Gestión de inventario integrada

Desde una perspectiva operativa, el objetivo principal de la organización de gestión de materiales en un entorno de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) es proporcionar un soporte material inquebrantable para el mantenimiento y la producción de la planta. En otras palabras, tenga las piezas correctas en el lugar correcto en el momento correcto.

Se puede asegurar el suministro fácilmente almacenando los estantes con todas las piezas de repuesto imaginables en cantidades tan enormes que casi cualquier combinación de materiales necesarios está disponible en un momento dado. Esto seguramente satisfará los objetivos del servicio, pero ¿es este el mejor enfoque?

Desafortunadamente, nada en la vida es gratis. Los materiales cuestan dinero y ocupan mucho espacio, y muy pocos administradores de materiales tienen acceso a fondos ilimitados. Las finanzas y la gestión de la planta son responsables de asegurarse de que los presupuestos de compras se supervisen y controlen y de que se optimicen los niveles de inversión de inventario.

El gasto incontrolado conduce a un inventario inflado, que a su vez a menudo resulta en reducciones de inversión obligatorias. Pero administrar el inventario no es tan fácil como establecer el objetivo y luego esperar que suceda por sí solo. Tampoco se trata simplemente de cortar la financiación o eliminar aleatoriamente piezas del almacén. Estos pueden tener el efecto deseado en la inversión, pero ¿qué pasa con el servicio y, lo que es más importante, el impacto potencial en términos de producción perdida?

Esto deja a la gestión de materiales en la difícil situación de tener que mantener al mismo tiempo niveles adecuados de suministro de material y, al mismo tiempo, gestionar con prudencia los recursos de la empresa. Algunos considerarían que estos objetivos en conflicto resultan en un dilema:una situación que requiere elegir entre dos alternativas diferentes. Pero, ¿lo es?

Para respaldar eficazmente el mantenimiento y la producción, es fundamental tener las piezas necesarias disponibles cuando sea necesario. Las finanzas y la administración de la planta generalmente respaldarán la compra de los materiales necesarios para mantener el equipo de la planta en funcionamiento a fin de mantener los niveles de producción. Sin embargo, "disponible" no tiene por qué significar "en el estante" y "cuando sea necesario" no necesariamente implica "de inmediato". Hay un punto en el que tanto el servicio como la inversión se optimizan para que se conviertan en objetivos mutuamente alcanzables.

Dicho esto, no es una tarea sencilla de realizar y, como ocurre con cualquier desafío importante, la mejor manera de comenzar es comprender el problema y desarrollar un plan de ataque.

La gestión eficaz del inventario requiere una comprensión de los principios fundamentales de la gestión de materiales, los datos y los procesos de trabajo que impactan el suministro de material y contribuyen al costo total de la operación de MRO. También implica el establecimiento de objetivos realistas y mensurables, junto con enfoques disciplinados para alcanzarlos. Lo más importante es que requiere un compromiso de tiempo por parte de personas con conocimientos para tomar decisiones informadas, inteligentes y, a menudo, difíciles.

El plan para el éxito es la Gestión Integrada de Inventario. Esta metodología proporciona un vehículo que ayuda a tomar las decisiones correctas sobre qué comprar, cuándo comprarlo, qué mantener en stock y qué eliminar. Proporciona un proceso disciplinado que controla eficazmente la inversión en almacén y los costos de inventario asociados, mientras mantiene un nivel de servicio aceptable.

Este artículo proporciona una descripción general de los elementos básicos de la Gestión Integrada de Inventario y los vínculos clave. Artículos posteriores que se publicarán en Reliable Plant El sitio web (www.reliableplant.com) proporcionará detalles adicionales que explican con más detalle cada una de las actividades específicas involucradas.

Figura 1. Una ilustración del Modelo de Gestión Integrada de Inventario.

Modelo de Gestión Integrada de Inventario
El modelo que se muestra en la página siguiente (ver Figura 1) puede parecer complejo, pero esencialmente todo lo que se requiere para implementar un programa de Gestión Integrada de Inventario eficaz es una comprensión de los procesos básicos de gestión de inventario, combinado con un Aplicación eficaz y disciplinada de las mejores prácticas asociadas. Con una buena comprensión de los principios subyacentes involucrados, un enfoque de sentido común para la implementación y una buena dosis de práctica, casi cualquier persona debería poder tomar decisiones prudentes sobre la mejor manera de administrar su inventario.

En el modelo, las cifras sombreadas en azul representan procesos de gestión de inventario independientes. En artículos posteriores, cada uno de estos se discutirá en detalle, proporcionando información de fondo, una comprensión fundamental del proceso, algunas pautas para la implementación y algunos consejos útiles para maximizar su efectividad.

