Todo lo que necesita saber sobre la verificación de conformidad

Por mucho que me gusten los análisis de negocios, me encantan las historias de detectives. En cierto modo, un analista de procesos que busca pistas sobre problemas de procesos se convierte en detective. Y como diría Sherlock Holmes:“Es un error capital teorizar antes de tener datos”. Como buen detective, confío en los datos de minería de procesos en mis investigaciones.

Si nunca ha oído hablar de la minería de procesos, le recomendamos que lea este artículo primero.

La minería de procesos es como una lupa que lo ayuda a acercarse a los detalles del proceso y encontrar signos de mala conducta. El truco consiste en comprender si su investigación avanza en la dirección correcta.

Todos los propietarios y analistas de procesos trabajan para identificar si la ejecución del proceso va según lo planeado. Si les pides que dibujen su proceso, pondrán el gráfico ideal en papel:

El gráfico (arriba) es preciso en teoría, pero en la práctica, el gráfico suele ser diferente. Los empleados no siempre se apegan al plan, a veces se saltan reglas menores, repiten algunas de las tareas o se comunican mal con las partes interesadas. Estas desviaciones aparentemente pequeñas de la planificación del proceso inicial causan clientes insatisfechos, retrasos en el trabajo e incluso pérdidas financieras. Encontrar estas ineficiencias puede ayudar a una organización a establecer un rumbo para la optimización de procesos y un mayor rendimiento.

La minería de procesos ayuda a encontrar tales ineficiencias al recopilar datos corporativos y transformarlos en un gráfico de proceso genuino, que puede tener este aspecto:

¿Notó la diferencia entre los dos gráficos? De esto se trata la verificación de conformidad:identificar cómo la situación real es diferente de las percepciones de las personas. O comparando los datos de los sistemas de TI con el conocimiento y las opiniones de los humanos.

La verificación de conformidad es una forma rápida de comprender por qué está perdiendo dinero a lo largo del proceso, cuál es el motivo de las entregas tardías y qué causa los cuellos de botella.

La verificación de conformidad es una técnica de minería de procesos que lo ayuda a lograr una mayor eficiencia del proceso y comienza con la búsqueda de cosas que no funcionan.

Comprobación de conformidad en acción

La verificación de conformidad es más fácil de explicar en la práctica que en palabras. Entonces, ¡vamos a sumergirnos!

Con UiPath Process Mining, puede realizar un análisis de verificación de conformidad en una pestaña de conformidad designada.

Si desea ver qué tan diferente es el proceso real del proceso ideal, vaya a la pestaña del modelo de referencia. Junto con un propietario de proceso y el centro de excelencia (CoE) de minería de procesos, puede crear el gráfico de proceso ideal en UiPath Process Mining.

El gráfico de proceso ideal representará la visión del equipo sobre cómo deberían funcionar las cosas. Luego, el algoritmo de verificación de conformidad de UiPath mapeará ese gráfico con los datos de cualquiera de sus sistemas de TI (Oracle, SAP®, Salesforce y otros).

Como resultado, el gráfico de proceso ideal (también llamado modelo de referencia) se superpondrá con el gráfico de proceso real en un tablero. Los pasos que coincidan aparecerán en azul y las diferencias en amarillo, como en la imagen de abajo.

Desde allí puede iniciar el análisis de verificación de conformidad. UiPath Process Mining tiene varios algoritmos que simplifican el análisis al brindar sugerencias rápidas sobre posibles problemas. Los dos signos más comunes de desviación del proceso son los pasos del proceso no especificados y los pasos de proceso omitidos.

Los pasos del proceso no especificados son las actividades no planificadas que las personas siguen ejecutando. Es un escenario común cuando el equipo hace algo que se supone que no debe hacer, agregando pasos adicionales al proceso. UiPath Process Mining resalta esos cuadros de actividad en amarillo:

El trabajo del analista de procesos es entender por qué estos pasos están ahí. Como un detective que busca motivos:

• ¿Fueron planeados esos pasos?

