Tres formas en que los datos móviles podrían transformar la industria de la construcción

Los proyectos civiles son complejos y exigentes, y requieren adaptabilidad, previsión y flexibilidad para mantener el control de los costes laborales. Y con tantas tareas críticas necesarias para mantener un sitio de trabajo, y mucho menos varios sitios de trabajo, funcionando sin problemas, algunos errores administrativos pueden generar presupuestos inflados, desalentar el desperdicio y retrasos frustrantes. Afortunadamente, la nueva tecnología de recopilación de datos les brinda a los contratistas una vista panorámica de su negocio para que puedan mantenerse al tanto de sus números y a la vanguardia.

La eficiencia y precisión con la que una empresa gestiona su negocio depende de la calidad de los datos que recopila. Aquí es donde entran en juego las soluciones basadas en la nube en tiempo real. Estas soluciones agilizan los procesos e integran puntos de conexión clave de las operaciones de campo, como contabilidad, nómina, costos de trabajo, seguimiento del tiempo, seguimiento de equipos y planificación de recursos empresariales (ERP). Juntos, estos conocimientos brindan a los contratistas una visibilidad clara del estado y la salud de sus proyectos, para que puedan tomar decisiones más rápidas y estratégicas para mejorar sus resultados.

Precisión hora-hombre

El seguimiento y análisis precisos de la mano de obra y la productividad de un equipo a menudo depende de que cada empleado mantenga adecuadamente las tarjetas de tiempo en papel o en hojas de cálculo. A menudo, las tarjetas de tiempo en papel o en hojas de cálculo se completan días, incluso semanas, después de que se ha completado el trabajo, lo que garantiza que los datos serán defectuosos porque tienen que confiar en su memoria. Los supervisores de campo que administran varios sitios de trabajo y cuadrillas a menudo no saben con certeza dónde se encuentran los empleados en su momento de inicio. Tampoco pueden estar seguros de que su equipo haya regresado de su hora de almuerzo a tiempo o de que alguien no haya salido temprano del trabajo. Además, esto puede exponer otros riesgos, como que los miembros del equipo asignen horas de trabajo a proyectos o tareas inactivos o incorrectos, o estimen incorrectamente el tiempo dedicado en el sitio o trabajando en una tarea específica. Con una probabilidad tan alta de errores humanos, los resultados de cualquier análisis del total de horas de trabajo casi resultarían inútiles.

La mejor manera de obtener los datos de horas hombre más precisos por tarea es recopilar datos de campo en vivo a medida que ocurren y eliminar cualquier necesidad de que los empleados confíen en su memoria para asignar horas a la tarea correcta al final del día, la semana, o mes. Las aplicaciones de fuerza laboral móviles basadas en la nube que optimizan la recopilación de horas-hombre por tarea eliminan la posibilidad de que los empleados sobreestimen su tiempo.

Primero, cada miembro del equipo abre una aplicación en su teléfono, se autentica con un número PIN, selecciona el proyecto, la tarea y el equipo cuando corresponde para realizar el trabajo del día. A continuación, la aplicación toma una foto selfie del empleado y lo registra al mismo tiempo que captura su ubicación GPS. Las aplicaciones de operaciones de campo con datos de campo en vivo facilitan el seguimiento de las horas-hombre por tarea en tiempo real con funciones para mejorar los cálculos de datos precisos. El reconocimiento facial confirma que la persona adecuada está realizando el trabajo al comparar la foto de su reloj de entrada / salida con la imagen de su perfil y proporciona alertas cuando hay una discrepancia. La ubicación del GPS en el reloj de entrada, salida y en cada cambio de tarea le dice a los supervisores que el empleado está en la ubicación correcta y que no está registrando horas de trabajo fuera del sitio para un proyecto sin estar en el sitio de trabajo. Cuando se integra con un sistema ERP, los empleados solo ven las tareas relevantes específicas del proyecto basadas en la estructura de costos del proyecto en el ERP para tabular correctamente esas horas-hombre. Luego, la información se inserta en los campos de datos correspondientes en el ERP para su procesamiento y generación de informes.

El seguimiento de campo en vivo también es eficiente, cuando un trabajador cambia de una tarea a otra, como mezclar concreto para verter el concreto. Simplemente eligen la siguiente tarea en su teléfono o tableta y continúan trabajando. Cada cambio de tarea tarda menos de cinco segundos en completarse. Los empleados solo necesitan marcar su salida cuando terminan de trabajar. Las mejores aplicaciones de operaciones de campo de su clase para trabajadores móviles incluso funcionan cuando se pierde la conexión a Internet. Las horas-hombre por tarea se capturan en tiempo real en el dispositivo móvil y se sincronizan tan pronto como tienen una conexión de servicio sin ningún impacto en la precisión de las horas-hombre por tarea.

Progreso preciso por tarea

El seguimiento del progreso de una tarea y un proyecto puede llevar mucho tiempo y ser bastante difícil de realizar. Debido al tiempo que lleva y las demoras en compartir la información recopilada, los medios tradicionales de seguimiento brindan una perspectiva inexacta de los proyectos en cualquier informe. Los informes provienen de múltiples fuentes con diferentes medios de recopilación, como papel, correo electrónico, textos y hojas de cálculo, lo que aumenta la confusión. Además de eso, los datos que se recopilan son tan buenos como se registraron. La producción por código de costo puede ser tremendamente inexacta debido a que los trabajadores asignan accidentalmente el trabajo completado al código o proyecto incorrecto, lo que hace que una tarea se informe como más completa y otra como menos completa de lo que realmente es. Este problema afecta a todo el campo de la construcción, pero es especialmente perjudicial para los proyectos de infraestructura donde las tareas deben completarse en fases, no en paralelo, por lo que los problemas se agravan y pueden generar altos costos a lo largo de la vida del proyecto.

