5 prácticas culturales clave para impulsar el éxito de la automatización en la empresa

Como con cualquier nueva tecnología, la automatización puede causar cierto temor en tu organización. ¿Los robots de software quitarán empleos? ¿Aumentará la automatización el desempleo? ¿Qué depara el futuro?

La investigación es optimista.

El Foro Económico Mundial muestra que la automatización creará 60 millones de empleos netos nuevos. Estos nuevos empleos, así como los existentes, se beneficiarán de la disponibilidad de robots de software que pueden manejar tareas repetitivas, liberando a los humanos para hacer trabajo más creativo.

Además, un informe global de Deloitte sobre Automatización Robótica de Procesos (RPA) encontró que el 50% del trabajo mundano es apto para la automatización, lo que hará el trabajo más fácil para millones de empleados.

Sin embargo, los hechos por sí solos no calmarán los miedos. El éxito con la automatización depende de mostrar a los empleados cómo la automatización hará sus vidas más fáciles y empoderar a los empleados para abrazar un futuro asistido por robots de software. Los desafíos son inevitables, pero una cultura empresarial fuerte y la creencia sostenida de tu fuerza laboral son lo que te permitirá perdurar.

En este artículo, exploramos cinco mejores prácticas culturales que configurarán tu organización para el éxito.

1. Cambia la mentalidad

Tan entusiasmados como puedan estar tus campeones de RPA sobre la automatización, y tan entusiasmados como puedan estar tus líderes de la alta dirección sobre sus beneficios, los empleados pueden reaccionar con miedo.

Los empleados pueden preocuparse de que serán reemplazados por robots y, a largo plazo, no tendrán o no obtendrán las habilidades adecuadas para prosperar en el futuro del trabajo. Contrario a esa suposición, la Unidad de Inteligencia de The Economist informa que el 79% de los CEOs cree que la automatización es más efectiva cuando complementa a los humanos, no cuando los reemplaza.

La automatización es aumento, no reemplazo

Cambiar a esta mentalidad requiere que las empresas acoplen sus despliegues tecnológicos con un programa de gestión del cambio empático y centrado en el ser humano.

Empatiza con el peligro que el cambio puede parecer plantear. Los robots pueden hacer cosas que los humanos no pueden, así que tu programa de gestión del cambio tiene que mostrar a los empleados cómo esta disrupción mejorará sus vidas laborales.

Demuestra una mentalidad alternativa que se centre en alcanzar metas mediante la colaboración robot-humano. Empodera a los empleados para enfrentar estos cambios y disfrutar la oportunidad de contribuir a la transformación. Los robots de software están ahí para hacer la vida más fácil a tus empleados, pero su participación depende de la capacidad de ver eso.

A medida que la RPA hace tu organización más flexible, tus empleados también obtendrán el espacio para trabajar en problemas de mayor orden mientras los robots completan el trabajo repetitivo y tedioso. Las ventajas de esta capacidad liberada florecen cuando los empleados se centran en los resultados que pueden lograr con los robots.

Max Healthcare, por ejemplo, una de las redes hospitalarias más grandes del norte de la India, luchaba por procesar manualmente grandes volúmenes de transacciones de pacientes. Tras adoptar la Plataforma RPA Empresarial de UiPath, la red pudo no solo agilizar estos procesos sino también acelerar su viaje de transformación digital.

Una vez que cambiaron de resolver el problema de procesos lentos e ineficientes, Max Healthcare pudo ver que los robots creaban soluciones que no eran humanamente posibles antes. La capacidad de reconciliar sus fuentes de datos permitió a la red estimar cuándo se completarían las tareas y qué apoyo se necesitaría, conduciendo a una planificación mucho más precisa.

Un proceso de gestión del cambio centrado en el ser humano enfatizó los beneficios tangibles de esta transformación. Los empleados de Max Healthcare no solo lograron hacer más, sino que pudieron planificar con mayor antelación.

Cuando comuniques sobre cambios venideros, vuelve al objetivo final. Tu organización no está adoptando una herramienta, estás tratando puntos de dolor reales.

2. Compromete al liderazgo

La cantidad de compromiso que los líderes de tu organización tienen con la automatización juega un papel clave en cultivar una mentalidad «automation first».

Cuando la automatización surge por primera vez, un líder de RPA desde el lado del negocio típicamente posee la automatización. Diseñarán una prueba de concepto (PoC) e involucrarán a diferentes empleados según sea necesario.

A medida que la automatización madura y la RPA escala más allá del piloto, las unidades de negocio y TI compartirán la propiedad. Esta transición es necesaria para estandarizar el proceso de diseño, prueba y distribución de robots de software.

