesitan para hacer su trabajo, utilizando aplicaciones receptivas y compatibles con dispositivos móviles en dispositivos confiables".

Cuando el software tiene un rendimiento inferior, perjudica la productividad, y los sistemas heredados ciertamente dificultan que las nuevas herramientas funcionen según lo previsto.

RPA cierra la brecha entre la tecnología moderna y la heredada. El resultado para los trabajadores remotos es que tienen la flexibilidad que necesitan. Al mismo tiempo, las empresas tienen la seguridad y la estabilidad necesarias para respaldar las operaciones principales.

RPA imita los flujos de trabajo humanos, lo que crea una fácil integración con todo el software. Compare eso con la tecnología de interfaz de programación de aplicaciones (API) que requiere compatibilidad específica para funcionar.

Lectura recomendada: Integración RPA vs API:cómo elegir sus tecnologías de automatización

Con el marco escalable de bajo código que ofrece RPA, las empresas pueden adaptar rápidamente la tecnología heredada para satisfacer las necesidades de sus equipos remotos y respaldar la modernización a largo plazo al mismo tiempo. Esto es lo que sucedió con una organización federal, cuyo trabajo involucró importantes sistemas de monitoreo que estaban bloqueados para los trabajadores remotos por su infraestructura de seguridad.

En lugar de comprometer la seguridad o privar a los empleados de una herramienta crucial, la organización implementó rápidamente robots de software que toman capturas de pantalla de la herramienta de monitoreo y las envían a los empleados a través de Microsoft Teams, para que los empleados remotos puedan realizar su trabajo como de costumbre. Al agregar RPA a la ecuación, esta organización pudo integrar rápidamente su sistema heredado con una pila de tecnología moderna y remota.

Para obtener más información sobre cómo funciona RPA y qué puede ofrecerle a su negocio, lea nuestro Descripción general de RPA para C-Suite .

Automation apoya a los departamentos de TI en la gestión de equipos remotos

El cambio repentino al trabajo remoto agregó mucha presión al personal de operaciones, particularmente a los departamentos de TI que tenían que mantener la seguridad y ayudar a los nuevos trabajadores remotos a adaptarse a un nivel tecnológico. La fuerza de trabajo remota seguirá gravando los recursos de TI clave, distrayendo a TI de las iniciativas críticas de seguridad y transformación digital, a menos que se establezca el marco de soporte adecuado a largo plazo.

“Estamos viendo una mayor demanda de servicios de TI, incluido un aumento de 2 veces en los volúmenes generales de tickets de soporte de TI ”, dijo Bhavin Shah, fundador y director ejecutivo de Moveworks, durante una cumbre de liderazgo de directores de información (CIO) que abordó la pandemia.

“Estamos viendo una mayor demanda de automatización, para usar IA [inteligencia artificial] y aprendizaje automático para resolver problemas de soporte”.

Con esta presión, no es de extrañar que mejorar las operaciones de TI y el rendimiento del sistema sea una de las principales preocupaciones de los CIO este año, según una encuesta de IDG patrocinada por la revista CIO.

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Los CIO necesitan una solución rentable que se pueda implementar y escalar rápidamente para tener éxito en la gestión de equipos remotos a largo plazo y, al mismo tiempo, evitar las ramificaciones de una seguridad débil. La automatización brinda esta solución al aliviar la carga diaria de soporte técnico y ayudar a los profesionales de TI en trabajos más complejos.

Los casos de uso de RPA en TI son muchos y variados, pero cuando se trata específicamente del trabajo remoto, RPA marca una gran diferencia en la capacidad de una empresa para admitir el trabajo remoto a escala. Una compañía de seguros implementó robots de software para automatizar todo el proceso de configuración para los nuevos trabajadores remotos, desde el registro de equipos hasta la configuración de redes privadas virtuales (VPN) y la gestión de datos de logística.

Otros departamentos de TI aprovechan la automatización del centro de contacto con tecnología de IA para responder rápidamente a los tickets de soporte para mantener productivos a sus trabajadores remotos. En lugar de buscar información en varias aplicaciones y repetir tareas para varios empleados, los profesionales de TI pueden crear flujos de trabajo inteligentes que agregan datos, automatizan procesos estándar e involucran a un ser humano solo cuando hay una excepción que debe abordarse.

