Mejorando la privacidad de datos con Minería de Procesos: Un enfoque estratégico

Piensa rápido: ¿cuántas veces compartes información sobre ti cada semana, o incluso cada día? Cuando consideras cuántas veces envías tu dirección de email en varios sitios web u otra información personal en cualquier otro lugar, rápidamente queda claro que es incluso más de lo que piensas.

Hoy, tu seguridad digital en línea es tan importante como mantener tus puertas cerradas por la noche, lo que significa que todas las empresas deben hacer todo lo posible para mejorar sus esfuerzos de ciberseguridad.

Nuevas regulaciones, un nuevo enfoque en ciberseguridad

Muchos gobiernos e industrias están creando ahora nuevas leyes y regulaciones para proteger datos de ciudadanos y consumidores. Por ejemplo, la Unión Europea introdujo recientemente el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) para crear mejores controles de privacidad de datos para ciudadanos de la UE. Frente a multas potencialmente enormes, empresas de todos los tamaños —y alrededor del mundo— tuvieron que crear nuevas estrategias para cumplir los requisitos de privacidad de datos del GDPR.

Este enfoque en ciberseguridad nos ha llevado a un escenario actual donde casi cualquier nueva implementación de software ahora requiere una evaluación exhaustiva desde una perspectiva de seguridad. Claramente, es una prioridad máxima prevenir brechas de datos y la pérdida de datos confidenciales de clientes, empleados y corporativos. Aunque hay tantas soluciones de ciberseguridad especializadas y aplicaciones de nicho, es importante asegurarse de que los sistemas empresariales y soluciones de gestión de procesos de negocio (BPM), como la minería de procesos, sean seguras.

Este artículo del blog presentará el concepto de minería de procesos y examinará más de cerca qué aspectos de seguridad considerar al iniciar iniciativas de minería de procesos.

¿Qué es la minería de procesos?

La minería de procesos es una tecnología innovadora que permite a los usuarios construir un proceso visual fiable basado en las actividades digitales de una empresa. Por ejemplo, a medida que empleados y robots de software interactúan con sistemas de TI corporativos, sus actividades son capturadas por esos sistemas. La minería de procesos transforma estos datos en un registro de eventos y luego crea nuevas visualizaciones del proceso de extremo a extremo.

Al examinar cualquier proceso dado a través de una herramienta de minería de procesos, los usuarios pueden ganar una perspectiva totalmente nueva y valiosos insights nuevos. ¿El resultado? Los usuarios tienen los insights necesarios para mejorar procesos existentes y permitir una mejor toma de decisiones. Más específicamente, las empresas ahora pueden usar minería de procesos para mejorar eficiencias internas y reducir complejidad. Ambos son primeros pasos críticos para posicionar a la organización para mejorar su enfoque de ciberseguridad.

También vale la pena mencionar que, dado que la minería de procesos puede ser provista por terceros, que generalmente obtienen acceso a la información de una empresa durante el proceso, es importante elegir proveedores de minería de procesos con productos y procesos seguros.

Los equipos también deben tener cuidado de proteger información sensible en cada paso del camino —incluso en áreas que pueden no parecer obvias. Por ejemplo, las herramientas de minería de procesos pueden mostrar todos los detalles sobre el trabajo de un empleado, así que si un trabajador no está rindiendo a un alto nivel, estos datos deberían estar encriptados. Así, el gerente del empleado es el único que ve esta información y puede trabajar con el empleado para mejorar estos resultados.

Privacidad por diseño

Antes de intentar usar minería de procesos para mejorar la ciberseguridad (o cualquier otro proceso), los usuarios deben empezar pensando en la necesidad de transparencia y cómo optimizar mejor flujos de trabajo y otros resultados. Más específicamente, deben considerar:

• Los datos que necesitarán

• Cómo extraer esos datos

• Cómo asegurar que estos datos estén protegidos y cumplan requisitos de cumplimiento a través de cada paso del proceso

Dado que las herramientas de minería de procesos trabajan con información corporativa, puede ser desafiante mantener la privacidad de todas las partes interesadas bajo control. El desafío es especialmente cierto cuando consideras que los datos corporativos tienen información personal identificable (PII) de empleados y consumidores, incluyendo nombres, direcciones, departamentos, IDs de usuario y mucho más.

