Las complicaciones del mantenimiento reactivo y cómo evitarlas

El mantenimiento del equipo es una piedra angular de la gestión de instalaciones. El alcance y la complejidad de ese trabajo — y el grado en que causará el tiempo de inactividad del equipo — depende completamente del plan de mantenimiento que tenga su organización.

El mantenimiento reactivo se encuentra entre los tipos más comunes de estrategia de mantenimiento que se observan en numerosos sectores industriales. Sin embargo, esto no significa que sea necesariamente el correcto opción, e incluso puede ser una mala idea para su centro, debido a la posibilidad de efectos adversos durante períodos prolongados. Es fundamental que se tome el tiempo para comprender realmente el ciclo de mantenimiento reactivo y las numerosas alternativas en lugar de resignarse a la idea de que es el único método de mantenimiento adecuado para sus necesidades.

¿Qué es el mantenimiento reactivo?

Los esfuerzos de mantenimiento reactivo tienen otro nombre bien conocido:mantenimiento de averías. Como implica el último término, en este modelo, el equipo de mantenimiento no da servicio a un determinado equipo hasta que falla. La estrategia reactiva está en contradicción directa con los principios del mantenimiento preventivo, que implica abordar los problemas de mantenimiento como un proceso continuo y verificar el estado de los activos con regularidad (incluso cuando todos los signos indican que la maquinaria y los dispositivos funcionan correctamente).

Las reparaciones reactivas también son diferentes de la estrategia de mantenimiento correctivo. Según los principios de este último, repararía un activo solo cuando no funcionara correctamente. Hay muchos grados de mal funcionamiento, por supuesto:este podría ser un problema que impide parcialmente el rendimiento esperado de un equipo, pero no impide que funcione por completo. O podría ser un problema que se manifieste de tal manera que la seguridad o la vida del personal, o la integridad de la maquinaria conectada a él o cerca de él, estén en peligro. (Algunos lo llamarían efectivamente reactivo, no correctivo; lo dejamos a la perspectiva del individuo).

En la introducción, aludíamos al hecho de que la mayoría de las organizaciones que utilizan el modelo reactivo como su único marco de operación de mantenimiento lo hacen para reducir costos. Ciertamente tiene ese efecto cuando sus instalaciones están en buenas condiciones; no gastas dinero inmediato al no reparar una máquina o un vehículo, después de todo. Esa falta de costo inicial puede ser increíblemente tentadora.

También requiere mucho menos tiempo y recursos el no esforzarse ni trabajar para mantener el equipo intacto, es decir, usar piezas de repuesto y mano de obra en una máquina que todavía está funcionando. Además, se debe tener en cuenta que si se utiliza como parte de un plan de actividad de mantenimiento más amplio, puede haber un argumento razonable para el uso de reparaciones reactivas — con moderación y/o cuando sea más apropiado para una situación específica. Si el equipo en cuestión ocupa un lugar bastante bajo en la lista de prioridades de su instalación y no llevará mucho tiempo ni costará mucho dinero completar una reparación de emergencia, ser reactivo podría ser mejor que (o al menos equivalente en resultado) un enfoque proactivo.

Desafortunadamente, las organizaciones con sus prioridades enfocadas en otras áreas o que están experimentando problemas de presupuesto pueden poner el mantenimiento en un segundo plano, lo que significa que solo están realizando reparaciones de emergencia cuando es absolutamente necesario. Aquí es donde el problema comienza a gestarse. El uso del método de mantenimiento reactivo y la reparación de activos solo cuando se produce una falla en el equipo puede tener sentido cuando se considera en abstracto. Pero simplemente no puede ser su método principal para abordar el mantenimiento.

Los problemas del mantenimiento reactivo

El mantenimiento reaccionario o reactivo es, a la larga, un enfoque miope para cualquier fábrica o planta. No se puede mantener durante un largo período de tiempo, ya que eventualmente conducirá a resultados negativos de algún tipo. Los detalles de estos problemas varían según la industria (y, más aún, de una instalación a otra), pero en términos generales, existen varios problemas clave que a menudo se pueden atribuir al impacto de un método de mantenimiento reactivo.

Alto costo

Esta es la gran ironía de un programa de mantenimiento que es reactivo en lugar de proactivo o preventivo:aunque el mantenimiento reactivo generalmente se implementa como una medida de ahorro de costos, puede convertirse en un costoso despilfarro más rápido de lo que piensa.

¿Cómo es eso? El problema principal es el tiempo de inactividad inesperado. Cuando usa el método reactivo, no está observando de cerca las señales de que una máquina está experimentando problemas que eventualmente resultarán en una falla de los activos. No estaba planeando nada de esto y no tenía ningún plan de contingencia, por lo que los retrasos son inevitables. La ralentización de los procesos críticos de las instalaciones que resultan de equipos defectuosos puede conducir a problemas de producción mayores. Esos, a su vez, pueden convertirse en bienes dañados o de menor calidad, entregas tardías y clientes decepcionados.

