Cómo reducir los costos de transporte por carretera

Para operar una empresa de camiones rentable, es crucial reducir los costos de la flota de camiones tanto como sea posible, y aún así cumplir con las entregas con la máxima eficiencia. El hecho es que controlar los costos operativos de las flotas de camiones implica una variedad de pasos en varios niveles de personal. Por ejemplo, si se pregunta cómo reducir los costos de transporte por carretera a nivel gerencial, primero eche un vistazo a las áreas en las que su empresa gasta más. Lo más probable es que haya áreas en las que pueda eliminar costos superfluos de la ecuación.

Para obtener más ideas sobre cómo reducir los costos de su empresa de transporte, considere los siguientes 10 cursos de acción.

Haga un seguimiento de su presupuesto

Cuando dirige una empresa de camiones, uno de los mayores errores que puede cometer es no realizar un seguimiento de su presupuesto de manera oportuna. Por lo general, una empresa contratará a un contador para que haga un estado de pérdidas y ganancias al cierre de cada año fiscal y luego examine la tendencia.

Los gastos de su empresa pueden cambiar semanalmente, a menudo como resultado de las decisiones que toma en el transcurso de varios días de entregas. Por lo tanto, un seguimiento efectivo significa controlar lo que gasta cada semana y examinar minuciosamente su presupuesto al cierre de cada mes.

En los casos en que los márgenes de beneficio de una empresa son inferiores, la respuesta típica es apuntar a mayores ganancias como medio para recuperar la pérdida. Sin embargo, en realidad es más fácil aumentar el margen de beneficio reduciendo los gastos. Como tal, es fundamental realizar un seguimiento de sus gastos de semana a semana y de mes a mes, y recortar sus gastos generales de acuerdo con las necesidades de sus operaciones.

Haga un inventario de los artículos superfluos en su lista de gastos mensuales. Si hay algo que no está usando, especialmente si está afectando sus costos generales, elimine esos artículos o servicios de su presupuesto. Si puede reducir sus costos en $100 o más por semana, aumentará significativamente su margen de ganancias anual.

Mantenga a los conductores educados y responsables

Una debilidad común en la industria del transporte por carretera es la falta de experiencia gerencial entre los despachadores. En una industria tan grande y consecuente, cada conductor-gerente que dirige una flota de aproximadamente 40 conductores está funcionando virtualmente como el jefe de un negocio multimillonario. Dado que una gran cantidad de despachadores son promovidos a ese rol después de cumplir un tiempo como conductores, algunas de las preocupaciones más complejas de la administración son ajenas a los conductores-gerentes.

Por ejemplo, las empresas de conducción a menudo pierden dinero cuando los despachadores establecen el objetivo de un kilometraje total, en lugar de un kilometraje facturable. Este enfoque incentiva la prioridad equivocada, en la que el conductor se esfuerza por lograr un cierto kilometraje con menos consideración por la eficiencia. En el peor de los casos, una empresa establecerá un kilometraje semanal arbitrario que se extiende más allá de la distancia de las entregas totales de un conductor para una semana determinada, y el despachador simplemente elimina el exceso de kilometraje en la ecuación del conductor.

Las empresas que han reconocido estos errores han logrado reducir las pérdidas y aumentar los márgenes de beneficio al incentivar semanalmente la eficiencia facturable sobre el kilometraje bruto. Estos remedios también se pueden aplicar a varias funciones superiores en la cadena de mando. Un ejemplo perfecto es cuando una empresa ofrece a un director de mantenimiento el 10 por ciento de cualquier cantidad que pueda ahorrar de un presupuesto anual. Si la empresa finalmente ahorra $500,000 al final del año fiscal, el director gana $50,000 adicionales.

Externalizar Contabilidad y Recursos Humanos

Las empresas más inteligentes son aquellas que se enfocan en sus fortalezas y delegan otras tareas a entidades mejor equipadas. En el caso de una pequeña empresa de camiones, la elección más sabia es que la gerencia se concentre en lo que hacen y saben mejor, como operar flotas, enviar pedidos y organizar entregas, y contratar a un tercero para que se encargue de tareas como facturación, nómina, seguros y recursos humanos.

Una de las mejores opciones de subcontratación para las pequeñas empresas de camiones es inscribirse en una organización profesional de empleadores (PEO, por sus siglas en inglés), que se encargará de las tareas relacionadas con la gestión de empleados y permitirá que la empresa se concentre por completo en las operaciones de la flota. El PEO, en efecto, actuará como empleador del personal de la empresa de camiones para propósitos de seguros e impuestos.

Otra opción para las empresas más pequeñas es asociarse con transportistas de camiones más grandes. De esta manera, el transportista más pequeño transporta bajo la autoridad de la empresa más grande y se beneficia de la infraestructura de gestión mejor equipada y organizada. El transportista más grande maneja el seguro y la facturación de la empresa más pequeña, mientras que el último se enfoca en las operaciones de la flota.

