Datos Móviles: 3 Formas Revolucionarias que Transforman la Gestión de Construcción

Los proyectos civiles son complejos y exigentes, requiriendo adaptabilidad, previsión y flexibilidad para mantener el control de los costos del trabajo. Y con tantas tareas críticas requeridas para mantener un sitio de trabajo —y mucho menos múltiples sitios— funcionando sin problemas, unos pocos errores administrativos pueden llevar a presupuestos inflados, desperdicio desalentador y retrasos frustrantes. Afortunadamente, la nueva tecnología de recolección de datos da a los contratistas una vista de pájaro de su negocio para que puedan mantenerse al tanto de sus números y por delante de la curva.

Qué tan eficientemente y con qué precisión una empresa gestiona su negocio depende de la calidad de los datos que recopila. Aquí es donde entran las soluciones basadas en la nube en tiempo real de hoy. Estas soluciones optimizan procesos e integran puntos clave de conexión de operaciones de campo, como contabilidad, nómina, costos de trabajo, seguimiento de tiempo, seguimiento de equipos y planificación de recursos empresariales (ERP). Juntos, estos insights dan a los contratistas una visibilidad cristalina sobre el estado y salud de sus proyectos, para que puedan tomar decisiones más rápidas y estratégicas para mejorar su resultado final.

Precisión en Horas-Hombre

Rastrear y analizar con precisión el trabajo y la productividad de un equipo a menudo depende de que cada empleado mantenga adecuadamente tarjetas de tiempo basadas en papel o hojas de cálculo. A menudo, las tarjetas de tiempo basadas en papel o hojas de cálculo se completan días, incluso semanas, después de que el trabajo se ha completado, prácticamente garantizando que los datos serán defectuosos porque tienen que confiar en su memoria. Los supervisores de campo que gestionan múltiples sitios de trabajo y cuadrillas a menudo no saben con certeza dónde están los empleados a su hora de inicio. Tampoco pueden estar seguros de que su cuadrilla volvió de su pausa para el almuerzo a tiempo o que alguien no se fue temprano del trabajo. Además, esto puede exponer otros riesgos como miembros del equipo asignando horas-hombre a proyectos o tareas inactivos o incorrectos, o estimando inexactamente el tiempo pasado en el sitio o trabajando en una tarea específica. Con una probabilidad tan alta de errores humanos, los resultados para cualquier análisis de horas totales de trabajo casi quedarían inútiles.

La mejor manera de obtener los datos más precisos de horas-hombre por tarea es recopilar datos de campo en vivo a medida que ocurren y eliminar cualquier necesidad de que los empleados confíen en su memoria para asignar horas a la tarea correcta al final del día, semana o mes. Las aplicaciones móviles de fuerza de trabajo basadas en la nube que optimizan la recolección de horas-hombre por tarea eliminan el potencial de que los empleados sobreestimen su tiempo.

Primero, cada miembro del equipo abre una app en su teléfono, se autentica con un número PIN, selecciona el proyecto, tarea y pieza de equipo cuando corresponde para realizar el trabajo del día. Luego, la app toma una selfie del empleado y los registra mientras también captura su ubicación GPS. Las Apps de Operaciones de Campo con datos de campo en vivo facilitan el rastreo de horas-hombre por tarea en tiempo real con características para mejorar los cálculos de datos precisos. El reconocimiento facial confirma que la persona correcta está realizando el trabajo comparando su foto de entrada/salida con su imagen de perfil y proporciona alertas cuando hay una discrepancia. La ubicación GPS en la entrada, salida y en cada cambio de tarea, dice a los supervisores que el empleado está en la ubicación correcta y no fuera del sitio registrando horas-hombre a un proyecto sin estar en la obra. Cuando se integra con un sistema ERP, los empleados solo ven las tareas específicas del proyecto relevantes basadas en la estructura de costos del proyecto en el ERP para tabular correctamente esas horas-hombre. La información luego se empuja a los campos de datos correspondientes en el ERP para procesamiento e informes.

El rastreo de campo en vivo también es eficiente, cuando un trabajador cambia de tarea a tarea, como mezclar concreto a verter el concreto. Simplemente eligen la siguiente tarea en su teléfono o tableta y continúan trabajando. Cada cambio de tarea toma menos de cinco segundos en completarse. Los empleados solo necesitan registrar salida cuando terminan de trabajar por el día. Las mejores apps de operaciones de campo para fuerzas de trabajo móviles incluso funcionan cuando se pierde la conexión a internet. Las horas-hombre por tarea se capturan en tiempo real en el dispositivo móvil y se sincronizan tan pronto como tienen una conexión de servicio sin ningún impacto en la precisión de las horas-hombre por tarea.

Progreso Preciso por Tarea

Rastrear el progreso que una tarea y proyecto está haciendo puede ser consumidor de tiempo y bastante difícil de rastrear. Debido al tiempo que toma y los retrasos en compartir información recopilada, los medios tradicionales de rastreo dan una perspectiva inexacta sobre proyectos en cualquier informe. Los informes vienen de múltiples fuentes con diferentes medios de recolección como papel, email, textos y hojas de cálculo, añadiendo a la confusión. Además, los datos recopilados solo son tan buenos como cómo fueron registrados. La producción por código de costo puede ser salvajemente inexacta debido a que los trabajadores asignan accidentalmente el trabajo completado al código o proyecto incorrecto, causando que una tarea reporte como más completa y otra como menos completa de lo que realmente son. Este problema afecta a todo el campo de la construcción pero es especialmente dañino para proyectos de infraestructura donde las tareas deben completarse en fases, no en paralelo, por lo que los problemas se componen y pueden causar altos costos a lo largo de la vida del proyecto.

