3 Lecciones Cruciales que la Industria Alimentaria Aprendió en 2021

La industria alimentaria ha aprendido mucho este año —más de lo que esperaba. Específicamente, el COVID-19 nos ha enseñado lecciones importantes sobre la modernización de la calidad, seguridad y gestión de proveedores.

La aceleración forzosa de la modernización

Nuestra industria se ha estado moviendo lentamente hacia la modernización, bajo la dirección de la Nueva Era de Seguridad Alimentaria Inteligente de la FDA de EE. UU. y cadenas de suministro cada vez más complejas, pero la pandemia ha movido necesariamente esa línea de tiempo años adelante. Esperábamos que podríamos actualizar lentamente la tecnología para cumplir con las nuevas directrices de la FDA, pero la pandemia de coronavirus ha supercargado esa línea de tiempo.

Los objetivos de las empresas en industrias relacionadas con alimentos cambiaron casi de la noche a la mañana, ya que 2020 se convirtió en un año de reacción y soluciones a corto plazo. Muchos encontraron que sus operaciones y cadenas de suministro no eran lo suficientemente ágiles y resilientes, y que sus grupos de proveedores eran insuficientemente diversos. La mayoría vio que los procesos manuales eran demasiado lentos, y los resultados demasiado turbios, para tomar las decisiones de ritmo rápido necesarias para mantener las puertas abiertas, y a empleados y clientes seguros.

A medida que el año ha progresado, se ha vuelto dolorosamente claro que los procesos manuales familiares que involucran papel, correos electrónicos y hojas de cálculo simplemente no son suficientes. La transformación digital y la modernización tecnológica son actividades que no pueden posponerse para más tarde, si se quiere ganar visibilidad e insights y tomar decisiones basadas en datos.

Al prepararse para el futuro, es hora de salir de la fase reactiva de 2020 y volverse hacia actividades y soluciones tecnológicas proactivas, a largo plazo, que apoyen procesos escalables y transparentes.

Tres pilares para la transformación

Al transformar y estandarizar su tecnología, puede crear un sistema que preparará el escenario para mantenerse adelante de su competencia, aumentar eficiencias y prepararse para crecimiento a largo plazo. Aquí hay algunas formas en que puede comenzar.

Pensar en calidad continua

Las industrias relacionadas con alimentos, como muchas otras, dependen de informes puntuales de auditorías anuales, en lugar de un sistema dinámico que muestre cómo está su negocio cada día. Es hora de establecer metas que apoyen calidad continua con proveedores, dentro de sus propias paredes y en cada ubicación.

El primer paso es examinar todo el software o tecnología que está usando ahora, para ver si puede consolidar o eliminar soluciones puntuales o aplicaciones irrelevantes. Una vez que tenga una imagen clara, puede preguntar si sus sistemas pueden "hablar" entre sí, con el objetivo de crear una red de internet de las cosas de extremo a extremo que conecte todos los datos de toma de decisiones en una única fuente de verdad. Esto ayuda a eliminar silos de datos y aumenta la comunicación.

Otro proceso de calidad continua es diversificar tipos de auditoría. Las grandes auditorías corporativas anuales de "instantánea" no desaparecerán, ni deberían. Pero incluso antes de la pandemia, muchas empresas comenzaron a agregar autoevaluaciones y otras verificaciones rápidas a su actividad diaria en cada ubicación, para buscar continuamente tendencias y puntos calientes. Estas verificaciones se hacen con una aplicación de auditoría conectada a software de gestión de calidad, para que los gerentes puedan ver la información más actualizada y tomar decisiones basadas en datos diariamente si es necesario.

Alejarse de procesos manuales

¿Cuántas veces se ha sentido frustrado por todo el trabajo administrativo que hace, cuando en su lugar podría estar haciendo trabajo significativo con sus procesos y sistemas? ¿Cuántas veces un documento u otro dato se ha "perdido" en cadenas de correo o archivadores? ¿Cuántas veces ha trabajado horas extra para armar un informe a mano desde una multitud de hojas de cálculo?

Es hora de dejar que la tecnología se haga cargo de gran parte de su trabajo administrativo. Este es el momento para que la industria alimentaria deje de depender del papel, hojas de cálculo y otros procesos manuales.

Es importante recordar que la modernización no se trata de eliminar a las personas de la ecuación. Se trata de usar tecnología centrada en el ser humano que reduce el error humano, disminuye el trabajo administrativo y mejora los resultados. Probablemente tenga que invertir un poco al principio, pero la tecnología crea eficiencias y transparencia que le ahorrarán tiempo y dinero al final.

Actualizar cómo gestiona proveedores y vendedores

Muchos desafíos acompañan la incorporación de nuevos proveedores y la gestión de los existentes. Los correos no se responden; las fechas de renovación se pasan por alto fácilmente, y obtener de vuelta certificaciones de renovación, documentos y auditorías es una tarea por decir lo menos. Encima de eso, puede estar impulsando a diversificar su cadena de suministro debido a disrupciones durante la pandemia. Juntas, eso es mucha comunicación, documentos y fechas límite para rastrear. Además, es su responsabilidad asegurar que sus proveedores cumplan con estándares gubernamentales.

Usar software para gestionar relaciones con proveedores lo hace más fácil para todas las partes, permitiendo que todos trabajen más rápido y con más colaboración. Comunicación con proveedores, envíos de certificaciones y resultados de auditorías terminan en el mismo lugar, para que pueda evaluar actividades de incorporación y renovación más rápido y con más confianza. Recordatorios automáticos de renovación pueden poner fin al trabajo repetitivo, o preocupaciones sobre si una hoja de cálculo se actualizó correctamente.

El factor humano: la razón más convincente

Modernizar sistemas tiene sentido tanto desde un punto de vista competitivo como financiero. Para mí, sin embargo, la razón más convincente para modernizar son sus empleados. Durante estos tiempos precarios, están haciendo más con los mismos o menos recursos, asumiendo más estrés y encaminándose hacia un agotamiento más profundo y difícil. Si puede hacer más para respaldar a los empleados y crear eficiencias, logrará mejores resultados a largo plazo, y esa es la inversión que rendirá más al final. Se necesitará modernización para llegar allí.

Kari Hensien es presidenta de RizePoint.