En comparación, un sistema integrado, con controles, permite tabular, recopilar y sincronizar automáticamente todos los datos de progreso. Cuando el ERP se integra con una aplicación de operaciones de campo con datos de campo en vivo, aumenta drásticamente la precisión de los datos de producción por tarea. Esto permite a los empleados de campo ver solo las tareas específicas del proyecto según la estructura de costos del proyecto en el ERP. Cada vez que un empleado de campo cambia a una nueva tarea específica del proyecto, se le solicita que ingrese las cantidades de producción correspondientes del trabajo completado con la unidad de medida correcta para el proyecto, tal como sucede en tiempo real. Esta interconectividad asegura que las estructuras de datos de la aplicación de operaciones de campo y el ERP coincidan, lo que permite que la información fluya sin problemas y fluya desde la oficina al campo y viceversa con datos de progreso precisos.

Operaciones automatizadas

Mover datos de un lugar a otro en papel, hojas de cálculo o en un programa es increíblemente lento y propenso a errores. Y todo el mundo teme hacerlo. Empresas de todos los tamaños están perdiendo el tiempo recopilando e ingresando datos manualmente.

Más del 65% de los contratistas todavía utilizan papel y hojas de cálculo, según un informe de 2020 de la plataforma de gestión de recursos WorkMax. El informe también reveló la correlación entre el tamaño de la empresa constructora y su incapacidad para procesar datos de manera eficiente. A medida que la empresa crece, menos eficaz se vuelve. Estos hallazgos del Informe de uso de datos de campo también se encuentran en otros estudios similares. En 2019, el 26% de todas las empresas de construcción declararon que ninguna de sus soluciones de software se comunicaba entre sí, según un informe del proveedor de servicios de TI JBKnowledge.

En un sistema basado en la nube con recopilación de datos de campo en vivo, no importa el tamaño de la empresa porque el seguimiento y la gestión de los datos se realizan a través de una única aplicación que interactúa con los trabajadores individuales. Esto elimina la necesidad de que los especialistas dediquen gran parte de su tiempo a la recopilación y pueden dedicar más tiempo al análisis de datos de campo. Datos de campo en vivo:

• Elimina los errores de entrada de datos manual en todos los sistemas, especialmente la nómina
• Mantiene el ERP sincronizado con todas las operaciones de campo
• Elimina el uso de proyectos y códigos de costos desactualizados o inactivos
• Proporciona adiciones o cambios al campo a los empleados, tareas y proyectos a pedido a partir de actualizaciones de ERP
• Ofrece reglas automatizadas de horas extras, sindicatos y turnos para garantizar que la nómina se procese con precisión
• Proporciona alertas automáticas de desajuste de reconocimiento facial y geovalla para el seguimiento de la mano de obra de los empleados, lo que garantiza que los empleados estén en el lugar y administren su propio tiempo

Todos los datos de campo están digitalizados, automatizados y son más precisos que los procesos manuales que utilizan sistemas de recopilación de datos de campo no integrados. Esto libera a los trabajadores de oficina para que sean más eficientes y productivos y les permite concentrarse en el análisis en lugar de perder el tiempo buscando datos de campo e ingresar manualmente esos datos en sistemas dispares. Dar a todos los informes creados a partir de los datos más actualizados revela el estado actual de cada tarea en cada proyecto. Tener esta información les da a los contratistas claridad sobre los cambios de estado del proyecto a medida que ocurren y les permite tomar decisiones rápidas cuando es necesario realizar ajustes.

A continuación, se muestra un ejemplo del mundo real:los empleados de Nayland Scaffold Ltd dedicaron de cuatro a cinco horas al día a ingresar manualmente los datos de la nómina y asegurarse de que el tiempo de sus empleados estuviera codificado en el proyecto correcto. También tuvieron que escanear y organizar el papeleo para el almacenamiento digital. Cuando se trasladaron a una aplicación de seguimiento basada en la nube y recopilaron sus datos de campo en tiempo real, redujeron sus procesos manuales a solo una hora por día, lo que supuso un aumento del 78% en la productividad y un ROI del 2,926%.

Los proyectos de construcción civil son muy complejos con muchas partes móviles y muchas presiones externas que pueden hacer que la atención de un supervisor de campo se diluya. La capacidad de los datos de campo en vivo para proporcionar datos precisos y actuales, todo en una aplicación, mantiene a las partes interesadas internas y externas del proyecto en la misma página, todo el tiempo. Los empleados de campo y las partes interesadas internas y externas saben dónde se encuentra el proyecto y confían en la precisión de los datos de campo en vivo. Con datos de campo en vivo, el equipo de operaciones de campo puede cambiar cuando las horas de trabajo y el progreso tienen un rendimiento inferior para volver a encarrilar el proyecto. A medida que más propietarios buscan visibilidad global del progreso del proyecto y exigen más precisión, esto creará una clara diferencia entre las empresas de construcción pesada que usan datos de campo en vivo y las que no lo hacen.

Mike Merrill es cofundador y evangelista jefe de WorkMax.