Desbloqueando el Éxito Empresarial: Cómo un Modelo Operativo de Automatización Impulsa el Crecimiento – Parte 1

Nota del editor: Este artículo es el primero de una serie de tres partes.

Cuando hablo con clientes, a menudo me piden consejos prácticos sobre cómo progresar rápida y exitosamente a través de las etapas iniciales de aprovechar la automatización robótica de procesos (RPA). Los ejecutivos que buscan operar a escala (donde los beneficios empresariales son más impactantes) suelen hacer estas tres preguntas:

• "¿Cómo empezamos por el camino correcto para escalar rápidamente?"

• "¿Qué recursos necesitaremos para ser autosuficientes?"

• "¿Cómo deberíamos organizarnos para tener éxito con la automatización?"

Para que las organizaciones logren los beneficios esperados de sus programas de automatización, es importante tener una estrategia para cada una de las preguntas anteriores. Estas preguntas, y muchas más, son respondidas en última instancia a través de un modelo operativo de automatización que es único para cada organización.

En términos simples, para escalar la automatización de manera efectiva, necesita un modelo operativo de automatización (no se preocupe, cubriré qué significa eso y cómo hacerlo en esta serie de blogs).

El modelo operativo de automatización proporciona una visión integral de las decisiones de gestión del programa a tomar, como roles y responsabilidades, gobernanza y gestión de infraestructura.

Consideraremos algunas de esas decisiones importantes a medida que construye su propio modelo operativo de automatización único en esta serie de tres partes. La parte uno (este artículo) presentará cuatro etapas por las que muchas organizaciones progresan para alcanzar la automatización a escala y explorará la pregunta "¿por dónde deberíamos empezar?". Las partes dos y tres de esta serie investigarán cada etapa más a fondo para considerar los recursos, patrocinio ejecutivo y justificación de financiación necesarios a medida que el modelo operativo de automatización madura.

De inicio a escala: Las cuatro etapas de automatización

La mayoría de las organizaciones progresarán a través de cuatro etapas en su camino para escalar exitosamente la automatización (como se muestra en el diagrama a continuación). A medida que el programa de automatización de una empresa avanza por estas etapas, el patrocinador ejecutivo, las fuentes de la cartera de automatización y la justificación de financiación cambiarán todas. Como resultado, el alcance del modelo operativo de automatización madurará.

Etapa 1 - Demostrar

En la etapa de demostrar, los procesos iniciales identificados para la automatización comienzan a demostrar la tecnología de automatización y desarrollar un patrocinador para el valor. Esto generalmente ocurre en un solo departamento con menos de 10 robots de software, ya que los procesos iniciales están destinados a asegurar que la RPA "funciona" en su entorno específico. Algunas organizaciones pueden tomar hasta tres meses en esta fase, mientras que otras pasan por un piloto mucho más rápido (a veces en cuestión de semanas).

Etapa 2 - Establecer

En esta etapa de automatización, el enfoque está en la producción y entrega de múltiples procesos, típicamente dentro de una sola unidad de negocio. Esta etapa puede tomar de tres a seis meses. Puede haber un riesgo de estancamiento en este punto si la cartera de automatización se obtiene principalmente de una unidad de negocio y hay una conciencia limitada de RPA en toda la empresa. Además, si el líder de la unidad de negocio no está estableciendo y exigiendo a la organización que descubra y entregue un resultado empresarial considerable con la automatización, se vuelve difícil demostrar el potencial.

El modelo operativo de automatización de cada organización pasará por iteraciones para llegar al enfoque correcto para elementos clave, como estructura organizacional, estrategia de admisión, gobernanza, controles de riesgo y gestión del cambio.

Etapa 3 - Expandir

En esta etapa, el modelo operativo de automatización está completamente definido y establece un enfoque estandarizado para incorporar unidades de negocio adicionales. Esta etapa puede durar de uno a tres años a medida que los beneficios completos de la RPA se comprenden en los niveles superiores y múltiples líneas de negocio se comprometen para automatizar a escala. En la etapa de expansión, los indicadores clave de rendimiento (KPIs) están bien definidos y medidos.

Dado que los desarrolladores en el centro de excelencia (CoE) de automatización se centrarán en oportunidades de alto ROI, queda claro que para abordar muchas oportunidades de automatización simples, a nivel de equipo y personalizadas, la organización debe capacitar a sus empleados. La capacitación del personal incluye ayudar a algunos empleados a convertirse en desarrolladores ciudadanos para construir automatizaciones para sus respectivos equipos, departamentos o para sí mismos.

Profundice: ¿Está su Organización Lista para Satisfacer su Creciente Necesidad de Habilidades de Automatización?

Etapa 4 - Escalar

En esta etapa, el CoE es capaz de producir automatizaciones sofisticadas usando una combinación de tecnologías para servir necesidades de clientes en toda la organización. La idea de "un robot para cada persona" ha calado y los campeones de negocio están extendidos por toda la empresa para apoyar la adopción de RPA. Los desarrolladores ciudadanos están proporcionando automatización ascendente, liderada por empleados, de tareas y procesos más simples. En la etapa de escala, el patrocinador ejecutivo es un CEO o director financiero (CFO) y la RPA es ahora un pilar de los programas generales de transformación digital.

Estas etapas iniciales, desde el inicio hasta la escala, son los puntos de inflexión críticos cuando el alcance de la automatización pasa de departamental a toda la organización en el modelo de madurez "automatización primero" (mostrado a continuación).

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Ahora, volvamos a la pregunta de "¿cómo empezar?"