La tercera opción, y quizás la mejor, es el enfoque combinado, donde el pequeño transportista firma con una PEO para los problemas de los trabajadores y se asocia con un transportista más grande para la responsabilidad civil del automóvil. Si bien estas opciones pueden parecer una cesión de control a los no iniciados, la subcontratación en realidad les da a las empresas de camiones más pequeñas más control sobre lo que hacen mejor.

Insource y multitarea

Mientras que algunos transportistas pueden ahorrar dinero subcontratando ciertas tareas, otras empresas de camiones pueden ahorrar dinero cancelando servicios de terceros y realizando múltiples tareas internamente. Un área en la que las empresas suelen malgastar el dinero es la tarea de generación de clientes potenciales, que las empresas de camiones suelen delegar a terceros. Sin embargo, los beneficios de costos de la generación de prospectos subcontratados a menudo no se suman para el operador típico.

La mejor manera para que una empresa de camiones aproveche sus fortalezas internas es evaluar los conjuntos de habilidades de cada persona en el personal y delegar la multitarea según el nivel de habilidad. De esta manera, puede lograr más desde dentro de la empresa y mantener el tamaño de la gestión proporcional a la flota.

Como ha razonado el presidente de Heartland Express, Mike Gerdin, una empresa prudente no emplea a más de un no conductor por cada cinco camiones. Las empresas típicas, por otro lado, emplean un no conductor por cada tres camiones.

Si ninguno de sus empleados actuales tiene la habilidad necesaria, anime a su personal a expandir sus horizontes tomando cursos en línea. Por ejemplo, no hay razón para que una empresa no pueda manejar la realización de encuestas y otras tareas de servicios administrativos. Cuantas más habilidades se adquieran entre un personal muy unido, menos dinero tendrá que gastar en empleados extraños y servicios de terceros.

Establecer protocolos de seguridad

Los transportistas más pequeños a menudo asumen que las lesiones son simplemente parte del negocio de camiones, pero esta es una suposición peligrosa que puede dejar a una empresa vulnerable a los reclamos de compensación para trabajadores. Por lo tanto, es fundamental que todas las empresas de camiones, independientemente de su tamaño, adopten una política de tolerancia cero con respecto a los accidentes y las lesiones, en la que no dejen piedra sin remover en un esfuerzo por maximizar la seguridad en todas las etapas de la operación.

Según el Departamento de Transporte de EE. UU., en 2012 se produjeron 333 000 desastres viales y 4000 muertes relacionadas con camiones. Los accidentes en la carretera generalmente ocurren durante rutas largas en terreno sinuoso y en clima hostil. Para reducir estos riesgos, es crucial que los conductores-gerentes capaciten a los conductores en la conducción en condiciones climáticas adversas. Su empresa puede lograr esto organizando seminarios que enseñen habilidades sobre la seguridad del conductor, informes de accidentes, inspección de vehículos y prevención de lesiones.

Fomentar la salud del conductor

Una de las realidades más desafortunadas del estilo de vida de los camioneros es que, a menudo, es difícil conseguir alimentos saludables durante las largas rutas a lo largo de las carreteras rurales. En consecuencia, muchos conductores desarrollan malos hábitos alimenticios, lo que resulta en desnutrición y sus diversos efectos nocivos, como fatiga, irritabilidad y cambios de humor.

La falta de energía que a menudo resulta de una mala alimentación puede provocar el agotamiento del conductor, lo que aumenta el riesgo de accidentes en la carretera. Por el bien de la salud, el bienestar físico y mental y la seguridad de los conductores, es fundamental fomentar una dieta equilibrada y un descanso adecuado entre los conductores.

Para mantenerse animados mientras están en movimiento, los conductores pueden cargar aplicaciones de motivación para la salud en sus dispositivos móviles. Las aplicaciones también pueden ayudar a los conductores a encontrar recursos alimentarios saludables a lo largo de rutas largas. En cualquier caso, las flotas son más eficientes y, por lo tanto, más rentables cuando los conductores son enérgicos y saludables.

Utiliza combustible de calidad

Aparte de la depreciación de los camiones con motor diesel, el combustible es el gasto más grande en el que incurren las empresas de camiones anualmente. Si bien el precio del combustible no se puede controlar, los conductores pueden hacer su parte para conservar el combustible practicando una buena conducción. Del mismo modo, los administradores de flotas pueden aumentar la eficiencia del combustible mediante la realización de inspecciones periódicas y el mantenimiento oportuno de todos los vehículos de una flota.

Aunque puede, y debe, tomar medidas para mejorar la conservación del combustible, la lista de respuestas a los costos de combustible en espiral no incluye combustible más barato. Por el contrario, el combustible más barato puede ahorrarle dinero a corto plazo, pero genera una gran cantidad de costos adicionales a largo plazo.

Para empezar, el combustible barato carece de aditivos refinadores. Como tal, el combustible barato a menudo enviará depósitos a través de la cámara de combustión, los inyectores y las válvulas de un camión. Los depósitos y otras imperfecciones pueden provocar fallas prematuras en las piezas y un rendimiento general reducido del motor.

