Dos preguntas importantes sobre la configuración de CMMS:respondidas

Hay dos preguntas que me hacen con frecuencia cuando hablo con nuevos clientes que están en el proceso de configurar su primer CMMS. Preguntan:"¿Qué activos debo incluir en mi CMMS?" que es seguido rápidamente por "¿Cómo debo organizar el árbol de activos?"

Desafortunadamente, las circunstancias individuales son muy importantes al momento de dar consejos sobre estas preguntas y las respuestas a menudo comienzan con "Depende ...". Veamos las cosas en las que debe pensar cuando intente determinar qué activos debe incluir en su CMMS.

¿Qué activos debería incluir en su CMMS?

Hay dos consideraciones principales que le ayudarán a determinar qué activos incluir en su CMMS.

• Primero, su CMMS debe ser funcional:para usted, su personal y sus solicitantes invitados.
• En segundo lugar, debería poder extraer datos significativos de su CMMS

Su GMAO debería funcionar

La funcionalidad óptima se produce cuando su CMMS tiene suficientes activos para que sus usuarios puedan seleccionar rápidamente el activo correcto, sin verse abrumados por los detalles.

Por ejemplo, en una escuela, sería prudente incluir en el CMMS un activo “sistema de iluminación” en cada aula; en este escenario, un usuario podría seleccionar fácilmente el sistema de iluminación en el Aula A001 y pedirle a un técnico que reemplace la bombilla. Por el contrario, no sería prudente incluir cada bombilla en cada aula, porque a un usuario le resultaría muy difícil decir si es la luz número 4 o la número 5 en el aula A001 la que se ha fundido. En cualquier caso, el técnico asistirá al aula y luego buscará la luz rota para arreglar. Demasiados detalles no tienen sentido cuando se trata de los aspectos prácticos del mantenimiento.

Elija un nivel de detalle de los activos que ayude y no obstaculice a las personas que utilizan el CMMS.

¿Puede extraer datos significativos de su CMMS?

Si desea extraer datos significativos de su CMMS, debe tener suficientes detalles sobre los activos que incluye. Sin este detalle, nunca podrá identificar los tipos de activos en los que está gastando demasiado.

Volviendo al ejemplo de la escuela, las aulas individuales no deberían ser el activo más detallado en el CMMS. Es aconsejable tener el sistema de iluminación para cada salón de clases incluido en el CMMS, así como los sistemas de aire acondicionado y calefacción. Con esta configuración será fácil diferenciar el dinero de mantenimiento gastado en sistemas de iluminación, aire acondicionado y calefacción en toda la escuela.

En resumen, debe hacer que los activos sean lo suficientemente detallados como para poder examinar los costos, pero no demasiado detallados para que un usuario generalmente inteligente no pueda elegir fácilmente el activo correcto de una lista.

¿Cómo debo organizar mi árbol de activos?

Un árbol de activos es el sistema mediante el cual se organizan sus activos en su CMMS. Por ejemplo, configuré un CMMS para mi casa. En el árbol de activos de mi casa, el "Frigorífico" es un activo secundario de la "cocina" y la "cocina" es, en sí misma, un activo secundario de "Mi casa".

Debe configurar su árbol de activos de tal manera que sea fácil para las personas que realizan el mantenimiento encontrar el activo. Al pensar en esto, considere cómo describiría dónde encontrar el activo si estuviera hablando por teléfono. Probablemente diría "La nevera de la cocina ha dejado de funcionar". Esto deja en claro que no está hablando de la nevera de cerveza en el garaje exterior. Si su instalación va a tener más de un activo del mismo tipo, también ayuda tener una convención de nomenclatura de activos para que no haya ambigüedad sobre a qué activo se hace referencia.

En resumen, debe organizar su árbol de activos para que las cosas se puedan encontrar fácilmente.

El sistema descrito anteriormente está bien para artículos que están estacionarios, pero ¿qué pasa con los activos como vehículos o carros de soldadura que son móviles y se encuentran en diferentes ubicaciones en diferentes momentos? Debería preguntarse nuevamente "¿cómo describiría esto por teléfono?" Con este enfoque, probablemente encontrará una buena manera de recopilar sus activos en el árbol. Por ejemplo, su árbol de activos podría agrupar todos sus vehículos como activos secundarios de "Flota móvil", y su carro de soldadura podría agruparse en "Herramientas de taller móviles". Es importante destacar que los usuarios de su sistema deben poder encontrar el activo que desean de forma rápida y lógica.

¿Cuántos activos debo incluir en mi árbol de activos?

Hemos realizado un análisis de la cantidad de activos incluidos en el árbol de activos de las empresas que han implementado con éxito nuestro CMMS. Definimos una empresa exitosa como aquella que todavía está usando su CMMS más de 2 meses después de la primera compra y no ha dejado de usarlo. Los resultados se muestran a continuación. Está muy claro que una empresa con más de 25 activos por usuario tiene más éxito con su implementación de CMMS que una con 25 activos por usuario o menos. Agregar rápidamente 25 o más activos es una excelente manera de asegurarse de que su CMMS comience de la manera correcta.