Empezar por el camino correcto (para poder escalar la automatización rápidamente)

Hemos escrito anteriormente sobre la identificación de los procesos correctos para automatizar, así que el enfoque aquí está en crear una hoja de ruta de varios años al involucrar al conjunto más amplio de empleados con un proceso transparente para priorizar automatizaciones potenciales. Es importante que este elemento de "admisión de procesos" de un modelo operativo de automatización sea personalizado para su organización para respetar su cultura y enfoque para calcular el retorno de inversión (ROI).

La admisión de procesos de automatización es el enfoque específico que su organización tomará para descubrir y priorizar candidatos de automatización. Para su programa de admisión de procesos de automatización, querrá considerar:

• Compromiso empresarial: ¿Qué tan ampliamente en toda la organización puede obtener ideas de automatización?

• Priorización: ¿Qué sistema de clasificación usará para elegir un candidato de automatización sobre otros? ¿Cómo ayuda cada oportunidad a lograr los objetivos de resultados empresariales descendentes?

• Pendientes: ¿Cuántas oportunidades de automatización se han enviado pero no evaluado?

• Rendimiento: ¿Cuánto tiempo toma para que una idea de automatización enviada sea evaluada, desarrollada y desplegada?

• Rotación: ¿Con qué frecuencia se evalúan ideas de automatización pero finalmente no se avanzan para desarrollo?

• Automatizaciones seleccionadas por CoE vs. automatizaciones impulsadas por empleados: ¿Cuántas oportunidades no clasifican lo suficientemente alto contra los objetivos para ser priorizadas para automatización por el CoE? ¿Cómo se resolverán estos puntos de dolor empresariales (es decir, desarrollo ciudadano)?

No tiene que averiguar cómo lograr los elementos anteriores por su cuenta. Con una herramienta como UiPath Automation Hub, puede "recopilar ideas de RPA de forma colaborativa, priorizar y gestionar, así como validar y compartir automatizaciones lideradas por ciudadanos".

El objetivo es poder construir hojas de ruta de automatización de varios años para la mayoría de los departamentos en la organización. El enfoque típicamente evoluciona a través de las cuatro etapas descritas anteriormente en este artículo.

La mayoría de las organizaciones que comienzan con RPA pasarán exitosamente por una etapa de demostración para probar la tecnología con un grupo inicial de personas que tenían un conjunto específico de casos de uso dentro de un departamento y abogan por la expansión. Sin embargo, después de que hay resultados positivos tempranos y el potencial infinito de la automatización puede ser autoevidente, todavía hay un riesgo de estancamiento o fallo (como se ilustra en el gráfico a continuación).

Para mantenerse en la línea aspiracional de aceleración de automatización en el gráfico anterior, las organizaciones típicamente emplean dos enfoques para construir una cartera de automatización robusta:

1. Un enfoque descendente que guía la prioridad del CoE para robots no atendidos. En este modelo, los ejecutivos y equipos de transformación empresarial típicamente tienen proyectos de transformación importantes que establecen las prioridades para la admisión de automatización en el CoE. El descubrimiento de automatización descendente también puede ser respaldado por UiPath Process Mining o expertos en la materia (SMEs) de procesos para entender el número de pasos manuales en un proceso, soluciones alternativas y número de excepciones a un proceso.

2. Un enfoque ascendente que da a los empleados el poder de enviar y autoevaluar ideas de automatización para ser entregadas por el CoE o a través de su propio asistente digital usando automatización atendida. Estas automatizaciones impulsadas por empleados son importantes cuando el descubrimiento de automatización descendente no es suficiente para escalar RPA porque un CoE centralizado no puede desarrollar todas las automatizaciones requeridas solo.

Nota del editor: Si no está familiarizado con robots atendidos y no atendidos, este video corto explica la diferencia:

En el enfoque ascendente, los empleados individuales documentan un proceso usando una herramienta como UiPath Task Capture y envían sus ideas para ser desarrolladas por desarrolladores de RPA a través de herramientas como UiPath Automation Hub.

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Un cliente reciente demuestra cómo llegar a escala rápidamente puede tener un efecto dramático en el negocio. Este fabricante de alta tecnología tenía exposición limitada a RPA pero quería duplicar los ingresos manteniendo la plantilla relativamente plana. Para lograr la aspiración de crecimiento de ingresos, vieron la RPA como una forma de controlar los gastos operativos en ventas, generales y administrativos mientras aumentaban dramáticamente la inversión en investigación y desarrollo.

El cliente está usando RPA como base para su programa de capacitación digital para proteger carreras del futuro. En solo unos meses después de desarrollar su modelo operativo de automatización, ahora están operando a escala y automatizando más de 30 nuevos procesos cada mes. Hicieron una inversión considerable en admisión de procesos al realizar más de 40 talleres con empleados globalmente que resultaron en una cartera validada de 200 automatizaciones predichas para ahorrar más de 250,000 horas de trabajo manual.

Además, al invertir temprano en un modelo operativo de automatización, el CFO ahora tiene la confianza en el rigor de los bots de software para tomar más del 70% de las funciones que anteriormente estaban con un proveedor de outsourcing de procesos de negocio (BPO). Esto está dando al equipo financiero más control sobre la mejora de métricas financieras, como Días de Ventas Pendientes, para impulsar la creación de valor.

En la parte dos de esta serie, nos centraremos en el siguiente componente crítico que es tener los recursos adecuados y el patrocinio ejecutivo para escalar.

La parte tres de esta serie reunirá todos los elementos del programa bajo un modelo operativo de automatización para responder a la pregunta "¿cómo deberíamos organizarnos para tener éxito?". ¡Esté atento a estos próximos artículos!