Los costos de reparación de camiones averiados pueden ser una carga para el margen de ganancias de una empresa de camiones, pero puede reducir en gran medida estos mismos gastos con mejores opciones de combustible. Con combustible de alta calidad, puede obtener un mejor kilometraje, motores más limpios y un rendimiento más sólido de los vehículos de su flota.

Reducir el tiempo de inactividad

Uno de los hábitos más derrochadores, pero a menudo pasado por alto, de los conductores es el ralentí, que consume combustible y potencia del motor a pesar de que el vehículo ni siquiera se está moviendo. Cuando considera hasta qué punto los costos de inactividad pueden acumularse, incluso para los conductores de automóviles compactos, el problema es grave cuando se toman en consideración los camiones comerciales. En pocas palabras, el ralentí acelera el consumo de combustible y aumenta el desgaste de los motores, los cuales pueden reducir los márgenes de ganancias de una empresa de camiones.

Por supuesto, hay momentos en que es imposible evitar el ralentí, como cuando un camión se atasca en el tráfico o se detiene en una intersección. De lo contrario, no hay motivo para que un conductor deje un camión al ralentí, ni siquiera cuando lo detengan para dejarlo rápidamente o para tomar un descanso momentáneo en la carretera.

De hecho, si un vehículo debe permanecer inmóvil durante más de 10 segundos, ya sea fuera de la carretera o en un estacionamiento, apague el motor. Diez segundos de ralentí queman más combustible que el proceso de encendido. En el transcurso de un año, poner en marcha un motor varias veces en un día determinado solo causará un desgaste y un consumo de combustible mínimos, mientras que unos pocos minutos al ralentí por día podrían generar costos mucho mayores, especialmente cuando varios conductores dentro de una flota tienen ralentí. hábitos.

Planifique rutas sabiamente

Las empresas de camiones pueden ahorrar importantes sumas de dinero al planificar las rutas más eficientes para cada destino. A menudo, las empresas envían camiones exclusivamente a lo largo de las rutas principales a lugares de entrega específicos. En algunos casos, las rutas alternativas pueden ser más cortas y tener menos paradas, pero estas rutas simplemente no están en el radar de los administradores de flotas.

Cada vez que una flota de camiones comerciales encuentra rutas más rápidas para enviar camiones, la empresa obtiene los siguientes beneficios:

• Conservación de combustible
• Reducción de las emisiones de gases
• Reducción del desgaste del motor
• Finalización más rápida de las entregas

Además, las rutas más rápidas suelen ser más seguras debido al menor tráfico, lo que reduce la posibilidad de accidentes. La reducción del tráfico en sí también es mejor para los motores y la eficiencia del combustible, ya que hay menos ralentí a lo largo de las rutas en cuestión.

Hoy en día, la eficiencia de enrutamiento es más fácil que nunca de lograr, gracias a las diversas aplicaciones de enrutamiento ahora disponibles. Una aplicación de optimización de rutas guiará a cada conductor por las rutas más cortas y de menor consumo de combustible hacia y desde cada destino de entrega.

Inspeccione los neumáticos y el motor periódicamente

Las inspecciones de rutina de los neumáticos de los camiones y las piezas del motor son cruciales para la seguridad y la operatividad de todos los camiones que componen una flota. Estos pasos ayudarán a garantizar un rendimiento más confiable de cada camión y reducirán la frecuencia de averías repentinas e imprevistas. El mantenimiento preventivo puede suponer un gran ahorro de dinero, ya que los costes de reparación de emergencia suelen oscilar entre tres y nueve veces los de las reparaciones planificadas.

Cuando las llantas están mal alineadas o infladas de manera desigual, un camión termina quemando más combustible, ya que el motor trabaja más para recuperar la holgura. Con inspecciones periódicas de los neumáticos, un camión tendrá una mayor eficiencia de combustible, ya que puede detectar y resolver los problemas antes de que se vuelvan costosos.

Idealmente, los conductores deberían revisar sus llantas entre cada despacho. Para obtener el mejor rendimiento con el máximo ahorro, haga recauchutar los neumáticos periódicamente. Los neumáticos recauchutados pueden durar hasta 120 000 millas adicionales a solo un tercio del costo de los neumáticos nuevos.

Resumen sobre cómo reducir los costos de transporte por carretera

Reducir los costos de la flota es más que fijarse en un área de gastos excesivos, porque es probable que se pierdan varias otras. Solo puede esperar reducir significativamente los costos de su empresa de camiones si examina constantemente la calidad de sus camiones y establece las mejores metodologías de capacitación para sus conductores. Mientras tanto, controlar los costos operativos de las flotas de camiones requiere un enrutamiento óptimo y un manejo competente de todas las tareas asociadas con la facturación, los seguros y los recursos humanos.

Para servicios de reparación de vehículos comerciales, comuníquese con NMC Truck Center para obtener más información.