Siete pasos para la gestión de datos maestros para su empresa

Con las crecientes demandas de presencia de marca centrada en el cliente y lanzamientos de productos transmitidos digitalmente, las empresas hoy en día a menudo enfrentan obstáculos derivados de un manejo deficiente de datos. Hoy en día, muchas empresas, especialmente empresas globales, tienen muchas aplicaciones y sistemas separados (es decir, ERP, CRM y SCM) donde los datos pueden fragmentarse, duplicarse y desactualizarse rápidamente.

Si no se gestionan con cuidado, los datos fragmentados pueden provocar una desalineación divisional y una toma de decisiones subóptima. En tal escenario, a las empresas les resulta cada vez más difícil proporcionar respuestas precisas a la mayoría de las preguntas básicas sobre métricas de rendimiento o KPI. Esto provoca importantes obstáculos en el camino del crecimiento empresarial. La gestión de datos maestros (MDM) puede ayudar a abordar esta necesidad mediante la consolidación de la información y, por lo tanto, proporciona una "fuente única de verdad".

¿Cómo puede ayudar MDM?

MDM admite una serie de casos de uso para empresas en productos, clientes, tiendas / ubicaciones, empleados, proveedores, activos digitales y más. Centraliza y administra activos de datos críticos como datos de productos, datos de activos, datos de clientes, datos de ubicación, etc. y mejora su consistencia y calidad. MDM brinda capacidades para el gobierno de datos, modelado de datos, administración de datos, administración de jerarquías, calidad / semántica, flujo de trabajo y más. También es fundamental para analizar datos de manera eficaz, asegurar la información de las partes interesadas y optimizar la infraestructura para obtener resultados. Las iniciativas de MDM conducen a la eliminación de silos de datos, una mejor calidad de los datos, una fácil edición de los datos, un mejor cumplimiento de los datos, un ahorro de tiempo y costos y una toma de decisiones informada.

Sin embargo, llevar a cabo un proyecto MDM no es un juego plug-and-play. Necesita previsión y precisión para integrar la estrategia de MDM y adoptar las soluciones respectivas en el marco organizativo existente para obtener valor comercial y acelerar el crecimiento.

Los líderes empresariales deben aventurarse en el viaje de MDM, ya que atiende todos los flujos de datos internos y externos de la organización durante un período prolongado. Debe ejecutarse con claridad y precisión en todas las etapas, incluida la elaboración de estrategias, la determinación de KRA, la implementación y el escalado con ondas de transición mínimas. Por lo tanto, es recomendable tener una base más sólida de manejo de datos y verificar algunos requisitos previos para asegurarse de que su proyecto de MDM realmente ofrezca valor.

Estos siete pasos de trabajo preliminar son imprescindibles para el éxito de MDM.

1. Evaluación y establecimiento de objetivos. Dado que la implementación de MDM es más un programa que un proyecto, se beneficia de tener una estrategia. Comience por establecer una visión clara y los objetivos que pretende lograr con MDM y luego analice la pila de tecnología necesaria para hacerlo.

Sugerencias :Responda preguntas como:

• ¿Qué se debe hacer y en qué secuencia se debe hacer?
• ¿Qué recursos se necesitarían?
• ¿Cuánto presupuesto se necesita para mantener el rumbo?

2. Planificación teniendo en cuenta la cultura organizativa, la tecnología y el presupuesto. Una vez que haya determinado los objetivos y los beneficios que espera de MDM, el siguiente paso es finalizar una hoja de ruta de implementación que tenga en cuenta la cultura organizacional, el marco tecnológico actual y las preocupaciones de optimización de costos. Eso implica definir casos de negocio de MDM (preferiblemente independientes de la herramienta) y centrarse en los beneficios potenciales.

Sugerencias :

• Recopile todos los datos dispersos. Empiece por identificar las fuentes de datos y recopile información valiosa que es fundamental para su organización.
• Transforme los datos. Como cualquier iniciativa relacionada con datos, MDM se puede lograr cuando el tamaño de sus conjuntos de datos aumenta continuamente. Puede consolidar registros y eliminar silos con esfuerzos de modernización de datos, como migraciones de aplicaciones de mainframe a la nube. Al eliminar conjuntos de datos incorrectos o duplicados durante la migración, reduce la carga de trabajo administrativa y de procesamiento necesaria para su iniciativa MDM en la nueva plataforma.
• Cree una capa de metadatos estándar. Esto facilita el intercambio de información en todas sus plataformas de administración y análisis. Hace que la recopilación de datos y el proceso de solicitud sean más eficientes.

