Garantizando la Preparación de la Primera Milla en el Abastecimiento de Materiales Directos

Disrupciones cada vez más comunes y severas han puesto el foco en procesos inadecuados y debilidades operativas en toda la cadena de suministro. Y aunque es casi imposible predecir cada escenario posible, la renuencia de las empresas a adoptar nuevas soluciones tecnológicas y enfoques seguirá exacerbando y extendiendo la duración de los problemas cuando surjan.

Para las empresas manufactureras, la «primera milla» es un juego de alto riesgo, a menudo representando hasta el 70% de los ingresos. Es el lugar donde se obtienen, consolidan y producen las materias primas. El abastecimiento de materias primas como carbón, caliza, acero, cobre, etc., requiere establecer un alcance global y gestionar múltiples capas de complejidad y riesgo.

El abastecimiento es un área particularmente madura para la innovación y modernización. Los líderes empresariales de una miríada de industrias conocen bien los desafíos de gestionar el proceso de abastecimiento. Identifican la necesidad de un producto dado y aseguran el presupuesto para adquirirlo —y entonces el proceso convoluto de involucrar y evaluar varios proveedores cobra vida propia, convirtiendo un problema en dos.

Los desafíos en el abastecimiento son prevalentes en todas las industrias, pero especialmente en materias primas y materiales directos debido a la escala del espacio —los materiales se compran típicamente al por mayor, lo que requiere envíos masivos y mucha colaboración entre partes interesadas dispares. Además, la calidad de estos materiales puede variar enormemente, y muchas organizaciones luchan por obtener la visibilidad necesaria para dar cuenta de esto. Finalmente, los procesos de adquisición deben completarse a tiempo, ya que incluso pequeños retrasos pueden causar disrupciones masivas en la cadena de suministro. Como ejemplo, no busque más allá de la saga del Canal de Suez, ocurrida en marzo y que sigue teniendo un impacto importante para un número significativo de industrias globales.

Desafortunadamente, demasiadas organizaciones están atrapadas por plataformas heredadas y procesos obsoletos que hacen imposible una adquisición eficiente. Los sistemas ERP han sido lentos en cumplir los requisitos de gestión de materiales directos, que a menudo implican contabilizar múltiples tipos de categorías de productos con parámetros de calidad específicos que los procesos heredados no pueden soportar adecuadamente. Los sistemas P2P, por otro lado, están diseñados principalmente para gestionar gastos indirectos donde los proveedores son en gran medida intercambiables. En contraste, la gestión de materiales directos depende de una colaboración profunda y sostenida con proveedores que trabajan como socios estratégicos para cumplir objetivos empresariales.

Quizás la ineficiencia más significativa es la falta de colaboración y visibilidad entre las diversas partes interesadas en la cadena de suministro, con muchos proveedores funcionando como cajas negras, proporcionando poca visibilidad en sus operaciones y dificultando rastrear insumos, seguir variaciones y gestionar riesgos.

La poca colaboración que ocurre a menudo tiene lugar principalmente a través de métodos inseguros y anticuados como correo electrónico o llamadas telefónicas —mientras que al mismo tiempo, información esencial y altamente sensible a menudo se almacena y comparte mediante la humilde hoja de cálculo. También puede ser difícil contactar a las partes interesadas correctas cuando se necesitan. Esto puede dejar a las organizaciones luchando para responder a asuntos urgentes o imprevistos.

Es el momento adecuado para transformar las prácticas de negocio de la primera milla con mejores estrategias de abastecimiento. Los fabricantes que dependen de materiales directos aún no han aprovechado nuevas eficiencias —en parte porque los sistemas que usan son demasiado complejos e inflexibles para sus necesidades. Sin la capacidad de abordar problemas específicos de categoría, los fabricantes corren el riesgo de desperdiciar nuevas oportunidades para abastecer los bienes en los que confían de manera más flexible, colaborativa y efectiva.