En comparación, un sistema integrado, con controles, permite que todos los datos de progreso sean tabulados, recopilados y sincronizados automáticamente. Cuando el ERP se integra con una app de operaciones de campo con datos de campo en vivo, aumenta dramáticamente la precisión de los datos de producción por tarea. Esto permite a los empleados de campo ver solo tareas específicas del proyecto basadas en la estructura de costos del proyecto en el ERP. Cada vez que un empleado de campo cambia a una nueva tarea específica del proyecto, se le pide que ingrese las cantidades de producción correspondientes de trabajo completado con la unidad de medida correcta para el proyecto a medida que ocurre en tiempo real. Esta interconectividad asegura que las estructuras de datos de la app de operaciones de campo y el ERP coincidan, permitiendo que la información fluya sin problemas desde la oficina al campo y viceversa con datos de progreso precisos.

Operaciones Automatizadas

Mover datos de un lugar a otro en papel, hojas de cálculo o en un programa es increíblemente consumidor de tiempo y propenso a errores. Y todos temen hacerlo. Empresas de todos los tamaños están desperdiciando tiempo recolectando e ingresando datos manualmente.

Más del 65% de los contratistas todavía usan papel y hojas de cálculo, según un informe de 2020 de la plataforma de gestión de recursos WorkMax. El informe también reveló la correlación entre el tamaño de la empresa de construcción y su incapacidad para procesar datos eficientemente. A medida que la empresa crece en tamaño, se vuelve menos efectiva. Estos hallazgos del Informe de Uso de Datos de Campo se encuentran en otros estudios similares también. En 2019, el 26% de todas las empresas de construcción declararon que ninguna de sus soluciones de software se comunicaban entre sí, según un informe del proveedor de servicios de TI JBKnowledge.

En un sistema basado en la nube con recolección de datos de campo en vivo, no importa el tamaño de la empresa porque el rastreo y gestión de los datos se hacen a través de una sola app que interactúa con los trabajadores individuales. Esto elimina la necesidad de que especialistas enfoquen grandes porciones de su tiempo en la recolección y pueden pasar más tiempo en el análisis de datos de campo. Los datos de campo en vivo:

• Eliminan errores de entrada manual de datos en todos los sistemas, especialmente nómina
• Mantienen el ERP sincronizado con todas las operaciones de campo
• Eliminan el uso de códigos de proyecto y costo desactualizados o inactivos
• Dan adiciones o cambios de empleado, tarea y proyecto a demanda al campo desde actualizaciones del ERP
• Ofrecen reglas automatizadas de horas extra, sindicato y turnos para garantizar que la nómina se procese con precisión
• Proporcionan alertas automatizadas de discrepancia en reconocimiento facial y geocerca para rastreo de trabajo de empleados, asegurando que los empleados estén en el sitio y gestionen su propio tiempo

Todos los datos de campo se digitalizan, automatizan y son más precisos que los procesos manuales que usan sistemas de recolección de datos de campo no integrados. Esto libera a los trabajadores de oficina para ser más eficientes y productivos y les permite enfocarse en el análisis en lugar de pasar su tiempo buscando datos de campo e ingresándolos manualmente en sistemas dispares. Dar a todos informes creados a partir de los datos más actualizados revela el estado actual de cada tarea en cada proyecto. Tener esta información da a los contratistas claridad sobre los cambios de estado del proyecto a medida que ocurren y les permite tomar decisiones rápidas cuando se necesitan ajustes.

Aquí hay un ejemplo del mundo real: Los empleados de Nayland Scaffold Ltd gastaban cuatro a cinco horas por día ingresando manualmente datos de nómina y asegurándose de que el tiempo de sus empleados estuviera codificado al proyecto correcto. También tenían que escanear y organizar el papeleo para almacenamiento digital. Cuando se mudaron a una app de rastreo basada en la nube y recopilaron sus datos de campo en tiempo real, redujeron sus procesos manuales a solo una hora por día, lo que fue un aumento del 78% en productividad y un ROI del 2.926%.

Los proyectos de construcción civil son muy complejos con muchas partes móviles y muchas presiones externas que pueden dispersar la atención de un supervisor de campo. La capacidad de los datos de campo en vivo para proporcionar datos precisos y actuales todo en una app mantiene a las partes interesadas internas y externas del proyecto todas en la misma página, todo el tiempo. Los empleados de campo y las partes interesadas internas y externas saben dónde está el proyecto y confían en la precisión de los datos de campo en vivo. Con datos de campo en vivo, el equipo de operaciones de campo puede pivotar cuando las horas-hombre y el progreso están bajo rendimiento para poner el proyecto de nuevo en camino. A medida que más propietarios buscan visibilidad global en el progreso del proyecto y exigen más precisión, esto creará una diferencia clara entre empresas de construcción pesada que usan datos de campo en vivo y las que no.

Mike Merrill es cofundador y evangelista jefe de WorkMax.