3. Incorporación en todo el sistema. El éxito de todas las iniciativas de MDM depende en gran medida de la colaboración continua. Dado que la plataforma MDM en sí interactúa con personas, equipos y divisiones, la interconectividad es imprescindible. La incorporación de las personas involucradas con MDM, como propietarios de negocios, administradores de datos maestros y arquitectos de software, puede catapultar el programa hacia el éxito.

Los diferentes departamentos deben estar en la misma página para que los datos no estén sesgados en ningún punto de la cadena de valor. MDM proporciona una vista centralizada y consolidada entre unidades como logística y cadena de suministro, ventas y marketing, recursos humanos, finanzas, administración, etc., y permite la colaboración continua entre estos equipos. Dicho esto, el fácil acceso a los datos y la capacitación sobre las pautas de MDM es de suma importancia para aumentar la productividad y mantener a todos informados.

4. Selección de arquitectura tecnológica. Se debe utilizar una compilación de casos comerciales para determinar las capacidades críticas que se entregarán mediante cualquier herramienta propuesta. Además, existen múltiples plataformas y soluciones MDM disponibles en el mercado con diferentes variantes y características. Hay herramientas de integración de datos de clientes (CDI) para administrar el maestro del cliente y herramientas de administración de información del producto (PIM) para administrar los datos maestros del producto. Con claridad en los objetivos y los rendimientos, puede identificar rápidamente los que mejor se adaptan a sus necesidades. La combinación de la tecnología MDM con la arquitectura de TI existente y los ecosistemas comerciales puede proporcionar un apalancamiento técnico que respalde una integración perfecta.

Sugerencias :

• Compre o cree herramientas para crear las listas maestras limpiando, transformando y fusionando los datos de origen. El conjunto de herramientas debe respaldar el proceso de encontrar y solucionar problemas de calidad de los datos, así como mantener diferentes versiones y jerarquías de los datos.
• Puede utilizar las soluciones de un solo proveedor, pero es aconsejable adoptar el mejor enfoque (ya que diferentes datos requieren un tratamiento diferente).

5. Abordar la gobernanza y la calidad de los datos. A medida que entran y salen más y más datos, el control del flujo de datos se vuelve obligatorio. Por lo tanto, vale la pena establecer reglas y políticas básicas para analizar, proteger y optimizar de manera efectiva su infraestructura de datos para obtener resultados.

Además, si bien las herramientas MDM maduras satisfacen esta necesidad, el dominio de datos sostenible requiere el patrocinio ejecutivo y el compromiso organizacional para cambiar y navegar a través de la política. Las directivas de gobernanza de datos pueden gestionar las políticas, los principios y las cualidades de la organización para promover el acceso a datos maestros precisos y certificados. Básicamente, este es el proceso mediante el cual un equipo multifuncional define los diversos aspectos del programa MDM. Un modelo completo con políticas y procedimientos formalizados de gobernanza de datos puede ayudar a reducir el tiempo de implementación, exportación de datos, auditorías y escalado al eliminar las posibilidades de errores.

6. Implementación. Una vez que tenga datos maestros limpios y consistentes y los conjuntos de herramientas necesarios para administrarlos, debe exponerlos a sus aplicaciones y proporcionar procesos para administrarlos y mantenerlos. Este proceso implica una superposición adecuada de las necesidades comerciales y las limitaciones tecnológicas. Debe personalizar las funciones de acuerdo con su arquitectura existente, integrar la solución a la perfección en ella y luego capacitar a todos los equipos interesados ​​en su uso.

Se deben abordar una gran cantidad de datos organizacionales y desafíos relacionados con el sistema para tener una implementación exitosa de MDM. Incluso después de la implementación, tendrá que monitorear, probar y garantizar una comunicación fluida de nuevas aplicaciones con otras como ERP y CRM. Como resultado, la confiabilidad y la escalabilidad son consideraciones importantes para incluir en su diseño.

7. Empezar con algo pequeño y crecer a lo grande. También es recomendable adoptar un enfoque modular y no sumergirse de frente en MDM. Hay muchos proveedores y funciones de solución disponibles en el mercado, y debe seleccionar el que mejor se adapte a sus necesidades. Es por eso que siempre se debe adoptar un enfoque por fases para garantizar la escalabilidad del diseño, realizar un seguimiento del progreso y medir el ROI. Cuanto antes optimice, proteja y aplique los datos que tiene, más rápido crecerá su negocio.

Sugerencias :

• Puede obtener "ganancias rápidas" aplicando MDM primero a conjuntos de datos más pequeños, simples y estables.
• Tenga un plan a largo plazo para lo que le gustaría ver dentro de un año más o menos a partir de la información que tiene ahora.

Shashin Shah es CEO de Pimcore Global Services, una plataforma de código abierto para la gestión de información de productos (PIM / MDM), gestión de activos digitales (DAM), sistema de gestión de contenido (CMS) y comercio electrónico.