¿Vale la pena la inversión en un sistema de recopilación automática de datos? Demostrando ROI y justificando costos

Los sistemas de recopilación automática de datos a menudo son una inversión sustancial, particularmente para empresas que implementan por primera vez iniciativas a nivel de empresa que involucran miles de activos. Los defensores de la recopilación automática de datos dentro de las organizaciones a menudo están ansiosos por probar el ROI para justificar tanto el esfuerzo como el costo. Afortunadamente, justificar inversiones en recopilación automática de datos es factible, y a menudo dentro de plazos razonables.

Mantener el ritmo con la innovación tiene recompensas

Los primeros adoptantes en diversas industrias tienen la carga de probar el valor de abrazar avances en tecnología. Es en esta etapa temprana que la mayoría de las inversiones en tecnología son más costosas, con precios que típicamente bajan a medida que se ganan eficiencias y los avances evolucionan de nuevos e innovadores a estándar y esperados.

La captura automática de datos (ADC) ha demostrado ser rentable e incluso rentable en una multitud de industrias. Mientras que algunas industrias recién comienzan a adoptar estándares regulatorios que requieren que las empresas usen métodos eficientes de seguimiento de activos y recopilación de datos, otras recién están descubriendo el valor de la recopilación automática de datos en la mejora de procesos de negocio.

El hecho de que ADC no sea una innovación nueva pero tampoco esté completamente saturada en todas las industrias crea una oportunidad única para empresas en muchos verticales. En otras palabras, obtiene la ventaja de costos más bajos junto con la confianza de adoptar una tecnología probada. Busque historias de éxito de empresas no solo en su industria sino en otros verticales con procesos y sistemas de negocio comparables que se beneficien de la automatización en diversas formas.

Convencer a los líderes empresariales para adoptar recopilación automática de datos es el primer paso, pero se le esperará justificar la inversión que ha defendido tras la implementación. Afortunadamente, justificar inversiones en ADC es relativamente simple cuando mira los datos correctos.

Identifique métricas fácilmente cuantificables

Justificar inversiones en recopilación automática de datos debe abarcar tanto ahorros directos y ROI como los beneficios más específicos pero a veces más difíciles de medir, o beneficios tangibles vs. intangibles.

Beneficios concretos y cuantificables son los más fáciles de medir y por lo tanto son el camino más fácil a la justificación. Estas métricas fácilmente cuantificables incluyen:

• Costos laborales — ADC reduce demandas de personal, permitiendo a las empresas realizar ahorros en costos de horas extra, impuestos y otros beneficios.
• Costos operativos — Al reducir demandas laborales y optimizar procesos, las empresas pueden lograr más con menos tanto en términos de tiempo (mayor producción de los mismos o menos recursos impulsa ganancias) como de espacio (almacenamiento de inventario, activos compartidos, etc.).
• Inversiones en activos fijos — Una de las áreas más grandes para ganancia potencial está en el área de inversiones en activos fijos. ADC hace posible monitorear y mantener mejor equipos costosos, maquinaria y otros activos, lo que a su vez extiende la vida útil de muchos activos. Así, las empresas pueden obtener más de las inversiones y extender el tiempo entre reparaciones y reemplazos.

Dado que estos costos típicamente ya se miden de alguna forma u otra por la mayoría de las organizaciones, determinar el ROI de una iniciativa ADC recién implementada es tan simple como comparar cifras antes y después, siempre que no haya otras variables presentes que puedan sesgar los datos.

Establezca líneas base

Al implementar una iniciativa ADC, identifique métricas cuantificables y medibles al inicio del proyecto enfocadas en áreas en las que espera realizar ganancias. Por ejemplo, la recopilación automática de datos puede acelerar el tiempo de documentación y reducir errores. Ambos objetivos pueden cuantificarse.

Determine cuánto tiempo toma realizar tareas de recopilación de datos sin sistemas ADC en su lugar — ya sea para una tarea particular o durante una duración específica. Asimismo, calcule errores identificados y/o corregidos durante un período de tiempo predefinido o en una tarea de recopilación de datos dada antes de introducir ADC. Las comparaciones antes y después son simples cuando se toma el tiempo para establecer una línea base antes de la implementación.

No ignore otros beneficios medibles

Muchos de los beneficios de la recopilación automática de datos son suaves, o no tan fácilmente cuantificables o fácilmente vinculados a ADC como la causa. Solos, estos beneficios a veces son insuficientes para convencer a líderes orientados a datos y enfocados en la línea final de que la inversión está justificada. Pero aprovechar las vastas fuentes de datos de hoy para ofrecer progreso medible en estas áreas es particularmente poderoso cuando se combina con otros datos que ilustran claros ahorros de costos en otras áreas como mano de obra, gastos generales y costos de activos fijos. No ignore beneficios suaves como:

• Ventas incrementadas — Las ventas pueden aumentar debido a mejor accesibilidad de datos para el personal de ventas, como representantes de campo, en factores como niveles de inventario actuales e información detallada de productos.
• Satisfacción del empleado — Empleados armados con las herramientas para hacer sus trabajos efectivamente son generalmente más felices, y como resultado, trabajan más duro, producen mejores resultados y son leales a sus empleadores.
• Eficiencia — Las ganancias de eficiencia en un área tienden a tener un efecto dominó que se realiza en toda la organización (muy parecido al efecto dominó en la cadena de suministro). Así, ADC a menudo resulta en eficiencia mejorada en departamentos directamente impactados por ADC así como en otros.
• Experiencia y satisfacción del cliente — Empleados felices tienen interacciones mejores y más positivas con clientes. ADC puede contribuir a mejor prestación de servicios, envío y entrega de productos más rápidos, información de producto precisa y comunicación, y menos errores de inventario y envío, un grupo de efectos que juntos tienen impactos sustanciales en la satisfacción del cliente.

Un análisis y revisión integral que abarque tanto beneficios tangibles como intangibles es la forma más efectiva de probar el ROI de inversiones en ADC — incluso para los ejecutivos más críticos. Cuando prueba las ganancias realizadas en prácticamente cada faceta de la organización, el valor de un sistema ADC es imposible de negar.