• ¿Cuáles son los motivos de los pasos adicionales?

• ¿Los pasos adicionales ocurren en las partes incorrectas del proceso?

• ¿Cómo afectan los pasos adicionales a la eficiencia del proceso?

En otros casos, los empleados no realizan ciertas tareas y se saltan los pasos del proceso predefinido. Estos aparecen en la pestaña de conformidad de UiPath Process Mining como pasos de proceso omitidos. Puede identificar los pasos omitidos siguiendo la flecha amarilla que conecta los dos cuadros de actividad azules.

Si las flechas amarillas se mueven en dirección opuesta a la dirección del flujo del proceso (vea la imagen a continuación), significan reelaboración. Así es, cada flecha amarilla indica un lugar en el proceso donde los empleados están rehaciendo el trabajo por alguna razón (y no debería estar sucediendo). Un proceso fluido implica poco o ningún repaso.

Los pasos saltados pueden disminuir la calidad del trabajo y disminuir la felicidad de los clientes y empleados. Un paso omitido también puede resultar en una repetición del trabajo, lo que provoca demoras en la entrega, baja satisfacción del cliente e incluso pérdidas financieras.

Un analista de procesos nunca debe subestimar el poder de los pequeños problemas:resolverlos puede ahorrar una buena parte del flujo de caja al final del año.

Capacidades ampliadas para la verificación de conformidad

¡Hay más! UiPath Process Mining le permite incorporar reglas comerciales e indicadores clave de rendimiento (KPI) en su análisis.

¿Cuáles son esas reglas comerciales?

Los procesos complejos comunes, como la compra para pagar (P2P) o la orden para cobrar (O2C), pueden tener una estructura diferente en las empresas y las industrias. Al considerar los objetivos estratégicos de la empresa, los propietarios de los procesos pueden establecer el seguimiento de las reglas de proceso y los KPI.

Por ejemplo, para un negocio de comercio electrónico (como Amazon o Alibaba), es crucial mantener la alta velocidad de atención al cliente. Por lo tanto, en UiPath Process Mining, el propietario de un proceso de servicio al cliente puede establecer un KPI:"Las solicitudes de los clientes deben responderse dentro de las 24 horas".

O, volviendo a nuestro ejemplo de P2P, una regla comercial puede ser:"Los pedidos de compra no pueden ser aprobados y pagados por el mismo empleado".

Puede especificar todas estas reglas y KPI en el administrador de etiquetas UiPath Process Mining. El administrador de etiquetas le proporciona un panel rápido de información que enumera todas las infracciones de casos. El tablero también clasifica la importancia de las infracciones por la frecuencia y la cantidad del caso.

Las tecnologías integradas de la plataforma UiPath le permiten estar al tanto de todo. Cada infracción de regla detectada por Process Mining alerta automáticamente a las partes interesadas a través del UiPath Action Center. A partir de ahí, puede tomar una acción inmediata configurando robots de software, reorganizándolos o informando para otras acciones.

La combinación de UiPath Process Mining y Action Center es tan útil para un analista de negocios como lo fue el Dr. Watson para Sherlock Holmes.

Actuar sobre los conocimientos de minería de procesos

Después de un análisis de verificación de conformidad, reúna los resultados y adapte sus hallazgos al contexto de la empresa. Si es analista de negocios, su objetivo es definir las razones de las ineficiencias del proceso y sugerir acciones.

Utilice los conocimientos de minería de procesos en su informe para respaldar sus conclusiones. Los datos respaldarán sus sugerencias y lo ayudarán a acelerar la transformación digital en toda la organización. Y no olvides agregar humanos a la ecuación. Basándose tanto en los datos como en las opiniones de los expertos, obtendrá una imagen holística del proceso y aumentará la felicidad y la productividad de los empleados.

Domine el análisis de su negocio tomando los conocimientos en acción con la poderosa combinación de RPA y minería de procesos solicitando su copia gratuita de nuestro último informe técnico.

¡Feliz minería!