Libera el poder de tu CMMS

Un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) correctamente configurado y utilizado es un elemento fundamental de todo programa exitoso de mantenimiento y confiabilidad. Sin embargo, la implementación de esta tecnología por sí sola no garantizará que los usuarios logren una mayor eficiencia o el máximo valor de su inversión. Tratar de obtener valor solo de la tecnología es como tratar de pararse en un taburete de tres patas al que le faltan dos patas. Los otros dos elementos críticos (patas de este taburete) son procesos de trabajo bien diseñados y personas comprometidas.

Nosotros, como comunidad de mantenimiento y confiabilidad, necesitamos educar a nuestra gerencia y compañeros de trabajo sobre los beneficios y el valor potencial que aporta un CMMS a toda la organización, no solo al departamento de mantenimiento. Empoderar y alentar al personal de la planta para que aprenda a utilizar esta herramienta fundamental puede generar grandes dividendos para mejorar el rendimiento de la planta y aumentar la eficiencia de los programas de mantenimiento y confiabilidad. A través de un mejor análisis de fallas de activos, utilización de recursos y costos de oportunidad perdida, un CMMS ayuda a simplificar el proceso de implementación de estrategias de mantenimiento de valor agregado que se enfocan en la eliminación de fallas y mitigación de riesgos en los activos que tienen el mayor impacto en la seguridad y disponibilidad de la planta.

También necesitamos procesos de trabajo bien diseñados que se centren en utilizar las características de nuestro CMMS para documentar las actividades de mantenimiento en apoyo del análisis mencionado anteriormente con un fuerte énfasis en la responsabilidad para asegurar que se realice una entrada de datos consistente y precisa. Aunque la gestión de inventario y repuestos es un componente integrado importante de un CMMS valioso, este artículo se centrará en el valor que se puede obtener cuando se optimizan los componentes del equipo y de la orden de trabajo.

Un punto clave para recordar es que el CMMS es solo un facilitador para una fuerza laboral comprometida que utiliza procesos de trabajo bien diseñados. Debe considerar y desarrollar estos tres elementos (tecnología, procesos y personas) si desea obtener valor de su CMMS.

No puede administrar lo que no mide

Aquellos de nosotros que usamos nuestro CMMS como nada más que un sistema de órdenes de trabajo electrónicas, realmente nos estamos perdiendo los beneficios de capturar y analizar datos poderosos que se pueden comunicar a través de una organización para impactar las decisiones comerciales clave que involucran las operaciones y el mantenimiento de una instalación. Cualquier cantidad de métricas definidas por el usuario pueden ser respaldadas por datos extraídos de un CMMS y luego utilizados por los profesionales de mantenimiento y confiabilidad, así como por el liderazgo de la planta para administrar los activos y recursos (tanto personal como capital) con el objetivo común de la excelencia operativa.

Las métricas se pueden diseñar para revelar cosas tales como si las estrategias de mantenimiento actuales agregan valor y son efectivas; el impacto financiero de la confiabilidad de los activos asociado con fallas de equipos y costos de oportunidad perdida; datos de mano de obra y costos asociados con áreas, sistemas o tipos de activos particulares de la planta; historial de fallas de activos por tipo de activo y causa de la falla; o el número de horas de trabajo de mantenimiento reactivo versus el número de horas de trabajo de mantenimiento proactivo.

La clave para obtener información significativa de un CMMS es definir sus objetivos, considerar los datos que respaldarían esos objetivos y crear / editar nombres de campo y atributos dentro del CMMS que se pueden usar para proporcionar datos de rendimiento importantes que reflejen el progreso hacia sus metas establecidas . Algunos ejemplos comunes de atributos necesarios para organizar los datos de CMMS para el análisis incluyen tipo de trabajo (correctivo, preventivo, predictivo, etc.), prioridad de trabajo (1, 2, 3 o A, B, C), grupo de activos (bomba, ventilador, válvula , etc.), tipo de activo (centrífugo, paletas axiales, etc.), códigos de falla (cojinete, impulsor, acoplamiento, etc.), así como otros atributos de trabajo clave para abordar los controles ambientales, la gestión de la seguridad de los procesos, etc.

Cuando se configura con algunos de estos atributos clave, el CMMS se convierte en una herramienta esencial en la documentación y análisis del equipo y el historial de trabajo que puede mejorar nuestra capacidad para identificar y comprender las fallas del equipo y las características del flujo de trabajo de mantenimiento que influyen significativamente en el enfoque de mantenimiento y el desarrollo de la estrategia. .

Si se encuentra actualmente en un modo de mantenimiento reactivo, la capacidad de extraer datos de un CMMS que admite un análisis de Pareto simple para identificar a primera vista a un nivel macro, dónde se gastan la mayoría de sus horas de trabajo (Figura 1) o dónde se gastan las mayores La existencia de costos de mantenimiento y / o pérdida de oportunidad es un primer paso sólido. Luego, puede hacer un seguimiento con una mirada más profunda a los activos específicos que son los principales contribuyentes y profundizar rápidamente en las causas subyacentes. Al final, puede tomar decisiones más informadas basadas en datos que influirán positivamente en los procedimientos operativos de los activos, las estrategias de mantenimiento, los diseños de ingeniería o los requisitos de compra enfocados en eliminar el mecanismo de falla observado y su impacto negativo en la seguridad del personal y el resultado final.

Este proceso de análisis simple y eficiente es posible porque nos tomamos el tiempo para configurar el CMMS de una manera que respaldaría nuestros objetivos deseados, definir e implementar el proceso de trabajo y los requisitos de entrada de datos para la finalización / cierre de la orden de trabajo, y desarrollar un compromiso. fuerza laboral a través de comunicaciones y capacitación efectivas.

