Sistemas de órdenes de trabajo:una guía profesional para un mantenimiento eficiente

Comprensión de la orden de trabajo

Un sistema de órdenes de trabajo debe establecer claramente una solución que asigne la menor cantidad de tiempo y energía a los problemas de mantenimiento de activos. Las órdenes de trabajo individuales se pueden diferenciar en tipos bajo demanda o preventivos. 

Un ejemplo de bajo demanda es tener un ventilador para la circulación de aire que un día deja de girar. Por el contrario, un ejemplo de prevención es agregar aceite a un compresor de aire. De cualquier manera, deberá ser proactivo a la hora de detectar problemas menores que podrían derivar en una avería mayor. 

Al preparar las órdenes de trabajo de mantenimiento, detalla las instrucciones para tus técnicos y qué repuestos utilizar en el equipo afectado. Asegúrese de que estén tomando en serio las precauciones de seguridad usando EPP antes de llegar al sitio. Si no pueden encontrar la fuente de la falla, proporcióneles acceso a manuales y documentos que revelen el estado de la máquina. 

Cómo completar una orden de trabajo

En general, una plantilla de orden de trabajo consta de varias partes que permiten a los trabajadores de mantenimiento redactar órdenes de trabajo auténticas y sin errores. 

Nombre del activo

Identificar el equipo en el que se debe trabajar. Complete el ID del activo en mantenimiento y la calificación de prioridad si corresponde.  

Número de orden de trabajo

Cada orden de trabajo debe tener su propio número secuencial para que el proveedor pueda realizar un seguimiento de su progreso y ver qué tareas se han completado. 

Solicitar fecha/hora

Le informa cuándo se envió la solicitud de trabajo y le proporciona un plazo de la fecha de vencimiento prevista. 

Alcance del trabajo

¿Cuáles son las herramientas y piezas que utilizará para realizar el trabajo? ¿Qué habilidades y cualificaciones se requieren?

Departamento

Muestra quién redactó la orden de trabajo y el departamento desde donde se envió. 

Descripción del activo

Describa la condición actual del activo por lo que se vio, escuchó u olió para justificar el mantenimiento procesal. 

Asignar a

¿Quién tiene una vacante en su agenda para hacer el trabajo? Considere contratar a un contratista externo si se consideran necesarias reparaciones especializadas. 

Realizar una orden de trabajo

El estado de un activo monitoreado le indicará si una solicitud debe convertirse o no en una orden obligatoria. Tendría que evaluar el nivel de criticidad, el presupuesto disponible y la gravedad de un informe para determinar qué implica el trabajo. Asegúrese de tener una lista de verificación exhaustiva de todos los elementos reservados para cada orden de trabajo. Uno de ellos podría ser el de mantenimiento eléctrico, para que el mecánico pueda detectar una caja de interruptores defectuosa o un generador apagado. 

Lo importante es asegurarse de que su equipo tenga las habilidades y el equipo para hacer frente a todo tipo de escenario que pueda alterar la infraestructura clave de su organización. 

Función de orden de trabajo

Las órdenes de trabajo son documentos que autorizan las tareas que deben completar el mantenimiento, los inspectores de planta, los contratistas generales o los servicios de campo. La mayoría de los fabricantes los utilizan para identificar la causa raíz después de una auditoría de rutina. Esto no debe confundirse con una orden de compra en la que se suman los costos de los bienes y servicios prestados por proveedores externos. 

Son un método eficaz para recopilar datos sobre el uso de mano de obra o recursos parciales. Además de obtener varios indicadores de fallas, puede planificar con anticipación restauraciones y reemplazos de emergencia mediante medidas correctivas. 

Administrar órdenes de trabajo 

La mejor manera de implementar un sistema de gestión de órdenes de trabajo es utilizar POE designados para cada tarea. Está diseñado para procesar grandes volúmenes de solicitudes estandarizando los formularios con un documento adjunto para ayudar a retener datos precisos. 

Los seis pasos del flujo de la orden de trabajo se pueden resumir como:

1. Identificación de tareas
2. Creación de orden de trabajo
3. Aprobación de orden de trabajo 
4. Asignación de prioridad
5. Distribución y ejecución
6. Documentación de resultados 

Para flujos de trabajo complejos, es mejor administrarlos a través de un CMMS que viene instalado con una aplicación de programación de órdenes de trabajo. 

Aplicaciones de órdenes de trabajo

Un CMMS facilitará el proceso de la orden de trabajo de mantenimiento al mantener registros de su historial acumulativo de mantenimiento y reparación para que cada usuario reciba la misma versión de esos documentos. El software utiliza computación en la nube para respaldar las comunicaciones directas entre los miembros del equipo en un portal central donde las solicitudes de los técnicos se envían a través de formularios personalizados para automatizar la programación de los PM. 

Se puede acceder a muchas aplicaciones de órdenes de trabajo desde dispositivos móviles y de escritorio en caso de que los técnicos estén reparando equipos pesados o inspeccionando signos de desgaste. No solo eso, también obtiene información sobre sus operaciones gracias al seguimiento en tiempo real de las condiciones de los activos, alertando a toda la planta sobre qué tareas deben revisarse. 

Sobre todo, realice un seguimiento del resultado de las órdenes de trabajo aprobadas midiendo información como la efectividad general del equipo para lograr los objetivos de mantenimiento de su planta.