Los 5 principales riesgos de una mala gestión de contratos y cómo evitarlos

Según una investigación realizada por la Asociación Internacional para la Gestión de Contratos y Comercio (IACCM), la empresa promedio pierde alrededor del 10% de sus ingresos anuales debido a malas prácticas de gestión de contratos.

En la prisa por el crecimiento, las empresas se encuentran lidiando con un volumen creciente de contratos. Es un gran problema para tener, hasta que se convierte en un problema real. Si hay debilidades inherentes en el proceso de gestión de contratos de una organización, más contratos significan más oportunidades para que esas debilidades causen un problema.

Algunos problemas son inconvenientes menores, pero otros terminan convirtiéndose en crisis graves. En 2013, Facebook no detectó una violación de sus términos contractuales por parte de Cambridge Analytica, y la publicidad resultante hizo que sus acciones se desplomaran, borrando 150 mil millones de dólares de valor de mercado en 90 minutos de su llamada de ganancias.

A veces se necesita una crisis para que los ejecutivos aprecien los riesgos de operar sin un sistema robusto de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM). Controles de acceso laxos, plazos incumplidos, fallos de cumplimiento, flujos de trabajo de aprobación ineficientes e informes ineficaces pueden resultar en consecuencias severas. Una mala gestión CLM también puede causar una erosión sutil y constante de la rentabilidad. Según la investigación de IACCM, la empresa promedio pierde alrededor del 10% de los ingresos anuales debido a malas prácticas de gestión de contratos. Con márgenes de beneficio típicos alrededor del 10%, incluso reducir a la mitad esta pérdida puede aumentar los márgenes de beneficio en un 50%.

Echemos un vistazo más de cerca a los cinco principales riesgos que surgen de procesos contractuales ineficaces:

1. Controles de acceso laxos

Parece obvio que solo las personas y entidades que necesitan acceso a la información deberían tenerlo, pero muchas empresas no definen con precisión las restricciones de acceso. El acceso excesivo puede llevar a empleados sin escrúpulos a manejar mal la información o irse con propiedad intelectual valiosa, información de precios o datos confidenciales de clientes y empleados. Muchas más organizaciones han sufrido robo de datos por sus propios empleados que por hackers externos.

El mejor software CLM actual previene esto con controles de permisos granulares que proporcionan acceso preciso de visualización y edición por grupo de usuario, incluyendo filtros dinámicos para abordar las necesidades de acceso específicas de diferentes departamentos, divisiones, equipos y clasificaciones de empleados. Los mejores sistemas permiten una configuración extensa de controles de acceso multicapa que compartimentan los datos de forma segura para abordar las necesidades únicas de la organización.

2. Plazos incumplidos

Los acuerdos de licencia típicamente restringen la cantidad de tiempo que una empresa puede usar propiedad intelectual perteneciente a otra parte. Si una empresa permite que el acuerdo expire, accidentalmente o deliberadamente, pero continúa usando el producto, se expone a riesgo de responsabilidad. Por otro lado, si un negocio configura una renovación automática y pierde de vista, entonces el negocio podría estar pagando por un servicio que ya no necesita.

Una empresa que licencia IP también debe mantenerse al tanto de estas ventanas de acceso. De lo contrario, pierde ingresos cada día que no nota una expiración de contrato. Y si está proporcionando servicio a clientes que ya no tienen contratos de soporte válidos, está perdiendo aún más.

Algunos sistemas de gestión de contratos ayudan activamente a prevenir estos problemas. En contraste con aquellos que solo tienen funcionalidad de repositorio, estas soluciones pueden rastrear proactivamente los contratos y alertar al personal sobre próximos plazos, para que la organización pueda proteger su negocio y optimizar ingresos.