Al dominar la primera milla, las empresas pueden anticipar cómo las disrupciones afectarán sus cadenas de valor y tomar medidas para minimizar esos impactos. Con visibilidad en tiempo real y comunicaciones mejoradas, las empresas pueden trabajar más colaborativamente con proveedores para descubrir alternativas, ajustar cronogramas de producción y minimizar impactos en el resultado final.

Construyendo una Mejor Red de Proveedores

Para algunas empresas, gestionar el riesgo podría implicar crear una red de proveedores más diversa y local en lugar de depender de unos pocos proveedores globales. Otras podrían tener especificaciones complejas que solo pueden ser cumplidas por unos pocos proveedores calificados. Para asegurar la disponibilidad a largo plazo de materiales directos críticos, las empresas manufactureras están encontrando nuevas formas de incorporar proveedores más rápido y construir relaciones más fuertes con sus socios de abastecimiento —todo con procesos estandarizados respaldados por tecnología.

Con mejor información y mejor comunicación, los compradores pueden entender mejor las capacidades de un proveedor dado, identificar cuellos de botella potenciales y preparar planes de contingencia si es necesario. A medida que los esfuerzos evolucionan de simplemente sobrevivir a prosperar, el grado y la velocidad de la recuperación de una organización estarán más directamente ligados a su capacidad para construir relaciones con proveedores.

Automatizando Procesos Críticos

La complejidad del abastecimiento de materiales directos requiere un enfoque automatizado y optimizado para procesos críticos —desde eventos de abastecimiento a órdenes de compra (OC) y procesamiento de facturas. Con una vista completa de procesos en su cadena de suministro, las empresas tienen una visibilidad más profunda sobre lo que funciona y lo que no. Al automatizar procesos críticos, las organizaciones pueden optimizar el trabajo, mejorar las comunicaciones y reducir errores que pueden causar retrasos.

El seguimiento automatizado de OC, integración en tiempo real con sistemas ERP/MRP, y la conciliación automatizada de facturas, OC y recepciones pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la productividad en categorías críticas de gasto directo. Pueden aplicar cambios a procesos establecidos y medir el impacto de esos cambios para impulsar la mejora continua. Finalmente, pueden aplicar algoritmos de IA/ML a los datos que generan para refinar aún más los procesos e identificar inteligencia.

Impulsando Colaboración e Información

A medida que las empresas crecen más complejas y extienden su alcance, la necesidad de colaboración segura y accesible solo aumentará. Las empresas que tengan éxito en crear espacios donde empleados, socios y proveedores puedan colaborar de forma autoservicio prosperarán. Al eliminar silos y externalizar información de múltiples partes, las empresas manufactureras podrán aumentar la visibilidad en sus redes de proveedores, resolver problemas más rápido, mejorar el rendimiento de proveedores e impulsar valor real para la organización.

Cada uno de estos enfoques alimenta una verdad fundamental: Hoy, el plano tecnológico general de una organización es un componente central de su estrategia de gestión de riesgos. A medida que las cadenas de suministro crecen más complejas y el margen de error se reduce, las empresas deben abrazar la transformación digital para maximizar la eficiencia internamente y demostrar estabilidad a contrapartes, inversores y otras partes interesadas. Aquellas que no lo hagan se encontrarán rápidamente superadas y superadas a medida que la innovación continúe acelerando. Esto es especialmente cierto en la primera milla, que puede marcar la diferencia entre una transacción rentable y una búsqueda infructuosa.

Implementar soluciones para abordar estas necesidades puede resultar en alguna disrupción inicial, pero con un enfoque disciplinado, las organizaciones pueden hacer una transición suave hoy mientras maximizan sus probabilidades de éxito mañana. En un mundo lleno de incertidumbre, los beneficios de la transformación digital son algo en lo que las empresas manufactureras pueden confiar.

Manav Garg es fundador y CEO de Eka Software Solutions.