Desbloqueando el Valor Empresarial: 5 Formas Comprobadas de Aprovechar Insights de Process Mining

Jos Mangnus es consultor en UiPath.

Nota del editor: Si es nuevo en el concepto de process mining, le sugerimos comenzar leyendo nuestro artículo introductorio Valor del Process Mining: Qué Significa para su Negocio.

En las últimas un par de semanas, hemos discutido los valores únicos que el process mining aporta a las empresas. Proporciona insights científicos, permite análisis no sesgados y permite la toma de decisiones estratégicas respaldadas por datos. El process mining le ayuda a descubrir oportunidades de optimización y mejorar la eficiencia operativa. Identifica ideas de automatización con el ROI más rápido.

El process mining inicia un gran cambio en una empresa al permitir que la empresa se vuelva más consciente de los procesos y aproveche los datos corporativos existentes.

En nuestros artículos anteriores de process mining, lo guiamos a través de cómo comenzar con una herramienta de process mining como UiPath Process Mining. Es posible que haya implementado UiPath Process Mining para sus procesos principales, haya echado un vistazo rápido al gráfico de proceso y haya apuntado a obtener sus primeras suposiciones. El gráfico de proceso describe el rendimiento de su equipo, cuellos de botella del proceso, pasos incompletos de un proceso, proyectos retrasados y todo lo que le impide maximizar la productividad. Puede confiar en estos datos como una única fuente de verdad: el reflejo real del trabajo en su departamento.

La pregunta lógica es: "¿Qué sigue? ¿Cómo obtengo valor empresarial de estos insights?"

Para crear valor, necesita conectar el conocimiento que tiene como propietario del proceso con los insights de proceso obtenidos de UiPath Process Mining. De esta manera, puede determinar qué cambios exactos puede hacer para impulsar la transformación en su organización.

Este es el momento en que su experiencia puede marcar una diferencia real.

¿Cómo marcar la diferencia con analítica de procesos?

Todos los procesos de negocio apuntan a objetivos específicos y se ejecutan bajo condiciones específicas, como tiempos, personas involucradas, acuerdos, etc. Dado que muchos procesos comparten objetivos similares (ya sea menores riesgos o mayor eficiencia, etc.), en UiPath podemos reconocer patrones de problemas similares en esos procesos.

Sabiendo qué problemas comunes podría tener su proceso, y manteniendo la historia alrededor de ese proceso en mente, puede especificar sus hallazgos y establecer un plan de acción concreto.

A continuación, encontrará cinco cosas que a menudo encontramos en proyectos de process mining, independientemente del tipo de proceso. Use esta lista como una hoja de trucos para mejorar su análisis de proceso específico de la empresa y asegurar insights accionables.

1. Contexto del proceso

Cada proceso tiene un contexto: un conjunto de factores externos e internos que influyen y definen ese proceso. En un ejemplo de un proceso de facturación, el contexto incluye cosas como:

• Equipos involucrados en la ejecución del proceso

• El proveedor que envió la factura

• Época del año cuando se recibió la factura

Cuando está preparando su proyecto de process mining para análisis, recuerde capturar ese contexto. También puede mostrar la información de contexto en los paneles de UiPath Process Mining:

Por ejemplo, una factura procesada durante las vacaciones de invierno podría retrasarse debido a una alta carga de trabajo (específica para esa temporada). Entender qué hay detrás del retraso le permite hacer interpretaciones de datos más realistas.

En general, desea capturar todas las variables que pueden influir en el proceso. En otro ejemplo, algunos de los proveedores de una organización usaban una aplicación de facturación estándar. Por aplicación de facturación, nos referimos a cualquier software que acelere el proceso de pago para una organización.

El equipo de UiPath mostró las diferencias en un flujo de proceso antes y después del uso de tal aplicación. La ventaja de la aplicación de facturación se volvió inmediatamente clara.

Descubrir esto con UiPath Process Mining ahorró mucho tiempo y recursos de retrabajo.

Implementar la aplicación de facturación en varios proveedores permitió a la organización obtener información digital completa sobre la factura. Esto resultó en un tiempo más rápido para el pago, menos trabajo manual y un proceso procure-to-pay más optimizado.

2. Acuerdos de flujo de proceso

Cada propietario de proceso (un director o ejecutivo) tiene una idea de cómo debería fluir su proceso. Un propietario de proceso podría delinear esta idea en una guía explícita, conteniendo una lista de "lo que se debe y no se debe hacer" para que un equipo realice. También puede ser una visión general de los departamentos asignados a ciertos pasos dentro de un proceso. Todo esto es para describir un escenario perfecto de un proceso; en process mining, el escenario perfecto se llama "el modelo de referencia".

El modelo de referencia es la base poderosa para la verificación de conformidad, uno de los pasos más importantes del análisis de procesos. La verificación de conformidad permite a un analista de negocio mirar el proceso real (el resultado del process mining) y compararlo con el modelo de referencia. De esta manera, puede ver dónde su equipo no actúa como se esperaba y tomar medidas para acercarse a su proceso ideal (el modelo de referencia).

Por lo tanto, a veces los hallazgos del process mining no tienen que ser complejos para dar valor empresarial. Basta con saber quién realizó un cierto paso del proceso, cómo lo realizó y evaluar el rendimiento real comparado con las expectativas.

3. Acuerdos de tiempo

Después del flujo de proceso, el tiempo es uno de los temas más discutidos durante los proyectos de process mining.

Cada propietario de proceso quiere ejecutar el proceso más eficiente, sin recortar esquinas. Pero ¿qué es un proceso eficiente y cómo puede identificar un proceso eficiente en un gráfico de proceso?