3. Fallos de cumplimiento

Las empresas gastan recursos considerables en problemas como el gasto no autorizado y el cumplimiento regulatorio. Pero en muchos casos, la gente aún falla en entregar obligaciones contractuales puntualmente. Como descubrió Facebook, incorporar formas de rastrear el cumplimiento con los términos del contrato es igual de crítico. Un sistema CLM bien pensado requiere que los contratos cumplan condiciones específicas a medida que avanzan en el proceso de aprobación y también puede registrar eventos y acciones a medida que ocurren, automatizando la documentación de cumplimiento.

Para el cumplimiento regulatorio, una solución CLM ayuda a auditar contratos actuales para asegurar que tienen las cláusulas apropiadas relacionadas con privacidad de datos, arbitraje, confidencialidad u otras regulaciones que afectan al negocio. El equipo legal puede ser notificado automáticamente para llenar cualquier brecha, actualizar los contratos con el lenguaje apropiado y contactar a terceros firmantes.

Para el cumplimiento operativo, una solución CLM ayuda a asegurar que los contratos definan claramente obligaciones de rendimiento que el sistema puede rastrear y gestionar. Un ejemplo simple son los términos de pago: aunque la mayoría de las empresas tienen fechas de vencimiento de pago en contratos con penalizaciones por incumplimiento, muchas no rastrean esos pagos tardíos, y mucho menos hacen cumplir las penalizaciones. En el lado de la oferta, una de las formas más comunes de incumplimiento operativo es el sobrepago debido a no mantener el seguimiento de volúmenes u otros descuentos negociados en el contrato. La CLM automatizada previene ambos problemas.

4. Flujo de trabajo de aprobación ineficiente

Los problemas de flujo de trabajo de aprobación pueden retrasar e incluso destruir acuerdos. Si un aprobador está de vacaciones o no ve un correo electrónico crítico para el tiempo, puede descarrilar acuerdos sensibles al tiempo. Incluso si no hay una fecha límite explícita, los cuellos de botella de aprobación causan interrupciones en los flujos de acuerdos que resultan en frustración y negocio perdido.

Un sistema robusto de gestión de contratos reduce la fricción automatizando el enrutamiento complejo de aprobación de contratos, incluyendo aprobaciones secuenciales, paralelas y condicionales. Los mejores sistemas empujan, enrutan y escalan inteligentemente las solicitudes de aprobación para asegurar que un correo electrónico no visto o unas vacaciones no hagan que el proceso se detenga. Es la era digital, por lo que la capacidad de firma electrónica legal proporcionada por integraciones con DocuSign y Adobe Sign ya no son opcionales.

Un buen ejemplo de una empresa que reduce la fricción en su flujo de trabajo de aprobación y proceso de gestión de contratos en general es la empresa de golf TaylorMade. Con más de 6,000 contratos altamente sensibles para gestionar, el sistema CLM de la compañía cuenta con notificación automática de cambios contractuales, acuerdos de nivel de servicio y requisitos de cumplimiento. Los abogados pueden iniciar sesión desde sus dispositivos móviles para revisar contratos, hacer comentarios y firmarlos digitalmente en minutos, para que los contratos puedan avanzar en el ciclo de aprobación sin demora.

5. Informes ineficaces

Los ejecutivos necesitan informes específicos de la empresa, impulsados por KPI, que les den aviso previo de problemas potenciales antes de que se conviertan en desastres. Mucho software de gestión de contratos enfatiza la función de repositorio o gestión de contenido. El problema con este enfoque es que si los datos no se convierten activamente en informes accionables, las vulnerabilidades tienden a permanecer sin detectar hasta que hay un problema.

En contraste, el mejor software CLM ofrece informes totalmente configurables entre propietarios de negocio. Por ejemplo, el equipo legal puede querer ver el perfil de riesgo general de todos los contratos y señalar los problemáticos, el equipo de operaciones puede querer ver qué tan bien los contratos avanzan en el ciclo de vida y resaltar obstáculos, y los líderes de ventas pueden estar interesados en próximas oportunidades de ingresos y contratos importantes que están por renovarse.

Escrito por Colin Earl, CEO de Agiloft, Inc.