Tres lecciones para la industria alimentaria en 2021

La industria alimentaria ha aprendido mucho este año, más de lo que esperaba. Específicamente, COVID-19 nos ha enseñado algunas lecciones importantes sobre la modernización de la calidad, la seguridad y la gestión de proveedores.

Nuestra industria se ha estado moviendo lentamente hacia la modernización, bajo la dirección de la Nueva Era de Seguridad Alimentaria más Inteligente de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los EE. UU. Y cadenas de suministro cada vez más complejas, pero la pandemia necesariamente ha hecho que esa línea de tiempo se adelante en años. Esperábamos que pudiéramos actualizar lentamente la tecnología para cumplir con las nuevas pautas de la FDA, pero la pandemia de coronavirus ha sobrealimentado esa línea de tiempo.

Los objetivos de las empresas en las industrias relacionadas con la alimentación cambiaron casi de la noche a la mañana, ya que 2020 se convirtió en un año de reacciones y soluciones a corto plazo. Muchos descubrieron que sus operaciones y cadenas de suministro no eran lo suficientemente ágiles y resistentes, y que sus grupos de proveedores no eran lo suficientemente diversos. La mayoría vio que los procesos manuales eran demasiado lentos y los resultados demasiado turbios para tomar las decisiones rápidas necesarias para mantener las puertas abiertas y la seguridad de los empleados y clientes.

A medida que avanza el año, se ha vuelto dolorosamente claro que los procesos manuales familiares que involucran papel, correos electrónicos y hojas de cálculo simplemente no son suficientes. La transformación digital y la modernización de la tecnología son actividades que no se pueden posponer para más adelante, si desea obtener visibilidad y conocimientos y tomar decisiones basadas en datos.

Mientras se prepara para el futuro, es hora de salir de la fase reactiva de 2020 y dedicarse a actividades proactivas a largo plazo y soluciones tecnológicas que respalden procesos escalables y transparentes.

Al transformar y estandarizar su tecnología, puede crear un sistema que preparará el escenario para mantenerse por delante de su competencia, aumentar la eficiencia y prepararse para el crecimiento a largo plazo. A continuación, se muestran algunas formas en las que puede comenzar.

Piense en la calidad continua. Las industrias relacionadas con la alimentación, como muchas otras, se basan en informes puntuales de auditorías anuales, en lugar de un sistema dinámico que muestra cómo le va a su negocio todos los días. Es hora de establecer metas que respalden la calidad continua con los proveedores, dentro de sus propias paredes y en cada ubicación.

El primer paso es examinar todo el software o la tecnología que está utilizando ahora, para ver si puede consolidar o eliminar soluciones puntuales o aplicaciones irrelevantes. Una vez que tenga una imagen clara, puede preguntar si sus sistemas pueden "comunicarse" entre sí, con el objetivo de crear una red de Internet de las cosas de extremo a extremo que conecte todos los datos de toma de decisiones en una única fuente de verdad. Esto ayuda a eliminar los silos de datos y aumenta la comunicación.

Otro proceso continuo de calidad es la diversificación de tipos de auditoría. Las grandes auditorías corporativas anuales de "instantáneas" no desaparecerán, ni deberían hacerlo. Pero incluso antes de la pandemia, muchas empresas comenzaron a agregar autoevaluaciones y otros controles rápidos a su actividad diaria en cada ubicación, para buscar continuamente tendencias y puntos críticos. Estas verificaciones se realizan con una aplicación de auditoría que está conectada a un software de gestión de calidad, de modo que los gerentes puedan ver la información más actualizada y tomar decisiones basadas en datos diariamente si es necesario.

Aléjese de los procesos manuales. ¿Cuántas veces se ha sentido frustrado por todo el trabajo administrativo que realiza, cuando en cambio podría estar haciendo un trabajo significativo con sus procesos y sistemas? ¿Cuántas veces se ha “perdido” un documento u otros datos en cadenas de correo electrónico o archivadores? ¿Cuántas veces ha trabajado horas extra para elaborar un informe a mano a partir de una multitud de hojas de cálculo?

Es hora de dejar que la tecnología se haga cargo de gran parte de su trabajo administrativo. Este es el momento para que la industria alimentaria deje de depender del papel, las hojas de cálculo y otros procesos manuales.

Es importante recordar que la modernización no se trata de eliminar a las personas de la ecuación. Utiliza tecnología centrada en las personas que reduce los errores humanos, disminuye el trabajo administrativo y mejora los resultados. Probablemente tendrá que invertir un poco por adelantado, pero la tecnología crea eficiencias y transparencia que le ahorrarán tiempo y dinero al final.

Actualice cómo gestiona proveedores y proveedores. Muchos desafíos acompañan a la incorporación de nuevos proveedores y la gestión de los existentes. Los correos electrónicos quedan sin respuesta; Las fechas de renovación se pasan por alto fácilmente, y recuperar las certificaciones, los documentos y las auditorías de renovación es una tarea, por decir lo mínimo. Además de eso, es posible que esté presionando para diversificar su cadena de suministro debido a las interrupciones durante la pandemia. En conjunto, se trata de una gran cantidad de comunicaciones, documentos y fechas de vencimiento de las que realizar un seguimiento. Además, es su responsabilidad asegurarse de que sus proveedores cumplan con los estándares gubernamentales.

El uso de software para administrar las relaciones con los proveedores hace que sea más fácil para todas las partes, lo que permite que todos trabajen más rápido y con más colaboración. La comunicación con los proveedores, los envíos de certificación y los resultados de las auditorías terminan en el mismo lugar, por lo que puede evaluar las actividades de incorporación y renovación más rápido y con más confianza. Los recordatorios de renovación automatizados pueden detener el trabajo repetitivo o las preocupaciones sobre si una hoja de cálculo se actualizó correctamente.

La modernización de los sistemas tiene sentido tanto desde el punto de vista competitivo como financiero. Para mí, sin embargo, la razón más convincente para modernizar son sus empleados. Durante estos tiempos precarios, están haciendo más con los mismos o menos recursos, asumiendo más estrés y dirigiéndose hacia un agotamiento más profundo y difícil. Si puede hacer más para reforzar a los empleados y crear eficiencias, obtendrá mejores resultados a largo plazo, y esa es la inversión que dará mejores resultados al final. Se necesitará modernización para llegar allí.

Kari Hensien es presidenta de RizePoint.