Sistemas de órdenes de trabajo: Guía profesional para un mantenimiento eficiente

Comprender la orden de trabajo

Un sistema de órdenes de trabajo debe establecer claramente una solución que asigne la menor cantidad de tiempo y energía a los problemas de mantenimiento de activos. Las órdenes de trabajo individuales pueden diferenciarse en tipos bajo demanda o preventivos.

Un ejemplo de orden bajo demanda es tener un ventilador para circulación de aire que deja de girar un día. Por el contrario, un ejemplo preventivo es agregar aceite a un compresor de aire. De cualquier manera, deberá ser proactivo al señalar problemas menores que podrían escalar a una avería mayor.

Al preparar órdenes de trabajo de mantenimiento, especifique las instrucciones para sus técnicos y qué repuestos usar en el equipo afectado. Asegúrese de que tomen en serio las precauciones de seguridad usando EPP antes de llegar al sitio. Si no pueden encontrar la fuente de la falla, bríndeles acceso a manuales y documentos que revelen el estado de la máquina.

Cómo completar una orden de trabajo

En general, hay varias partes en una plantilla de orden de trabajo que permiten a los trabajadores de mantenimiento escribir órdenes de trabajo auténticas y sin errores.

Nombre del activo

Identifique el equipo que debe ser trabajado. Complete el ID del asset que se somete a mantenimiento y la calificación de prioridad si corresponde.

Número de orden de trabajo

Cada orden de trabajo debe tener su propio número secuencial para que el proveedor pueda rastrear su progreso y ver qué tareas están completadas.

Fecha/Hora de solicitud

Informa cuándo se envió la solicitud de trabajo y da un marco de tiempo de la fecha de vencimiento esperada.

Alcance del trabajo

¿Qué herramientas y repuestos usará para realizar el trabajo? ¿Qué habilidades y calificaciones se requieren?

Departamento

Muestra quién escribió la orden de trabajo y el departamento desde el cual se envió.

Descripción del activo

Describa la condición actual del asset por lo que se vio, oyó u olió para justificar el mantenimiento procedimental.

Asignar a

¿Quién tiene disponibilidad en su agenda para hacer el trabajo? Considere contratar a un contratista externo si se consideran necesarias reparaciones especializadas.

Emisión de una orden de trabajo

El estado de un asset monitoreado le dirá si una solicitud debe convertirse en una orden obligatoria. Deberá evaluar el nivel de criticidad, el presupuesto disponible y la gravedad de un informe para determinar lo que implica el trabajo. Asegúrese de tener una lista de verificación completa de todos los elementos reservados para cada orden de trabajo. Uno podría ser sobre mantenimiento eléctrico, para que el mecánico pueda detectar una caja de interruptores defectuosa o un generador apagado.

Lo importante es garantizar que su equipo tenga las habilidades y el equipo para lidiar con cada tipo de escenario que pueda interrumpir la infraestructura clave de su organización.

Función de la orden de trabajo

Las órdenes de trabajo son documentos que autorizan las tareas que deben completar mantenimiento, inspectores de planta, contratistas generales o servicios de campo. La mayoría de los fabricantes las usan para determinar la causa raíz después de una auditoría rutinaria. Esto no debe confundirse con una orden de compra donde se totalizan los costos de bienes y servicios prestados por proveedores externos.

Son un método efectivo para recopilar datos sobre el uso de recursos de mano de obra o repuestos. Además de obtener varios indicadores de falla, puede planificar con anticipación restauraciones y reemplazos de emergencia mediante medidas correctivas.

Gestionar órdenes de trabajo

Un sistema de gestión de órdenes de trabajo se implementa mejor mientras se utilizan POEs designadas para cada tarea. Está diseñado para procesar grandes volúmenes de solicitudes estandarizando los formularios con un documento adjunto para ayudar a retener datos precisos.

Los seis pasos en el flujo de la orden de trabajo se pueden resumir como:

1. Identificación de la tarea
2. Creación de la orden de trabajo
3. Aprobación de la orden de trabajo
4. Asignación de prioridad
5. Distribución y ejecución
6. Documentación del resultado

Para flujos de trabajo complejos, es mejor gestionarlos a través de un CMMS que viene instalado con una aplicación de programación de órdenes de trabajo.

Aplicaciones de órdenes de trabajo

Un CMMS hará que el proceso de órdenes de trabajo de mantenimiento sea pan comido al mantener registros de su historial acumulado de mantenimiento y reparaciones para que cada usuario reciba la misma versión de esos documentos. El software utiliza computación en la nube para soportar comunicaciones directas entre miembros del equipo en un portal central donde las solicitudes de técnicos se envían a través de formularios personalizados para automatizar la programación de MPs.

Muchas aplicaciones de órdenes de trabajo se pueden acceder tanto desde escritorio como desde dispositivos móviles en caso de que los técnicos estén en medio de reparar equipos pesados o inspeccionar signos de desgaste. No solo eso, también obtiene información sobre sus operaciones gracias al seguimiento en tiempo real de las condiciones de los activos, alertando a toda la planta de qué tareas están pendientes para una revisión.

Sobre todo, rastree el resultado de las órdenes de trabajo aprobadas midiendo insights como la efectividad general del equipo para alcanzar los objetivos de mantenimiento de su planta.