Las cifras de color verde representan datos de entrada / salida, informes u otros documentos electrónicos desarrollados y / o utilizados en cada paso para respaldar el proceso general. En la mayoría de los casos, estos se abordarán dentro del tema del proceso de trabajo apropiado donde se utilizan o producen. En otros casos, será necesario abordarlos por separado.

Juntos, los procesos de trabajo y la información asociada forman una secuencia lógica de actividades que se complementan entre sí.

El modelo general de Gestión Integrada de Inventario comienza con una base que se centra en la integridad básica de los datos. A partir de ahí, la concentración está en la aplicación práctica de los procesos de trabajo que se basan en estos datos para establecer una línea de base para la mejora.

El siguiente paso es desarrollar metas realistas y planes de acción que ayudarán a controlar el inventario y lograr esas metas.

El paso final es desarrollar un proceso de revisión periódica para que el modelo de Gestión Integrada de Inventario se vuelva autosostenible a través del monitoreo regular del progreso y la reevaluación continua de los objetivos y planes de acción.

LOS ELEMENTOS BÁSICOS
Lo que sigue es una breve definición o descripción de los principales elementos del modelo. Como se mencionó anteriormente, el propósito de este artículo es únicamente proporcionar una descripción general de todo el proceso e identificar los vínculos clave. No obstante, esta información debe proporcionar antecedentes suficientes para dar una idea de lo que implica todo el proceso.

Lista de materiales del equipo - un documento que muestra las relaciones padre / hijo de todos los componentes, ensamblajes y subensamblajes reparables o reemplazables que componen un activo.

Datos de uso - información histórica basada en problemas materiales que refleje las fechas, cantidades y valores monetarios de todas las piezas del almacén emitidas para trabajos de mantenimiento.

Datos de inventario - datos maestros básicos de la pieza (principalmente disponibles y valor en dólares) del CMMS u otro sistema de control de inventario.

Repuestos críticos - partes y / o componentes clave de un activo que, si se requieren pero no están disponibles, podrían resultar en el cierre de un equipo o planta y una pérdida significativa de oportunidades de producción.

Material obsoleto - cualquier material que ya no se pueda utilizar debido a desmantelamiento, rediseño, daño, inactividad, deterioro u otras causas.

Parámetros de almacenamiento - plazos de entrega, cantidades mínimas / máximas, métodos de reabastecimiento, datos de tamaño de lote u otra información en el CMMS que controle la cantidad y el momento de los pedidos de reabastecimiento.

Priorizar el inventario - enumerar los materiales en orden de importancia relativa según los criterios establecidos (por ejemplo, uso, costo unitario, valor disponible, tiempo de entrega, criticidad, etc.); en este modelo, el método recomendado es un análisis ABC basado en el uso.

Exceso de inventario - la cantidad y el valor en dólares asociado del inventario de almacén activo y reabastecido automáticamente que excede los niveles máximos de inventario proyectados según los parámetros de pedido actuales; en términos más simples, es el nivel de inventario disponible por encima de la cantidad máxima.

Recuento de ciclos - una técnica de verificación de inventario en la que el inventario se cuenta en un programa periódico durante todo el año en lugar de todo a la vez en un período corto de tiempo como en un inventario físico anual.

Perfil básico - una instantánea de la inversión, el uso histórico y otros datos relacionados con el inventario que proporciona un punto de partida para la evaluación de los beneficios de las actividades de mejora continua

Objetivos de facturación e inventario - objetivos para los niveles de inversión de almacén futuros y tasas de rotación asociadas basadas en una suposición de tasas de uso futuras

Revise los resultados mensuales - un proceso periódico para revisar la precisión de los pronósticos, evaluar el estado de las actividades clave y analizar los resultados recientes

Planes de acción - objetivos y / o actividades nuevos o revisados ​​a corto y largo plazo necesarios para alcanzarlos.

REQUISITOS PREVIOS, ADVERTENCIAS
Como se mencionó anteriormente, la piedra angular del modelo de Gestión Integrada de Inventario es la integridad de los datos. Esto de ninguna manera implica que un programa no pueda iniciarse sin información 100% completa y precisa. De hecho, muchos de los procesos de trabajo incorporan la recopilación, el análisis y la corrección de datos. Sin embargo, cierto nivel de disponibilidad de datos es esencial para emprender este viaje.

Por lo tanto, debe tenerse en cuenta que este modelo no está destinado a ninguna organización que no tenga un control razonable sobre su inventario de MRO. También requiere un repositorio bastante bien organizado de datos transaccionales y maestros de piezas. Como resultado, existe un umbral de datos por debajo del cual probablemente sería inútil dedicar mucho tiempo y esfuerzo.

Doug Wallace es un experto en la materia de gestión de materiales para Ingeniería de ciclo de vida. Tiene más de 25 años de experiencia combinada en operaciones de cadena de suministro y consultoría de gestión. Para obtener más información sobre la gestión de inventario, envíe un correo electrónico [email protected] , llame al 800-556-9589 o visite www.LCE.com .