Reduzca gastos de transporte: Estrategias probadas para bajar costes de flota

Para operar una empresa de transporte rentable, es crucial reducir los costes de la flota de camiones tanto como sea posible, pero aún cumplir las entregas con la máxima eficiencia. El hecho es que controlar los costes operativos de flotas de camiones implica una serie de pasos en varios niveles de personal. Por ejemplo, si se pregunta cómo reducir los costes de transporte a nivel gerencial, primero observe las áreas en las que su empresa gasta más. Es probable que haya áreas donde pueda recortar costes superfluos.

Para más ideas sobre cómo bajar los costes de su empresa de transporte, considere los siguientes 10 cursos de acción.

Controle su presupuesto

Cuando dirige una empresa de transporte, uno de los mayores errores que puede cometer es no controlar su presupuesto puntualmente. Típicamente, una empresa contrata a un contable para hacer un estado de pérdidas y ganancias al cierre de cada año fiscal, y luego examina la tendencia.

Los gastos de su empresa pueden cambiar semanalmente, a menudo como resultado de decisiones que toma a lo largo de varios días de entregas. Por lo tanto, un control efectivo significa vigilar lo que gasta cada semana, y examinar a fondo su presupuesto al cierre de cada mes.

En casos donde los márgenes de beneficio de una empresa son bajos, la respuesta típica es buscar mayores ingresos para recuperar la pérdida. Sin embargo, en realidad es más fácil mejorar un margen de beneficio recortando gastos. Como tal, es crucial rastrear sus gastos semana a semana y mes a mes, y recortar sus gastos generales según las necesidades de sus operaciones.

Haga un inventario de elementos superfluos en su lista de gastos mensuales. Si hay algo que no está usando —especialmente si está consumiendo sus costes generales— elimine esos elementos o servicios de su presupuesto. Si puede reducir sus costes en $100 o más por semana, aumentará significativamente su margen de beneficio anual.

Mantenga a los conductores educados y responsables

Una debilidad común en la industria del transporte es la falta de experiencia gerencial entre los despachadores. En una industria tan grande y trascendental, cada conductor-gerente que encabeza una flota de 40 o más conductores está virtualmente funcionando como el jefe de un negocio de varios millones de dólares. Dado que muchos despachadores son promovidos a ese rol después de servir como conductores, algunas de las preocupaciones más complejas de la gestión les son ajenas.

Por ejemplo, las empresas de transporte a menudo pierden dinero cuando los despachadores fijan el objetivo en un kilometraje total, en lugar de kilometraje facturable. Este enfoque incentiva la prioridad equivocada, donde el conductor lucha por un cierto kilometraje con menos consideración por la eficiencia. En los peores escenarios, una empresa fijará un kilometraje semanal arbitrario que excede la distancia de las entregas totales de un conductor para una semana dada, y el despachador simplemente añade el exceso de kilometraje en vacío a la ecuación del conductor.

Las empresas que han reconocido estos errores han logrado recortar pérdidas y aumentar márgenes de beneficio incentivando la eficiencia facturable sobre el kilometraje bruto semanal. Estos remedios también se pueden aplicar a varias funciones superiores en la cadena de mando. Un ejemplo perfecto es cuando una empresa ofrece al director de mantenimiento el 10% de la cantidad que puedan ahorrar de un presupuesto anual. Si la empresa finalmente ahorra $500.000 al final del año fiscal, el director gana $50.000 extra.

Externalice contabilidad y recursos humanos

Las empresas más inteligentes son aquellas que se enfocan en sus fortalezas y delegan otras tareas a entidades mejor equipadas. En el caso de una pequeña empresa de transporte, la opción más sabia es que la gerencia se centre en lo que hace y sabe mejor —operar flotas, atender pedidos y organizar entregas— y contratar a un tercero para manejar tareas como facturación, nómina, seguros y recursos humanos.

Una de las mejores opciones de externalización para pequeñas empresas de transporte es inscribirse en una organización profesional de empleadores (PEO), que manejará las tareas relacionadas con la gestión de empleados y permitirá a la empresa centrarse plenamente en las operaciones de flota. La PEO, en efecto, servirá como empleador del personal de la empresa de transporte para fines de seguros y tributación.

Otra opción para empresas más pequeñas es asociarse con transportistas más grandes. De esta forma, el transportista más pequeño opera bajo la autoridad de la empresa más grande, y se beneficia de una infraestructura gerencial mejor equipada y organizada. El transportista mayor maneja seguros y facturación para la empresa menor, mientras que esta se centra en las operaciones de flota.

