7 Estrategias Comprobadas de Control de Inventario para Impulsar Eficiencia y Rentabilidad

El control de inventario es una de las principales preocupaciones de los negocios que tienen grandes inversiones en inventario, como minoristas, mayoristas, restauradores y fabricantes. El propósito del control de inventario es maximizar el uso del inventario de una empresa y obtener ganancias de él sin afectar los niveles de satisfacción del cliente.

La gestión de inventario efectiva o el software de inventario tiene un impacto directo en la eficiencia de la cadena de suministro y una influencia directa en la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio. Por tanto, es importante que los negocios puedan optimizar niveles de inventario, mantener flexibilidad y mejorar la precisión del pronóstico de inventario.

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Para mantenerse rentable, necesitas implementar estrategias de control de inventario que ahorren costos y aumenten ganancias. Siete consejos comprobados que puedes aplicar a continuación.

1. Categoriza tu Inventario

Revisa tu inventario. Debe haber artículos que necesiten más atención que otros. Por tanto, no debes tratar todo tu inventario de la misma manera.

Usar la técnica ABC es la forma más fácil de categorizar tu stock de bienes, comúnmente conocido como sistema de gestión de cadena de suministro. Los artículos en categoría A requieren la mayor atención ya que su impacto financiero es bastante significativo aunque las ventas son impredecibles.

Los artículos en categoría C requieren menos atención, porque tienen menor impacto financiero, a pesar de la alta frecuencia de ventas. Mientras tanto, los bienes en categoría B caen en algún punto intermedio.

2. Determina tus Niveles Mínimos de Stock

Haz el control de inventario más fácil estableciendo niveles mínimos de stock para cada producto. Esto facilitará el reabastecimiento de tus existencias y prevenirá escaseces.

Los niveles mínimos de stock pueden determinarse basándose en qué tan rápido se vende un artículo y cuánto tiempo toma recuperarlo de tu proveedor. Asegúrate de que tu equipo de adquisiciones supervise los niveles de stock regularmente para que el reabastecimiento pueda hacerse a tiempo.

Nota: Con un sistema de gestión de inventario, puedes recibir alertas de stock bajo cuando tus artículos alcancen niveles mínimos predeterminados. Así, tu equipo de adquisiciones no tendrá que vigilar tus niveles de inventario en todo momento.

3. Usa Software Integrado de Control de Inventario

No hay forma más efectiva de optimizar el control de inventario que usando una solución de inventario automatizada. No solo un sistema de gestión de inventario te ayuda a optimizar niveles de stock, sino que también te permite pronosticar necesidades de inventario, monitorear movimientos de stock de un almacén a otro, rastrear envíos, realizar valoraciones de inventario y mucho más.

Para eficiencia óptima, considera elegir un sistema de gestión de inventario que pueda integrarse con otros sistemas como gestión de ventas y sistema contable. Esto hará más fácil mantener los costos de inventario bajo control para que puedas ahorrar costos significativamente y gestionar fácilmente tus compras.

4. Almacena tus Artículos Apropiadamente

Una de las principales causas de daño y deterioro de inventario es el almacenamiento inadecuado. También puede complicar el proceso de recolección (picking). Por tanto, es importante que proporciones salas de almacenamiento adecuadas para tus artículos.

Asegúrate de que la temperatura en cada sala de almacenamiento esté bien controlada para que artículos perecederos como alimentos no se dañen rápidamente. Verifica la condición de tus estanterías y asegúrate de que no hay termitas que puedan dañar tus artículos. No pongas demasiadas cosas en una estantería para evitar que los artículos se superpongan o rocen entre sí.

Puedes poner tus artículos de alta rotación en el área de almacenamiento frontal o en un pasillo de fácil acceso para que tu personal pueda recogerlos fácilmente y moverlos a un área de empaque o envío. En cuanto a tus artículos de baja rotación, puedes ponerlos en el área de almacenamiento trasera.

5. Implementa Técnicas FIFO y FEFO

Para reducir el riesgo de daño o deterioro, considera implementar técnicas Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO) y Primero en Expirar, Primero en Salir (FEFO). FIFO significa priorizar tus artículos más antiguos para venderse primero, mientras que FEFO significa priorizar los artículos con la fecha límite para la próxima entrada para venderse primero (perfecto para productos alimenticios y farmacéuticos).

Además de reducir desperdicio, tanto las técnicas FIFO como FEFO también ayudan a optimizar la rotación de inventario lo que finalmente ayuda a aumentar los ingresos y ganancias de tu negocio.

6. Optimiza tu Reabastecimiento de Inventario

También necesitas analizar el desempeño de tus proveedores durante este tiempo. Puedes hacer preguntas y examinar algunos puntos, incluyendo:

• ¿Siempre logran cumplir tu demanda de manera oportuna?
• ¿Siempre son contactables?
• ¿La calidad de sus productos siempre es buena?

Además de evaluar el desempeño del proveedor, también debes evaluar tu desempeño como comprador. Análisis de los siguientes puntos:

• ¿Siempre pagas tus facturas a tiempo?
• ¿Las órdenes de compra (OC) que enviaste están completas y claras?
• ¿Siempre lees detenidamente las cotizaciones de tus proveedores?

Para facilitar el reabastecimiento de stock, considera usar el software de e-procurement de HashMicro. Con este software, puedes crear automáticamente OC, solicitudes de cotización (RFQ) y acuerdos de compra. También puedes mantener todos los detalles de tus proveedores y ver tu historial de transacciones con ellos. Incluso puedes permitirles enviar sus RFQs y facturas por sí mismos a través de un portal de proveedores.

7. Realiza Auditorías de Inventario Regularmente

Aunque en la mayoría de los casos, has estado (o estarás) confiando en software, sigue siendo importante hacer conteo físico para asegurar la conciliación entre la cantidad física de inventario y tus datos contables.

El conteo cíclico con horarios más frecuentes hará más fácil minimizar errores o cualquier discrepancia entre el inventario en mano y los datos de la computadora. A diferencia del inventario físico completo, el conteo cíclico no requiere tiempo y energía extra ya que puede hacerse en cualquier momento.

Con un Sistema de Gestión de Inventario, no necesitarás verificar tus existencias manualmente escribiéndolas en papel. Puedes registrar la disponibilidad de tu stock usando un programa de inventario con código de barras integrado con el sistema. Las entradas duplicadas pueden identificarse para que los errores se minimicen. En esencia, las auditorías de inventario pueden realizarse rápida, fácil y precisamente con la ayuda de una solución de inventario automatizada.

Conclusión

El control de inventario en la gestión de inventario es maximizar los niveles de inventario para asegurar que la empresa tenga suficiente inventario para cumplir el número de órdenes de clientes a tiempo. Para los negocios, la gestión de inventario ayuda con cálculos de inventario más precisos, toma de decisiones, control de depreciación y cumplimiento total de órdenes de clientes.

Para hacer la gestión de inventario más fácil para tu negocio, usa el Software de Gestión de Inventario de Hashmicro. Con un excelente sistema integrado, gestiona completamente desde el monitoreo de la cantidad de stock en el almacén en tiempo real hasta configuraciones de stock programadas si se está agotando. Nuestro sistema IMS está totalmente integrado con varios módulos como Sistema Contable, Sistema de Compras, hasta CRM-Sistema de Ventas.