Modernizar la documentación para un rendimiento operativo máximo

Para apoyar el rendimiento operativo, deben realizarse mejoras continuas en todas las partes de la empresa, comenzando por la documentación. No podemos pretender ganar en eficiencia y competitividad si los soportes de información están organizados, utilizados y transmitidos mediante métodos y herramientas que ya no están actualizados.
Todas las actividades dentro de la industria se llevan a cabo sobre la base de documentos.

Esto incluye todo, desde instrucciones de trabajo hasta procesos, registros y datos relacionados con logística y trazabilidad. Toda la documentación está, por tanto, concernida por esta necesidad de reinventarla para permitir que la organización sea cada vez más eficiente. La implementación de procesos de gestión visual es una de sus principales características.

La industria cambia, también la documentación industrial

Los documentos que existen en el sector industrial son de muchos tipos. Pueden incluir documentación industrial relativa a los activos de la empresa (inventarios de equipos, etc.), datos técnicos (especificaciones, instrucciones de trabajo actualizadas, procedimientos, etc.) o el ámbito legal. Esta documentación es vital para la organización en todos los niveles. Sobre todo, tendrá que evolucionar para satisfacer las nuevas especificidades y requisitos de la Industria 4.0, que aspira a ser inteligente y conectada.

La producción industrial ha sufrido cambios significativos con la llegada masiva de nuevas tecnologías. Los procesos de fabricación casi no tienen nada que ver con lo que estaba en vigor cuando el Internet Industrial de las Cosas, entre otras innovaciones notables, aún no había llegado a las fábricas. La organización de líneas de producción, servicios de mantenimiento, cadena de suministro, gestión de recursos (tanto materiales como humanos), gestión de flujos, compras, aprovisionamiento, gestión de inventarios y planificación ahora son proporcionados por hardware y software aún más eficientes.

Los soportes de información se optimizan constantemente para apoyar estos desarrollos. Garantizando la calidad de la documentación, el rendimiento operativo se mejora de varias maneras:

• reducción de desperdicios (tiempo y recursos),
• reducción del tiempo de inactividad de equipos de producción (mejor mantenimiento),
• mejora de procesos, etc.

En efecto, los empleados con documentos claros y eficaces solo pueden ser más eficientes en cada puesto de trabajo.

Gestión visual, una de las principales formas de evolución documental

Uno de los principales aspectos de la evolución de la documentación a favor del rendimiento operativo es el uso creciente de la gestión visual, que es uno de los pilares del Lean moderno y la mejora continua.

Como su nombre indica, se trata de desplegar herramientas visuales para ayudar a los equipos a progresar. En la práctica, esto consiste, por ejemplo, en proporcionar a los operadores paneles que muestran indicadores de rendimiento y los sitúan en relación con los objetivos. Estas ayudas visuales, ofrecidas en diversas formas más «significativas» que series de textos (diagrama, gráfico, etc.), también pueden mostrar buenas prácticas, procedimientos o fuentes de disfunción. Esto facilita la visualización de tendencias clave del negocio y la toma de acciones correctivas cuando es necesario.

La gestión visual también está al servicio del rendimiento operativo ya que simplifica la transferencia de competencias técnicas a recién llegados, ya sean empleados ya en la empresa pero llamados a ocupar nuevos puestos o reclutas externos.

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