El principio de privacidad por diseño se centra en lograr el equilibrio entre proporcionar datos transparentes y proteger la privacidad de las partes interesadas. Este enfoque de ingeniería alienta a los proveedores de tecnología a enfatizar la privacidad antes que cualquier otra cosa. Así, cualquier enfoque de privacidad por diseño debe tratar la privacidad de manera proactiva y preventiva antes que cualquier otra consideración relacionada con cualquier otro flujo de trabajo, proceso o capacidad.

Decisiones de privacidad a considerar con minería de procesos

Para asegurar que cualquier nuevo proceso no entre en conflicto con políticas de datos personales y cumpla con requisitos, hay algunos puntos a considerar:

• Acceso a datos en bruto: como primer paso, considera cuidadosamente el proceso general de extracción de datos, ya sea desde el sistema de TI de la empresa o almacén de datos. El equipo de implementación de minería de procesos necesita acceso a estos datos corporativos, para que puedan centrarse en extraer lo más importante para el análisis. Como resultado, es importante que la empresa elija los datos a los que concederá acceso para análisis posterior, un paso que también ayuda a acelerar y simplificar la implementación general.

• Elige la estrategia correcta: filtrar, seudonimizar o anonimizar datos. Después de eso, el equipo de minería de procesos necesita trabajar en la traducción de los datos en bruto. Pueden convertir esta información en términos comprensibles y desarrollar un formato adecuado para minería de procesos. Finalmente, los datos se transforman en paneles que el equipo usará para decidir en qué características enfocarse.

En este punto, hay tres opciones para gestionar información personal: filtrar, anonimizar o seudonimizar.

• Filtrar: a veces la empresa necesita rastrear información que no es necesaria para el análisis de proceso específico. En este caso, el equipo simplemente recomendaría eliminarla. Si los datos son sensibles y no influyen en el resultado del análisis de negocio, los usuarios pueden borrarlos, especialmente ya que el enfoque debe estar en datos válidos y relevantes.

• Seudonimización: esta es la forma más común de manejar datos sensibles. Simplemente, es una forma de encriptar la información para que los usuarios no puedan correlacionarla con datos reales —nombres específicos, direcciones u otros datos PII.

En este caso, el equipo puede elegir reemplazar cualquier dato PII con información seudónima donde sea posible. Por ejemplo, si la empresa no quiere que los analistas vean los nombres de empleados que realizan tareas relacionadas con el proceso. En este caso, el equipo puede reemplazar estos nombres con números. Solo usuarios selectos podrían acceder a la tabla de "traducciones" para identificar los nombres reales.

• Anonimización: esto es casi idéntico al procedimiento de seudonimización donde el equipo eligió reemplazar datos PII con seudónimos únicos. Pero esta vez, no hay tabla de traducción. Así, los datos originales están seguros ya que la re-anonimización es imposible. Pero esta vez, no hay tabla de traducción. De esta manera, usuarios no autorizados no pueden identificar información confidencial de individuos usando los datos disponibles.

Una consideración: los datos anonimizados pueden complicar el análisis de procesos, especialmente si la empresa sobre-asegura los datos al punto de que los insights finales ya no son útiles.

Acceso a datos finalizados

Cuando los datos están listos y considerados "finales", es importante considerar cómo se accederán en el nuevo contexto. El equipo de minería de procesos debe definir usuarios de negocio que tendrán acceso a paneles, grafos de proceso, informes y otra información.

Las herramientas correctas de minería de procesos, como UiPath Process Mining, entregan valiosas herramientas de autoservicio que dan acceso a equipos de TI mientras aún dan propiedad y control a usuarios de negocio. Ambos grupos pueden trabajar independientemente hacia un objetivo común: obtener nuevos insights en procesos existentes.

¿Interesado en aprender más sobre minería de procesos? Mira nuestro video sobre UiPath Process Mining o descarga nuestro white paper, Acelerando RPA con Comprensión y Monitorización de Procesos de Extremo a Extremo hoy.