Tener los atributos adecuados configurados en un CMMS también es extremadamente útil para medir el desempeño de varias áreas dentro del proceso de flujo de trabajo de mantenimiento. Por ejemplo, si quisiera medir la efectividad general de su programa de mantenimiento preventivo, necesitaría considerar cuál podría ser un objetivo aceptable y luego ver cómo definiría las métricas y los requisitos de datos para medir con precisión el desempeño.

En este ejemplo, desea considerar el tipo de trabajo y las categorías de prioridad del trabajo para asegurarse de tener los atributos correctos para buscar o consultar en el historial de trabajo de CMMS. Se requiere un tipo de trabajo de PM (mantenimiento preventivo) y CM (mantenimiento correctivo) para esta métrica. Luego, debe considerar una escala de prioridad de trabajo que diferenciará las órdenes de trabajo emergentes que impiden las actividades de mantenimiento programadas de aquellas que permiten una planificación y programación ordenadas con al menos una semana de anticipación. También necesitará utilizar el número total de horas de mano de obra necesarias para completar estas tareas de mantenimiento según lo ingresado en sus respectivas órdenes de trabajo cuando se completaron y cerraron en el CMMS. A continuación, puede seleccionar el intervalo de fechas de su consulta para un mes, un año, hasta la fecha, etc.

La eficacia de la MP se puede definir como:

Por ejemplo, una consulta del historial de trabajo de CMMS por tipos de orden de trabajo, prioridad de trabajo y horas de mano de obra para el mes anterior indicó que había 1,225 horas asociadas con órdenes de trabajo de MP y 275 horas registradas contra prioridad emergente (es decir, prioridad 1) correctivo Órdenes de trabajo de mantenimiento. Con esta información, podemos usar la fórmula anterior para calcular la efectividad de MP para el mes.

Esta efectividad mensual de MP se puede factorizar en una cifra acumulada hasta la fecha que comunica el desempeño general de MP para un período de tiempo determinado, es decir, hasta la fecha (Figura 2). Esta información es fundamental para medir el impacto de las estrategias de mantenimiento proactivo en la utilización de recursos reactivos. Un indicador rezagado a nivel macro, esta métrica se puede utilizar para administrar los esfuerzos de mejora continua que se enfocan en las prácticas de operación y mantenimiento ineficaces que han resultado en fallas de equipos y costos de oportunidad perdidos.

En otro ejemplo para ilustrar el valor de los datos de CMMS, considere un comité de seguridad al que le gustaría informar a sus compañeros de trabajo sobre los esfuerzos realizados por el departamento de mantenimiento para eliminar la acumulación de órdenes de trabajo de CM que están marcadas como relacionadas con la seguridad. Un CMMS configurado correctamente con un campo de atributo de búsqueda que designa el trabajo y que está asociado con el programa de salud y seguridad ambiental proporcionará una manera eficiente de capturar las horas de trabajo estimadas para determinar la acumulación, así como la cantidad real de horas de trabajo dedicadas a realizar el trabajo en estos trabajos. pedidos. Esto ayudará a comunicar qué porcentaje del total de horas laborales durante un período de tiempo determinado se dedicó a trabajos relacionados con la seguridad (Figura 3).

Evalúe la utilización de su CMMS

Por supuesto, habrá escépticos que vean un CMMS como una carga administrativa innecesaria que requiere demasiado tiempo para ingresar datos y proporciona muy poco valor cuando esa información ya está almacenada en su memoria. Irónicamente, son estas mismas personas las que gastarán recursos de manera ineficiente, a veces dos o más personas y entre una y tres o más horas, tratando de averiguar qué se hizo, cómo se hizo, qué repuestos se usaron o qué se descubrió. la última vez que ocurrió una anomalía en el equipo en particular. Incluso entonces, en algunos casos, se inician acciones correctivas menos que adecuadas sobre información incompleta o inexacta, ya que fue recogida de la memoria por aquellos involucrados en la última actividad de reparación que tuvo lugar hace seis meses, hace dos años o incluso más.

Este método ineficiente puede agravarse al cometer errores costosos que resultan en reprocesos, costos de oportunidad adicionales perdidos e incluso daños colaterales más graves que el problema original. Este escenario no solo refleja un pobre retorno de la inversión en el CMMS, sino que agrega combustible al modo de mantenimiento reactivo "fuego" y podría significar la diferencia entre la bancarrota y ser el productor de menor costo en un mercado marginal.

Por otro lado, un CMMS puede ser una herramienta de mantenimiento y confiabilidad extremadamente valiosa cuando comprende cómo se puede utilizar para hacer sus trabajos más fáciles y eficientes a diario. Es fundamental que la documentación y el cierre adecuados del trabajo se definan en el proceso de flujo de trabajo de mantenimiento y se enfatice su importancia para el personal de la planta responsable de operar y mantener el equipo de la planta.

Ya sea que esté tratando de investigar una anomalía de equipo en particular, medir y analizar la efectividad de su PM o si desea mejorar las estrategias de mantenimiento que impactan directamente en la disponibilidad y los costos de la planta, todas estas decisiones comerciales clave se basan en la información. La utilización adecuada de un CMMS proporciona los medios para acceder a esta información como resultado de la configuración adecuada del CMMS y la entrada de datos precisa, detallada y coherente.

Eche un vistazo más de cerca a la configuración y utilización de su CMMS. Es posible que se sorprenda de las capacidades sin explotar y el poder que encuentra debajo del capó.