Reducir los costos de inventario desde un punto de vista de alto nivel

La administración de inventario es lo último en lo que las personas piensan cuando se determina formas de ahorrar dinero. La reducción de inventario no es la única forma de reducir el costo de inventario, pero es la idea principal que viene a la mente cuando los costos deben reevaluarse. Este artículo analizará en profundidad lo que hace y define el costo de inventario.

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La gestión de inventarios es una inversión importante para cualquier empresa. Si bien una estrategia de inventario bien implementada puede mejorar el rendimiento de la empresa, a menudo se malinterpreta la verdad real del inventario. Este artículo identifica las preguntas simples que la gente tiene con respecto a la inversión en inventarios, sin arriesgar los márgenes de ganancia de la empresa.

Repasemos una breve introducción

Aquí es simple y llanamente, las empresas tienen éxito vendiendo más productos dentro de los mejores márgenes. Las principales empresas alimentan su crecimiento y márgenes a través de una excelente visión del mercado y del consumidor con un desarrollo de productos bien implementado y una cadena de suministro y operaciones sólidas. La gestión y las estrategias de inventario son componentes principales de estas operaciones.

Las empresas de fabricación comprenden que el inventario es un activo importante en su industria. Dependiendo del tipo de industria, esto podría significar que entre el 20 y el 30% de todos los activos se inviertan en inventario. También es bueno tener en cuenta que qué tan bien una empresa de fabricación maneja su inventario está estrechamente relacionado con el éxito financiero general.

La creación de la mejor estrategia de inventario optimizada no es una tarea sencilla, pero tres preguntas sencillas pueden ayudar a desarrollar un método para reducir la inversión total en inventario, sin arriesgar el dinero en su propio bolsillo. Estas tres preguntas incluyen:

• Materias primas
• Embalaje
• Productos terminados

Y abordar cómo estos tres temas pueden mejorar el retorno de la inversión del inventario.

¿Cuánto le cuesta su inventario?

Muchas empresas ven el costo de inventario como el "costo de capital" del activo de inventario. Pero el costo real es mucho mayor que el costo de capital. Considere los siguientes costos asociados con la conservación y el manejo de este inventario:

Gastos de inversión directa

• El costo de capital invertido en el inventario
• Seguro del inventario
• Pérdida anual por hurto y merma
• Pérdida anual por obsolescencia

Manejo de inventario

• Depreciación o alquiler de equipos de manipulación de materiales
• Costos operativos directos del equipo de manipulación de materiales
• Costo de los empleados para mantener los materiales
• Costos de flete y transporte

Gastos de administración y medición

• Costo de los empleados para contabilizar y medir el inventario
• Tiempo de la alta dirección dedicado a resolver problemas de inventario

Costo de la falla del sistema

• Pérdida de negocios y ganancias o deterioro de la buena voluntad por una administración inadecuada o entrega tardía de materiales

Cuando se reconocen todos estos costos adicionales, el costo total del inventario puede representar entre un 20 y un 30% más que el valor en libros del inventario establecido. El costo del inventario podría ser incluso mayor si no se implementaran los métodos adecuados para administrar el inventario.

El primer paso para posiblemente mejorar el ROI del inventario es amordazar el verdadero costo total del inventario. Después de eso, podemos pasar a la cantidad de inventario que conviene llevar en el sistema.

¿Cuánto inventario necesita realmente?

Hay muchos factores que influyen en la determinación de la cantidad correcta de inventario. Tener demasiado inventario genera costos innecesarios, pero tener muy pocos riesgos de quedarse sin existencias o, lo que es peor, no satisfacer la demanda de los clientes.

Se necesitan cuatro componentes para determinar cuánto inventario necesita llevar. Lo siguiente se utiliza en relación con el inventario de envases, pero esa misma metodología se aplica a las materias primas y los productos terminados.

Demanda esperada

¿Cuánto vas a necesitar en un año determinado? El historial de ventas pasado es un buen punto de partida, pero la mejor manera de determinar la cantidad es mediante una previsión detallada basada en las iniciativas de marketing o ventas planificadas y una mirada a las últimas demandas del mercado. Este punto se atiende mejor a través de una línea de producción o un nivel de SKU, este puede ser un proceso complicado pero crítico. Proporciona una medida precisa de la compra total, pero no cuánto llevar en un punto determinado.

Frecuencia de pedidos

Cuanto más frecuente sea el pedido, menos inventario necesitará llevar, ya que siempre podrá reponerlo con mayor regularidad. Pero más pedidos pueden generar precios por pieza más altos y más costos de flete y pueden violar los mínimos del proveedor. Pero, cuanto menos frecuentemente pueda ordenar o reabastecer, mayor mínimo de inventario necesario se entiende para satisfacer la demanda común.

Plazos de entrega

Si puede pedir un paquete el lunes y recibir todo lo que necesita para el miércoles, los plazos de entrega son simples y no son un factor determinante. Pero a menudo los plazos de entrega pueden ser largos y variables. El tiempo de entrega puede variar por varias razones, entre las que se incluyen:

• Tipo de producto (producto básico frente a personalizado)
• Total de proveedores disponibles (muchos frente a pocos)
• Ubicación del proveedor (local frente a internacional)
• Poder adquisitivo de la empresa compradora (empresa grande o pequeña)

Si hay plazos de entrega más largos, entonces se necesita más precisión para la planificación, lo que resulta en una de las principales razones por las que muchas empresas tienden a tener suministros de inventario más grandes.

Stock de seguridad

Cuanto mayor sea la incertidumbre en la cadena de suministro, mayor será el costo de la falla y es más probable que una empresa tenga más inventario para esa situación de emergencia. Hay muchos factores que contribuyen a la incertidumbre, algunos incluyen:

• Variabilidad en los plazos de entrega
• Preocupaciones por la cantidad inicial

La incapacidad de fabricar debido a la falta de existencias del inventario puede generar un "costo de falla", como la insatisfacción del cliente, la pérdida de lealtad del consumidor y el deterioro general de la marca. El stock de seguridad es el seguro contra los errores de cálculo de la cadena de suministro en la planificación del inventario.

Identificar la cantidad de inventario que se debe tener a mano no marca el final de la optimización del inventario. Todavía hay muchas formas de reducir los niveles de inventario mediante la búsqueda de lugares alternativos para ubicar sus activos.

¿Por dónde empezar?

La gestión eficaz del inventario es una cuestión interdisciplinaria. Desde las finanzas hasta el marketing, las ventas, las adquisiciones, la fabricación y el almacenamiento, todos tienen una función en toda la organización y tienen los medios para mejorar el ROI del inventario.

El equipo multifuncional debe considerar las preguntas que se describen aquí con respecto a los inventarios de empaques, materias primas y productos terminados:

Cada negocio tiene diferentes dinámicas e imperativos, y necesita evaluar su negocio meticulosamente. Determinar cuánto necesita realmente su inventario le dará una idea de la optimización basada en otras necesidades corporativas. La experiencia funcional puede ayudar a desbloquear las oportunidades de ahorro descritas en este artículo. Pero asegúrese de mantener la mente abierta a nuevas oportunidades en su cadena de suministro.

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Manténgase informado

Iremos un poco más allá de la superficie para determinar nuevas formas de reducir su costo de inventario a través de la implementación de ERP. Esencialmente, hace que todo el proceso discutido en este artículo sea mucho más fácil de determinar y desarrollar un plan de ahorro de dinero. Veamos si puedo convencerle de que los sistemas ERP le facilitan la vida y pueden aumentar sus márgenes de beneficio.

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