Todas esas cosas pueden afectar negativamente los ingresos, sobre todo el descontento de sus clientes. Perderlos podría no solo significar la pérdida de sus compras. Rápidamente podría convertirse en un boca a boca negativo que dañe la reputación de su organización, causando potencialmente una hemorragia en su base de clientes y poniendo en peligro su resultado final aún más gravemente.

En el extremo menos dramático (pero bastante problemático) del espectro de costos irrecuperables se encuentra su presupuesto de mano de obra y repuestos:confiar en el mantenimiento reactivo significa que el precio de la mano de obra y los componentes de repuesto podrían no pronosticarse con precisión. Esto podría significar que ni siquiera puede pagar sus reparaciones reactivas, que, debido a que esperó hasta el último minuto cuando el activo falló, no tiene más remedio que hacer.

Si no tiene el capital disponible para pagar la factura porque los gastos se han descontrolado en este escenario, es posible que se quede atascado buscando líneas de crédito a corto plazo u otro tipo de financiamiento:seguir ese camino solo causará más problemas en algún lugar de la línea. Incluso en el mejor de los casos, su empresa terminará perdiendo dinero debido a la necesidad de envío acelerado de emergencia de piezas esenciales y el pago de horas extras para el personal de mantenimiento.

Por último, pero no menos importante, el equipo que no está bien mantenido utiliza más energía que si se revisara regularmente como parte de un programa de mantenimiento preventivo. Esto ocurre porque el dispositivo tiene que "trabajar más" para funcionar normalmente, lo que consume más energía de lo normal y genera otro error no forzado (y costoso).

La esperanza de vida reducida de los activos

Cuando solo recurre a las reparaciones porque una falla o una falla cercana las ha hecho absolutamente necesarias, no está manteniendo su equipo funcionando de manera óptima. Por extensión, no está maximizando la inversión inicial de su empresa en maquinaria u otros activos. Por lo tanto, es más probable que el equipo falle definitivamente más rápido de lo normal y, con el tiempo suficiente, el precio de reemplazar los activos "antes de tiempo" puede convertirse en un pozo de dinero absoluto.

Seguridad reducida

En una estrategia de mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo para la reparación o revisión de activos se programan con precisión a intervalos regulares o se determinan mediante el monitoreo continuo de la condición. Los trabajadores en ambos escenarios tienen tiempo para prepararse para el trabajo y, quizás lo más importante, revisar los procedimientos estándar para el mantenimiento de máquinas específicas. Cada activo tiene requisitos de seguridad que deben observarse para completar el trabajo correctamente.

Con una estrategia de mantenimiento reactivo que aborde las reparaciones no planificadas, todo es más urgente. Los trabajadores están bajo presión. Como resultado, pueden sentir que tienen que correr más riesgos para hacer el trabajo rápidamente. Esto no solo pone en peligro su seguridad, sino que también es injusto para los empleados desde una perspectiva puramente humana. Un trabajador que se siente constantemente bajo presión, o que no se están abordando sus preocupaciones, es más probable que se desvincule y se desempeñe con menos eficacia.

Gestión del tiempo

Las fallas ocurren inesperadamente cuando utiliza el enfoque de mantenimiento reactivo como su estrategia de reparación. Los trabajadores corren buscando la documentación de seguridad correcta, así como piezas de repuesto y herramientas, y, a menudo, no pueden completar las tareas de mantenimiento rápidamente, sin importar la presión a la que se encuentren.

Establecimiento de una mejor rutina para el mantenimiento de equipos

Si ha estado usando la estrategia reactiva, no hay razón para sentir que su organización está estancada con ella. Puede hacer la transición a un modelo de mantenimiento preventivo de gestión de instalaciones, tal vez no instantáneamente, pero con la perspectiva y las herramientas adecuadas, se puede lograr un modelo más eficiente.

El mantenimiento preventivo puede expresarse mejor mediante el principio de "prevenido está preparado". Esto comienza concentrándose en los indicadores clave de rendimiento correctos para monitorear entre sus activos, así como una lista de prioridades de los equipos más vitales. Descubrirá que no solo será beneficioso un cambio amplio en la filosofía de mantenimiento, sino que incluso los cambios aparentemente minúsculos pueden marcar grandes diferencias con el tiempo. Por ejemplo, los simples actos de mantenimiento de rutina de la máquina, como engrasar algunos engranajes o cambiar filtros, pueden reducir el consumo de energía hasta en un 15 %.

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