Estrategias seguras para superar los desafíos de la RPA

Es clave trabajar con los equipos directivos para explicar los beneficios reales que pueden esperar lograr y en qué plazo.

Muchas organizaciones ya conocen los beneficios de la automatización de procesos robóticos (RPA), pero les resulta difícil saber cómo empezar en sus propios proyectos. ¿Quién debe participar? ¿Debe ser impulsado por el negocio o por TI? ¿Debemos saber qué queremos automatizar antes de buscar ayuda, o empezar con una hoja en blanco?

La automatización significa cosas diferentes para diferentes organizaciones, y no hay un lugar o momento establecido para comenzar.

El aspecto más importante a considerar en el camino hacia una implementación exitosa de RPA es el elemento humano y comprender cómo la introducción de la tecnología afectará a las personas dentro de una organización.

Reconociendo la resistencia

A menudo nos encontramos implementando tecnologías digitales modernas en entornos heredados establecidos, lo que significa enseñar nuevas habilidades a equipos consolidados.

Algunos equipos serán más resistentes al cambio que otros, particularmente si la organización está acostumbrada a trabajar en silos. Pero lo que hemos encontrado que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto de RPA es el nivel de compromiso dentro de esos equipos establecidos antes del inicio.

Lo que se requiere aquí es un patrocinador interdepartamental que ayude a enfatizar los beneficios empresariales de la RPA; la reducción de errores y el servicio 24/7 entre los principales. Por supuesto, la seguridad tiende a percibirse como un tema clave en el despliegue de robots también —la idea de que los bots estarán de alguna manera fuera de control. Sin embargo, la gobernanza de TI estándar casi siempre es suficiente para garantizar el cumplimiento total.

Lo más importante en la búsqueda de la felicidad con la RPA, las empresas necesitan darse cuenta y comunicar que el papel de la RPA es automatizar tareas, no empleos.

Fácil como 1, 2, 3

Para superar muchos de estos obstáculos y responder a las preguntas importantes sobre los desafíos de la RPA, recomendamos un programa de tres etapas.

Etapa 1: Educar

Comenzamos con una prueba de valor o concepto, para ayudar a las organizaciones a entender el poder de la oferta de RPA. Quieren comprobar que la tecnología funciona, que pueden construir el caso de negocio durante esta fase, así como un plan de entrega con los beneficios y ahorros potenciales.

Es clave trabajar con los equipos directivos para explicar los beneficios reales que pueden esperar lograr y en qué plazo. El mensaje luego debe llevarse a la organización en su conjunto sobre qué es la RPA y cómo puede beneficiar a todos. Incluir al personal de primera línea para explicar cómo pueden trabajar con la robótica para automatizar los elementos mundanos de su trabajo y volver a centrarse en el cliente.

También es realmente importante involucrar a departamentos de apoyo como RR. HH. y seguridad de TI para asegurar que haya colaboración en toda la organización. Esto sienta las bases para el éxito a largo plazo de la RPA.

Etapa 2: Evaluar

Esta es la etapa emocionante en la que pones en marcha un caso de negocio específico automatizando un cierto número de procesos. Aunque centrada en la tecnología, a medida que esta fase se vuelve visible para la organización, se debe ejecutar junto a ella un programa robusto de comunicación y gestión del cambio para mantener a las personas relevantes a bordo y actualizadas.

Trabajando con un pequeño equipo de 3-4 personas, es razonable esperar que puedas diseñar, construir, probar e implementar un proceso en 40 días. Es importante mapear un proceso que sea adecuado para una Prueba de Valor, algo que sea lo suficientemente grande y complejo como para demostrar un retorno de inversión en 40 días, pero lo suficientemente pequeño como para ser alcanzable y no necesite abordar los desafíos que conlleva escalar una solución de RPA.

El resultado final de la etapa 2 debería ser un proceso automatizado y funcional, así como un plan claro para llevar la RPA adelante, y lo más importante, una fuerza de trabajo educada que haya aprendido cómo funciona la RPA y qué implica. Clave aquí es demostrar los beneficios de la entrega, probar y poder devolver los robots al negocio si la autosuficiencia es el objetivo.

Etapa 3: Facilitar

La tercera etapa para superar los desafíos de la RPA es construir un plan de negocio operativo que cree una tubería de automatización de qué procesos y recursos es probable que estén involucrados. Al final del día, el objetivo ideal de cualquier organización debería ser convertirse en un centro de excelencia para la automatización. Un centro de excelencia es una estructura organizativa que puede proporcionarse internamente o por un tercero, e incluir soporte de procesos de negocio, soporte técnico de software y/o soporte de infraestructura para todas las actividades de automatización. Piensa en esto como RPA-como-servicio.

Un punto adicional a destacar es que desde el inicio de tu viaje hacia la automatización, necesitas pensar en cómo se verá esta estructura post-proyecto. ¿Es mejor tener tu centro de excelencia gestionado internamente o en conjunción con un tercero? Esta es una gran consideración de recursos que podría cambiar durante la etapa de Prueba de Valor pero debe estar en mente desde el principio.

Si sigues estos tres pasos para superar los desafíos de la RPA, no te equivocarás mucho. Pero dada la importancia del factor humano, estos tres principios de la RPA deben reinar supremos.

• Poner a las personas en el centro de la automatización;
• Eliminar lo mundano para dar paso a lo creativo;
• Enseñar nuevas habilidades para aprovechar las nuevas tecnologías.

Escrito por Ciara MacCooey, COO, human+