La eficiencia es la calidad del trabajo producido en relación con el esfuerzo (tiempo o recursos). Un proceso que no entrega trabajo a tiempo es ineficiente.

Para analizar eficazmente qué partes de su proceso toman más tiempo del que deberían, necesita una estimación de cuánto tiempo toma cada paso de un proceso. Luego, puede comparar el tiempo que toma completar cada paso con las expectativas de tiempo del proyecto. UiPath Process Mining facilita hacer esas comparaciones, detectar cuellos de botella, descubrir dónde tiene escasez de recursos, identificar dependencias externas que ralentizan el proceso y más.

Si quiere profundizar, vea los términos de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Mientras trabajábamos con un cliente de UiPath Process Mining recientemente, el gráfico de proceso mostró que para un proceso de cuentas por pagar el equipo pagaba facturas a tiempo y cumplía plazos. Al mirar hacia atrás el SLA relacionado, apareció que si el equipo entregaba las facturas dos días antes, nuestro cliente recibiría un 20% de descuento y así ahorraría un gran pago a proveedores.

Estos casos no son raros: pagar demasiado tarde o demasiado temprano puede tener efectos negativos en su flujo de caja.

Otro ejemplo común son los SLA para sistemas de tickets. Los sistemas de tickets facilitan los servicios de soporte al cliente. Tales sistemas permiten a los equipos de soporte comunicarse con clientes en un solo lugar, rastrear el historial del cliente, KPIs sobre calidad del servicio de soporte, tiempo de respuesta y otros.

Casi todos los help desks tienen SLAs en torno a tareas de soporte como tiempo de primera respuesta y tiempo de solución.

Cuando identifica la causa de no cumplir SLAs, puede acelerar el servicio (por ejemplo, rediseñando el trabajo del equipo o automatizando el chat). La automatización ayudará a su equipo a resolver más problemas y centrarse en problemas que requieren más atención y lógica humana. En conjunto, estas mediciones pueden mejorar significativamente su tasa de satisfacción del cliente.

4. Información basada en usuarios

Los hallazgos más curiosos en process mining vienen de ver cómo trabajan juntos las personas. Especialmente cuando hay varios equipos, departamentos, instalaciones o países involucrados en un proceso. Probablemente lo haya experimentado también: a veces los equipos tienden a trasladar la responsabilidad de uno a otro.

Trasladar la responsabilidad no solo disminuye la felicidad de los empleados, sino que también causa retrasos en la ejecución del proceso, lo que puede resultar en disminución de productividad, pérdidas financieras y disminución de la satisfacción del cliente.

UiPath Process Mining puede darle una visión transparente de cómo todos los involucrados en todo el proceso están trabajando juntos. Puede ver si el rendimiento coincide con sus expectativas e identificar pasos del proceso que fluyen a través de diferentes equipos. Si hay demasiado vaivén, lo verá en la pestaña Interacciones de Usuario en la herramienta UiPath Process Mining.

Algunas actividades como el pago de facturas son directas, mientras que la aprobación de facturas requiere mucha interacción con otros equipos (vea la imagen a continuación). La sobrecomunicación puede ralentizar el resultado final.

Interacciones para el pago de facturas:

Interacciones para la aprobación de facturas:

Al detectar tales desviaciones de proceso, puede dar más información a los equipos sobre la división del trabajo y la estructura del equipo de proceso.

5. Monitoreo de su progreso

Muchas organizaciones comienzan el process mining debido a las capacidades de comprensión y analítica de procesos.

Sin embargo, descubrir un proceso no es suficiente; los insights ganados deben ser respaldados por acciones estratégicas. Puede querer automatizar su proceso para reducir errores, acelerar la finalización y aumentar la felicidad de los empleados liberándolos de tareas mundanas. O podría optimizar el proceso agregando recursos, capacitando más al personal o adoptando una táctica o estrategia diferente.

Después de cambiar su proceso de cualquier manera, use UiPath Process Mining para rastrear cómo estos cambios afectan el rendimiento de su proceso.

• ¿Ha habido una mejora?

• ¿Está más cerca de su modelo de referencia?

• ¿Su equipo está cumpliendo los indicadores clave de rendimiento (KPIs) o hay necesidad de acciones adicionales?

Al rastrear cambios y su influencia en su proceso, puede determinar el retorno de inversión (ROI) para su proyecto de process mining. Después de un análisis de proceso exitoso, el siguiente elemento en su lista es planificar la mejora del proceso y medir el rendimiento del proceso.

¿Qué es un proceso eficiente para usted: es una mejora en velocidad o en calidad?

• ¿Puede la automatización ayudarle a acelerar el proceso?

• ¿Cuántos robots de software necesitaría un proceso?

• ¿Qué KPIs le ayudan a medir la eficiencia operativa?

• ¿Qué método de evaluación elegirá para chequeos regulares?

Al responder todas esas preguntas y alinear la estrategia de optimización de proceso de extremo a extremo con UiPath, se acercará a un ciclo de mejora continua y autosostenibilidad. Obtenga control de sus procesos, replantee la asignación de sus recursos e impulse el crecimiento empresarial.

Recuerde, descubrir un proceso es solo el comienzo de su viaje hacia una gestión exitosa de procesos de negocio. La diferencia real viene con los cambios que pone en marcha y las acciones que toma para prevenir riesgos, mejorar la productividad, cumplir y superar las expectativas del cliente, optimizar aún más su estrategia de crecimiento.

A medida que el process mining crea conciencia de lo que sucede en su organización, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) le permite convertir esta conciencia en acción. Explore cómo el process mining ayuda a las empresas a establecer la estrategia de automatización para el crecimiento empresarial en nuestro reciente documento técnico:

Como decimos en UiPath: "Su organización está lista para process mining cuando está lista para grandes cambios".

¡Feliz mining!