La próxima fase de crecimiento requiere el apoyo de la alta dirección. Durante las etapas previas, la automatización está atrapada principalmente dentro de cada departamento. Con la alta dirección a bordo y el progreso hacia el escalado de la automatización como métrica clave para su éxito, pueden derribar las barreras entre departamentos. Una vez que la automatización puede fluir entre departamentos, tu organización puede comenzar a transformarse.

Cuanto mejor entienda el liderazgo la automatización y los beneficios que ofrece, más priorizarán su aceleración.

Muestra a los ejecutivos de la alta dirección la PoC que sembró la RPA en tu organización. Explica los beneficios que creó y demuestra cómo esos beneficios pueden escalar. Un video de demostración bien producido es a menudo la mejor manera de demostrar vívidamente las mejoras que ofrece la RPA y hacer el caso de cómo la automatización puede ahorrar dinero, reducir riesgo, asegurar cumplimiento y avanzar en los objetivos organizacionales.

Con una mentalidad «automation first», los líderes pueden fomentar la adopción de la automatización en toda la organización.

El liderazgo es clave para romper silos

Una vez que los líderes consideran la automatización una alta prioridad y un medio para avanzar en objetivos estratégicos, esa priorización puede extenderse por toda la organización.

3. Construye un puente entre TI y las partes interesadas del negocio

La Unidad de Inteligencia de The Economist informa que el 46% de los CEOs considera una mejor práctica incluir tanto a TI como a jefes de negocio al comienzo del viaje de automatización.

Mantener separadas a las unidades de TI y negocio aísla soluciones y problemas

Las unidades de negocio tienen conocimientos útiles sobre sus procesos y los problemas que estas unidades intentan resolver. Sus perspectivas sobre el terreno no son reemplazables. TI proporciona la infraestructura y los procedimientos de gobernanza para hacer viables las soluciones de automatización.

Solo juntos, y con el apoyo de su liderazgo, el negocio y TI podrán descubrir regularmente oportunidades y construir despliegues de robots adecuados.

Una vez que las partes interesadas de negocio y TI trabajan juntas, pueden construir flujos de trabajo, conectar silos y facilitar el diseño y mantenimiento de un Centro de Excelencia (CoE) robótico exitoso. Un CoE maduro fomentará y permitirá una participación más amplia en la transformación organizacional.

Todos son líderes en cierta medida, y todos tienen una perspectiva que vale la pena compartir. Con robots disponibles para todos, cada empleado estará armado para resolver problemas que antes habrían sido intratables.

Puedes fomentar este sentido de propiedad de numerosas maneras, como permitir a los empleados nombrar los robots, como hizo Tarsus Distribution con Betsy el robot de software (y eventualmente Betsy 2, 3 y 4). «Betsy es mi mejor amiga», le dijo un empleado de Tarsus a Tim Proome, ejecutivo de cadena de suministro de distribución en Tarsus.

Cada empleado puede ver problemas y preguntar si los robots pueden ayudar. Encontrar casos de uso de RPA puede convertirse en un esfuerzo de toda la organización. Negocio y TI pueden trabajar juntos para priorizar procesos con el mayor retorno de inversión (ROI) e implementarlos.

Cuantos más defensores de la automatización tenga tu organización, más podrás distribuir optimismo hacia nuevas formas de trabajar.

4. Distribuye conciencia y fomenta el entusiasmo

¿Cuánto potencial inexplorado no está utilizando tu fuerza laboral? Antes de la automatización, esta era una pregunta ociosa —incluso cuando las empresas entendían su verdadero potencial, carecían de los recursos para maximizarlo.

Con RPA escalado, finalmente puedes comenzar a aprovechar el verdadero potencial de tu organización

Ese potencial, sin embargo, depende de la conciencia y el compromiso en toda la organización. Cuanto más puedas promover resultados tangibles, más entusiasmo podrás generar.

Para muchos empleados, el ROI y las mejoras de productividad serán demasiado abstractos para generar entusiasmo. En su lugar, descubre y comunica qué beneficio obtendrá cada equipo con la disponibilidad de robots de software. El objetivo es crear conciencia y luego mover a los empleados de conocer la automatización a entusiasmarse con ella.

A medida que la conciencia lleva al entusiasmo, los beneficios abstractos llevan a beneficios tangibles, y las mejoras en la organización llevan a mejoras en la vida diaria de los empleados.