La tercera, y quizás mejor, opción es el enfoque combinado, donde el transportista pequeño firma con una PEO para temas de trabajadores y se asocia con un transportista mayor para responsabilidad civil de autos. Aunque estas opciones puedan parecer una cesión de control para los no iniciados, la externalización en realidad da a las pequeñas empresas de transporte más control sobre lo que hacen mejor.

Internalice y realice múltiples tareas

Mientras que algunos transportistas pueden ahorrar dinero externalizando ciertas tareas, otras empresas de transporte pueden ahorrar dinero cancelando servicios de terceros y realizando múltiples tareas internamente. Un área donde las empresas a menudo malgastan dinero es la generación de leads, que las empresas de transporte a menudo delegan a terceros. Sin embargo, los beneficios de coste de la generación de leads externalizada a menudo no suman para el transportista típico.

La mejor manera para que una empresa de transporte aproveche sus fortalezas internas es evaluar los conjuntos de habilidades de cada persona en plantilla y delegar multitareas según el nivel de habilidad. Así, puede lograr más desde dentro de la empresa y mantener el tamaño de la gerencia proporcional a la flota.

Como ha razonado el presidente de Heartland Express, Mike Gerdin, una empresa prudente emplea no más de un no conductor por cada cinco camiones. Las empresas típicas, por otro lado, emplean un no conductor por cada tres camiones.

Si ninguno de sus empleados actuales tiene una habilidad necesaria, anime a su personal a expandir sus horizontes tomando cursos en línea. Por ejemplo, no hay razón para que una empresa no pueda manejar encuestas y varias otras tareas de servicios administrativos. Cuantas más habilidades gane un personal unido, menos dinero tendrá que gastar en empleados superfluos y servicios de terceros.

Establezca protocolos de seguridad

Los transportistas más pequeños a menudo asumen que las lesiones son simplemente parte del negocio del transporte, pero esta es una suposición peligrosa que puede dejar a una empresa vulnerable a reclamaciones de compensación laboral. Por lo tanto, es crítico para todas las empresas de transporte, independientemente de su tamaño, adoptar una política de tolerancia cero hacia accidentes y lesiones, sin dejar piedra sin remover en el esfuerzo por maximizar la seguridad en todas las etapas de la operación.

Según el Departamento de Transporte de EE. UU., 2012 presenció 333.000 desastres viales y 4.000 fatalidades involucrando camiones. Los accidentes en carretera suelen ocurrir durante rutas largas en terreno sinuoso y clima hostil. Para reducir estos riesgos, es crucial que los gerentes de conductores capaciten a los conductores en conducción en clima adverso. Su empresa puede lograr esto realizando seminarios que enseñen habilidades sobre seguridad del conductor, reporte de accidentes, inspección de vehículos y prevención de lesiones.

Fomente la salud del conductor

Una de las realidades más desafortunadas del estilo de vida del transporte es que la comida saludable a menudo es difícil de encontrar durante rutas largas por autopistas rurales. En consecuencia, muchos conductores desarrollan malos hábitos alimenticios, lo que resulta en desnutrición y sus varios efectos adversos, como fatiga, irritabilidad y cambios de humor.

La falta de energía que a menudo resulta de una mala alimentación puede resultar en agotamiento del conductor, lo que aumenta el riesgo de accidentes en carretera. Por el bien de la salud del conductor, bienestar mental/físico y seguridad, es crucial fomentar una dieta equilibrada y descanso adecuado entre los conductores.

Para mantenerse motivados mientras están en movimiento, los conductores pueden cargar aplicaciones de motivación saludable en sus dispositivos móviles. Las aplicaciones también pueden ayudar a los conductores a encontrar recursos de comida saludable en rutas largas. En cualquier caso, las flotas son más eficientes, y por tanto más rentables, cuando los conductores están enérgicos y saludables.

Use combustible de calidad

Además de la depreciación de camiones con motor diésel, el combustible es el mayor gasto que las empresas de transporte incurren anualmente. Si bien el precio del combustible no se puede controlar, los conductores pueden hacer su parte para conservar combustible practicando una buena conducción. Del mismo modo, los gerentes de flota pueden aumentar la eficiencia del combustible realizando inspecciones regulares y mantenimiento oportuno de todos los vehículos en una flota.

Aunque puede —y debe— tomar medidas para mejorar la conservación de combustible, la lista de respuestas a los costes de combustible en espiral no incluye combustible más barato. Por el contrario, el combustible más barato puede ahorrarle dinero a corto plazo, pero llevar a un montón de costes adicionales a largo plazo.

Para empezar, el combustible barato carece de aditivos de refinación. Como tal, el combustible barato a menudo enviará depósitos a través de la cámara de combustión, inyectores y válvulas de un camión. Los depósitos y otras imperfecciones pueden llevar a fallos prematuros de piezas y un rendimiento general reducido del motor.

