Azotes con lápiz:cuando un cuadro de mando saludable es demasiado bueno para ser verdad

Seamos realistas, todo el mundo toma atajos de vez en cuando. Puede sentirse genial deshacerse de una tarea que no agrega valor o que ocupa demasiado de su valioso tiempo. Sin embargo, cuando se trata de operaciones de mantenimiento, tratar de realizar las tareas diarias puede ser un problema. Desafortunadamente, el trabajo de forja se ha vuelto tan común en el mundo del mantenimiento que se ha ganado su propio apodo:azotar con lápiz. Hoy veremos por qué sucede, por qué es un problema y qué herramientas se pueden usar para combatirlo.

¿Qué es azotar con lápiz?

En pocas palabras, azotar con lápiz se refiere a firmar un trabajo que nunca se completó realmente, ya sea una inspección, un mantenimiento preventivo o un control de calidad, cualquier cosa destinada a evitar una posible avería. Los azotes con lápiz ocurren con mayor frecuencia a nivel técnico, y aunque a simple vista puede parecer un problema de pereza, en realidad hay muchas razones por las que el trabajo puede terminar con el lápiz.

Razones para batir el lápiz

1. Demasiadas tareas, muy pocos técnicos

El ciclo de mantenimiento ideal consta de cuatro etapas:planificación, ejecución, verificación y actuación. Planificar y hacer se refieren a programar y completar tareas, y verificar y actuar se refieren a analizar el trabajo que se realizó y realizar mejoras basadas en los resultados de esas verificaciones.

En un mundo perfecto, todo el mantenimiento planificado que se complete se evaluará posteriormente para garantizar que se realizó correctamente y se logró el resultado esperado. Los gerentes de mantenimiento pueden usar los resultados de ese análisis para planificar mejor el mantenimiento la próxima vez.

Por supuesto, ninguna operación de mantenimiento es perfecta. En el mundo real, los técnicos pueden sentirse abrumados por la gran cantidad de tareas que se espera que completen, y los gerentes están demasiado abrumados por el papeleo y otras tareas administrativas para poder verificar y hacer ajustes en el programa de mantenimiento preventivo. Aquí es donde a menudo comienza el azote del lápiz. Sin la optimización de PM, el alcance puede ocurrir rápidamente y las cosas pueden salirse de control, lo que hace que tanto los técnicos como los gerentes sientan que es más fácil decir que el trabajo se completó, incluso cuando no lo estaba.

2. Los técnicos están perdiendo el punto

Si hay una tarea que un técnico debe completar, debe saber bien por qué esa tarea debe completarse. Sin embargo, hay dos casos en los que los técnicos pueden no hacer esa conexión.

La primera instancia ocurre cuando se espera que un técnico complete una inspección como parte de una tarea de monitoreo de condición. El propósito del monitoreo basado en el estado es liberar el tiempo que normalmente se dedica a reparaciones preventivas o reemplazos. Sin embargo, si un técnico está completando inspecciones como parte de una estrategia basada en la condición, y esas inspecciones pasan cada vez, es posible que simplemente dejen de hacer esa inspección por completo, pensando que es una tarea inútil. Es importante usar el intervalo P-F para encontrar el punto óptimo donde una inspección fallará con la frecuencia suficiente para que un técnico sienta que es una tarea intencionada de completar.

Otra razón por la que un técnico puede no ver el sentido de completar una tarea es simplemente porque la gerencia no le ha comunicado de manera efectiva el motivo de la tarea. Como dijimos antes, sus técnicos deben saber por qué están completando las tareas que se les solicitó. Si la gerencia no está comunicando de manera efectiva por qué se debe hacer algo, y parece que no hay una consecuencia aparente de no completar esa tarea, podría terminar con un lápiz.

3. Existe presión para mejorar las métricas, sin un plan real de mejora

El mundo del mantenimiento se rige por métricas:es la forma en que una organización sabe que está realizando (o no logrando) mejoras. Sin embargo, como el líder de ingenieros de Fiix Solutions, Stuart Fergusson, comentó recientemente en el podcast Rooted in Reliability, cuando una organización prioriza los números sobre la realidad cotidiana de sus empleados, habrá golpes de lápiz simplemente para mantener a la gerencia apaciguada.

Como dijo Fergusson durante su aparición en el podcast, "Los azotes con lápiz siempre aparecen en métricas rezagadas". Para aclarar, las métricas rezagadas son las métricas más amplias y de mayor envergadura que operan como objetivos a largo plazo para que el equipo trabaje. Si una organización establece objetivos poco realistas para métricas rezagadas, entonces el trabajo que afecta a las métricas principales (día a día) se verá afectado. Si los objetivos de las métricas son inalcanzables o abrumadores para los técnicos, las tareas podrían resultar muy complicadas para mantener las apariencias.

El hilo conductor:un problema cultural

Hay una serie de razones diferentes por las que algo puede resultar aplastado, pero cada una apunta a la misma raíz del problema:un problema cultural. Ya sea que se firme el trabajo porque los técnicos están abrumados o porque no ven el punto, la responsabilidad recae en la gerencia para comunicar la importancia y el motivo detrás del trabajo. También se deben implementar procesos que aseguren que los técnicos estén haciendo el trabajo necesario, que agregue valor y sea manejable.

Cómo evitar que el lápiz se golpee

El azote con lápiz solo ocurre en lugares donde tiene la oportunidad de prosperar. Afortunadamente, hay una serie de soluciones que una organización puede emplear para mantenerla a raya.

En primer lugar, es fundamental adoptar medidas para fomentar una cultura de transparencia y respeto mutuo entre los técnicos y la dirección. Esto significa crear y mantener una atmósfera en la que los técnicos se sientan cómodos al hacer preguntas y expresar sus inquietudes. También significa establecer un entorno de confianza en el que los técnicos sientan que sus preocupaciones están siendo escuchadas y atendidas.

El software de gestión de mantenimiento también es una gran solución para generar responsabilidad en todos los niveles. El uso de un CMMS para programar y rastrear el trabajo les brinda a los gerentes de mantenimiento una imagen más precisa de cuántas tareas están programando realmente y si es una cantidad razonable para asignar. Además, tener un panel que muestre una vista rápida de los KPI brinda una mejor perspectiva de lo que realmente está sucediendo para que los gerentes puedan planificar mejor el trabajo y tomar decisiones diarias que respalden esas métricas.

Para los técnicos, tener una aplicación CMMS en su dispositivo móvil que les permite realizar un seguimiento del trabajo a medida que lo completan hace que sea más difícil marcar con lápiz, ya que necesitan ingresar datos, como las piezas utilizadas y cuándo se inició y completó la orden de trabajo. Es más, tener la oportunidad de agregar comentarios a una inspección a través de un CMMS les brinda a los técnicos un medio inmediato de retroalimentación donde los próximos pasos se comunican claramente.

Agregar notificaciones a través de un CMMS a los activos que son clave para la operación de su organización agrega un nivel de transparencia en torno a cada orden de trabajo que se realiza en ese activo. Además, poder agregar manuales de usuario a un CMMS le brinda a cada técnico la información que necesita para completar cualquier tarea en un activo.

El resultado final:cree responsabilidad desde arriba hacia abajo

Como puede ver, azotar con lápiz rara vez es el problema y, por lo general, un síntoma de un problema cultural mayor. Asegurarse de que se cuente con la cultura y las herramientas adecuadas contribuirá en gran medida a prevenir los golpes de lápiz.