Por ejemplo, Coca-Cola İçecek (CCI), un importante embotellador de Coca-Cola, generó conciencia mediante un hackathon de RPA que incluyó empleados de diferentes departamentos. Durante el hackathon, CCI explicó la tecnología y sus beneficios. En el transcurso de un día, CCI logró involucrar a los empleados en discutir sus problemas y luego poner en marcha un robot de software para abordarlos.

Lo abstracto se volvió tangible, y la curiosidad se volvió entusiasmo.

Eventualmente, la relación de tu organización con los robots de software se convertirá en una característica que merece mención en todos los lugares apropiados. Los equipos de marketing y comunicación internos pueden hacer videos de empleados, socios comerciales y clientes compartiendo los beneficios que notaron cuando los robots asumieron los aspectos tediosos de sus trabajos. Esto calmará aún más los miedos y entusiasmará a otros empleados sobre el uso de robots.

En la era «automation first», incluso te beneficiará comenzar a priorizar la automatización en tu reclutamiento. El personal de marketing y onboarding de empleados debería priorizar el hecho de que trabajarán con robots. Una de las señales más seguras de que tu organización se ha transformado es que estás atrayendo empleados entusiasmados con la automatización desde su primer día de empleo.

5. Haz del aprendizaje un objetivo continuo

La Unidad de Inteligencia de The Economist encontró que el 88% de los CEOs cree que la automatización acelerará el logro humano, pero el 29,3% citó la falta de talento y habilidades relevantes como un desafío principal para escalar la automatización.

Un sistema de aprendizaje continuo es la única forma de alcanzar y mantener la velocidad necesaria para satisfacer las necesidades de la era «automation first».

Tu primer paso para construir un sistema de aprendizaje continuo es documentar el nuevo conocimiento a medida que diferentes personas lo crean.

Automatizar un proceso a menudo ofrece lecciones para el siguiente. Si no documentas los pasos que tomaste, incluidos los tropiezos, tendrás que empezar de cero cada vez. Una buena documentación ayuda a tu organización a reducir trabajo duplicado y acelera la velocidad de despliegues posteriores de RPA.

Tu CoE puede actuar como guía que haga esta documentación accionable. El CoE centraliza las mejores prácticas que tus equipos aprenden y almacena plantillas que tus equipos pueden usar para desplegar robots más rápido.

Tus fuentes de conocimiento no se limitan a lecciones internas.

Si te unes a la gran y rápidamente creciente Comunidad de RPA, puedes aprender de desarrolladores de RPA y empresas de todo el mundo. Cuanto más puedas animar a tus empleados a participar en estas comunidades, más podrás aprovechar el conocimiento de toda la industria.

En UiPath, consideramos la democratización de los robots una parte esencial de la era «automation first». Ofrecemos numerosas formas para que los curiosos sobre RPA encuentren sesiones de capacitación gratuitas, resuelvan problemas con otros usuarios y obtengan lecciones de una variedad de experiencias diferentes. UiPath Go! ofrece un mercado para automatizaciones, y UiPath Connect! es una red donde los desarrolladores pueden conectarse.

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La clave para construir un sistema de aprendizaje continuo que dure es crear metas que superen cualquier tecnología individual. A medida que los robots liberan a tus empleados del trabajo tedioso, tu organización tiene la oportunidad de animar a los empleados a usar ese tiempo para auto-desarrollo. Cuando lo hagan, recompensa a los empleados que aprendan nuevas habilidades. Los líderes pueden dar ejemplo comprometiéndose también con el auto-desarrollo.

La automatización da a tus empleados la oportunidad de escapar del día a día y ver el panorama general, el contexto en el que existe su trabajo y los objetivos a los que contribuye. Con esta libertad, pueden mejorar la empresa ejerciendo habilidades previamente subutilizadas o aprendiendo nuevas habilidades —relacionadas con RPA o no.

Usando robots para empoderar humanos

Las empresas «automation first» prosperan con el apoyo de una cultura que abraza la curiosidad, la resolución de problemas y la innovación. El desafío general es demostrar que la automatización pone al humano de nuevo dentro del trabajo.

La raíz de la alienación laboral es el trabajo mundano —trabajo que requiere que los humanos desperdicien sus energías creativas en tareas repetitivas. Contrario a suposiciones pesimistas, la adición de robots humanizará el trabajo empoderando a los humanos.

Una cultura arraigada en ese principio es una cultura que puede adaptarse a la era «automation first» y a los desafíos aún no vistos que se avecinan.

Traducir estos principios culturales a la realidad requiere un modelo operativo que aproveche todo el poder de la RPA. En una próxima publicación, exploraremos cinco mejores prácticas operativas que hacen tu potencial realizable.