UiPath Automation Cloud proporciona una herramienta centralizada fuera de las instalaciones que enfatiza la seguridad y, al mismo tiempo, es lo suficientemente accesible para admitir todo tipo de arreglos de trabajo remoto.

Al automatizar el trabajo repetitivo y lento, los departamentos de TI pueden crear la capacidad que necesitan para liderar las iniciativas de transformación digital. Las iniciativas que hacen o deshacen a las organizaciones en nuestros entornos comerciales que cambian rápidamente.

Los flujos de trabajo automatizados protegen a los equipos de los silos de comunicación

Los silos de comunicación dañarán la productividad, la colaboración y el cumplimiento de cualquier equipo. Según ClearCompany, “el 86 % de los empleados y ejecutivos mencionan la falta de colaboración o la comunicación ineficaz como causa de las fallas en el lugar de trabajo”. Sin embargo, cuando se trata de administrar equipos remotos, las brechas en la comunicación que podrían compensarse en persona se vuelven más problemáticas.

Este efecto de silo ocurre cuando los departamentos y equipos no tienen suficiente comunicación, visibilidad y colaboración. Lo que conduce a procesos ineficientes, retrasos e iniciativas duplicadas. Peor aún, los silos de la empresa a menudo hacen que los equipos pierdan de vista al cliente, lo que daña la experiencia del cliente.

La automatización de los procesos de front-office y back-office agiliza el flujo de datos en toda su organización y evita la formación de silos, incluso cuando los empleados son remotos. La automatización hace esto por:

• Proporcionar acceso unificado a los datos . Cuando la información está dispersa en los diversos sistemas utilizados por ventas, marketing, soporte y TI, los empleados no pueden trabajar de manera eficiente. Los robots de software permiten a los empleados de su organización acceder a todos los datos que necesitan para trabajar mejor, más rápido y de manera más inteligente con solo un clic del mouse.

• Crear procesos coherentes en toda la organización . Los silos se forman fácilmente cuando varios equipos y departamentos tienen sus propias herramientas y flujos de trabajo. La tecnología de minería de procesos le permite descubrir ineficiencias operativas y crear procesos coherentes en toda su organización, sin grandes interrupciones para sus equipos.

• Liberar tiempo de los empleados para mejorar la colaboración . Los empleados abrumados por tareas repetitivas tienen menos tiempo y energía para concentrarse en el trabajo estratégico y colaborativo. No es de extrañar que un estudio realizado por Forrester Consulting en nombre de UiPath descubriera que "el 66 % [de los encuestados] dijo que RPA reestructura el trabajo existente, lo que permite a los empleados tener más interacciones humanas".

Los empleados que tienen las herramientas y la información necesarias para interactuar mejor con su trabajo (y entre ellos) son empleados que siguen siendo productivos y brindan a los clientes una experiencia de alto valor.

La automatización le permite desarrollar este tipo de fuerza de trabajo y romper los silos al aumentar la coherencia, la transparencia y la accesibilidad de los datos.

Facilita la gestión remota de equipos con la automatización

El trabajo remoto está aquí para quedarse para muchas organizaciones empresariales (especialmente después de que hayan visto los beneficios del trabajo remoto en sus resultados).

Los sistemas heredados, los silos de comunicación y la carga de TI crean obstáculos para las empresas que administran equipos remotos. Al implementar la automatización en estas áreas rápidamente, puede evitar los efectos negativos de estos obstáculos y mejorar no solo su fuerza de trabajo remota sino también sus resultados.

La plataforma UiPath simplifica la automatización de procesos, aumenta el trabajo de expertos y descubre oportunidades para mejorar la eficiencia. Con UiPath, las empresas pueden diseñar e implementar soluciones de automatización rápidamente dentro de un marco escalable.

Obtenga más información sobre cómo las empresas aprovechan la plataforma UiPath para pasar al trabajo remoto en la nueva normalidad. O, si está listo para comenzar a usar la automatización para ayudar a administrar empleados remotos, consulte nuestro paquete gratuito de asistentes robóticos listos para usar que realizan una serie de tareas útiles para los empleados. Todos son rápidos y fáciles de usar para que los empleados comiencen a usarlos.