Los costes de reparación para camiones enfermos pueden ser un drenaje en el margen de beneficio de una empresa de transporte, sin embargo, puede reducir enormemente estos mismos gastos con mejores elecciones de combustible. Con combustible de alta calidad, puede obtener mejor kilometraje, motores más limpios y un rendimiento más robusto de los vehículos en su flota.

Reduzca el tiempo de ralentí

Uno de los hábitos más derrochadores, pero a menudo pasados por alto, de los conductores es el ralentí, que consume combustible y energía del motor a pesar de que el vehículo no se está moviendo. Cuando considera la medida en que los costes de ralentí pueden sumar, incluso para conductores de autos compactos, el problema es serio cuando se toman en cuenta camiones comerciales. Simplemente, el ralentí acelera el consumo de combustible y pone desgaste adicional en los motores, ambos de los cuales pueden comer los márgenes de beneficio de una empresa de transporte.

Es cierto, hay veces que el ralentí es imposible de evitar, como cuando un camión está atascado en tráfico o detenido en una intersección. De lo contrario, no hay razón para que un conductor deje un camión en ralentí, ni siquiera cuando se detiene para hacer una entrega rápida o tomar un descanso momentáneo en la carretera.

De hecho, si un vehículo debe mantenerse quieto por más de 10 segundos —ya sea fuera de la carretera o en un estacionamiento— corte el motor. Diez segundos de ralentí queman más combustible que el proceso de encendido. En el transcurso de un año, arrancar un motor varias veces en un día dado causará solo un desgaste y consumo de combustible mínimos, mientras que unos minutos de ralentí por día podrían llevar a costes mucho mayores, especialmente cuando varios conductores dentro de una flota tienen hábitos de ralentí.

Planifique rutas sabiamente

Las empresas de transporte pueden ahorrar sumas significativas de dinero planificando las rutas más eficientes a cada destino. A menudo, las empresas despachan camiones exclusivamente por rutas principales a ubicaciones de entrega específicas. En algunos casos, rutas alternativas pueden ser más cortas y tener menos paradas, pero estas rutas simplemente no están en el radar de los gerentes de flota.

Cada vez que una flota de camiones comerciales encuentra rutas más rápidas para despachar camiones, la empresa obtiene los siguientes beneficios:

• Conservación de combustible
• Reducción de emisiones de gases
• Reducción del desgaste del motor
• Finalización más rápida de entregas

Además, las rutas más rápidas a menudo son más seguras debido a menos tráfico, lo que reduce la posibilidad de accidentes. La reducción del tráfico en sí también es mejor para los motores y la eficiencia del combustible, ya que hay menos ralentí en las rutas en cuestión.

Hoy, la eficiencia en el enrutamiento es más fácil que nunca de lograr, gracias a las diversas aplicaciones de enrutamiento ahora disponibles. Una aplicación optimizadora de rutas guiará a cada conductor por las rutas más cortas y eficientes en combustible hacia y desde cada destino de entrega.

Inspeccione los neumáticos y el motor regularmente

Las inspecciones rutinarias de los neumáticos y las piezas del motor son cruciales para la seguridad y operatividad de todos los camiones que componen una flota. Estos pasos ayudarán a asegurar un rendimiento más fiable de cada camión y reducir la frecuencia de averías repentinas e imprevistas. El mantenimiento preventivo puede ser un gran ahorro de dinero, ya que los costes de reparación de emergencia son típicamente de tres a nueve veces los de reparaciones planificadas.

Cuando los neumáticos están mal alineados o inflados de forma desigual, un camión termina quemando más combustible, ya que el motor trabaja más para compensar. Con inspecciones regulares de neumáticos, un camión tendrá mayor eficiencia de combustible, porque puede detectar y resolver problemas temprano antes de que se vuelvan costosos.

Idealmente, los conductores deberían revisar sus neumáticos entre cada despacho. Para el mejor rendimiento con máximo ahorro, haga recauchutar los neumáticos periódicamente. Los neumáticos recauchutados pueden durar hasta 120.000 millas adicionales a solo un tercio del coste de neumáticos nuevos.

Resumen sobre cómo reducir costes de transporte

Recortar costes de flota es más que solo fijarse en un área de gasto excesivo, porque es probable que se pierda varias otras. Solo puede esperar reducir significativamente los costes de su empresa de transporte si examina constantemente la calidad de sus camiones y establece las mejores metodologías de capacitación para sus conductores. Mientras tanto, controlar los costes operativos de flotas de camiones requiere enrutamiento óptimo y manejo competente de todas las tareas asociadas con facturación, seguros y recursos humanos.

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