Cómo organizar su almacén de mantenimiento

Cuando entras en una planta que tiene problemas de mantenimiento, uno de los problemas más evidentes es la desorganización del equipo area de repuestos. No se necesita un ojo de mantenimiento experimentado para reconocer las piezas mal almacenadas, clasificadas e identificadas. Debido a la naturaleza obvia de este problema, la mejora del almacén de piezas de mantenimiento suele ser un enfoque inicial de mejora. Sin embargo, aunque se llevan a cabo muchas mejoras en los almacenes, pocas tienen mucho efecto en el resultado final porque miran el resultado visual en lugar de tener una visión holística del problema.

Un error común es que si configura un sistema de código de barras para rastrear piezas, la mayoría de los problemas se resolverán. Una analogía que me gusta usar es tomar un auto que funciona mal, cambiar el aceite, detallarlo, pintarlo y luego esperar que funcione mejor. Seguro, se verá genial en la entrada de su casa e impresionará a los vecinos, pero no funcionará mejor ni será más confiable. El objetivo de cualquier esfuerzo de mejora de la planta es aumentar el rendimiento financiero. Si eso no sucede, la iniciativa no puede considerarse un éxito.

Un almacén mal organizado es la señal visual de una serie de problemas. Si no aborda todos los problemas, es posible que su reorganización del paso más visual del proceso, el almacenamiento de piezas, no sea sostenible. Más importante aún, es probable que no se traduzca en un mejor desempeño financiero.

Se requieren varios procesos para establecer y mantener un sistema de repuestos saludable. Incluyen tener un espacio de almacenamiento adecuado; listas de materiales (BOM) para equipos; control y accesibilidad de repuestos almacenados; un sistema de adquisiciones saludable; etiquetado de equipos; un sistema de datos de inventario bien diseñado; y personal para ordenar, recibir, almacenar y auditar el proceso. A continuación se incluye una breve descripción de cada uno de estos elementos.

Personal y un sistema de adquisiciones saludable

Es importante tener en cuenta las diferencias entre la adquisición de operaciones y la adquisición de mantenimiento. A menudo, un grupo o departamento completo se dedica a la adquisición de materiales procesados ​​por operaciones. En apoyo de este grupo, un departamento de almacén dedica al menos la mitad de su tiempo a recibir, almacenar y entregar estos materiales a la producción. Por otro lado, muchos departamentos de mantenimiento tienen solo una persona que debe comprar, recibir, almacenar, almacenar y distribuir todos los artículos, así como realizar auditorías periódicas. A esta persona también se le puede pedir que prepare materiales para los técnicos.

Además, un departamento de mantenimiento debe ocuparse de miles de elementos diferentes en un programa de uso irregular, mientras que los materiales que entran en el proceso de producción pueden ser menos de cien y se consumen a tasas conocidas. Además, la adquisición de materiales procesados ​​generalmente es supervisada por un gerente o empleado a nivel de director, pero la adquisición de materiales de mantenimiento generalmente es administrada por un empleado. ¿Qué grupo cree que tendrá más éxito?

Esperar que una persona ordene, reciba, almacene, audite y el kit solo tendrá éxito en una instalación pequeña y bien establecida. En una instalación de tamaño mediano a grande, la persona que realiza este trabajo a menudo se ve obligada a tomar atajos e ignorar ciertas responsabilidades laborales para centrarse en las prioridades del momento, lo que normalmente implica pedir piezas. La organización del almacén, el almacenamiento, la auditoría, el control, la evaluación y el mantenimiento de registros suelen pasar a un segundo plano. Las piezas deben manipularse y gestionarse, y se requiere mano de obra para hacerlo.

Incluso en una instalación de tamaño mediano, el almacén requiere un asistente de tiempo completo. A menudo, es difícil para algunos ver el valor financiero de agregar una persona porque solo una parte del beneficio se verá en el presupuesto de mantenimiento. Las reducciones totales de costos logradas por un proceso de almacén bien administrado provienen de una mayor productividad de los técnicos de mantenimiento, una mayor disponibilidad de la máquina y una reducción en la variabilidad del equipo.

BOM y CMMS

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) bien diseñado y en funcionamiento facilita el establecimiento y mantenimiento de listas de materiales precisas para los equipos. La discusión sobre cómo configurar correctamente un sistema CMMS es un tema aparte y no se discutirá aquí, aparte de decir que en la mayoría de las plantas se hace de manera incorrecta y puede crear tantos problemas como resuelve.

Una lista de materiales es la lista de piezas específicas pedidas o almacenadas para una pieza de maquinaria en particular. Las listas de materiales precisas y completas le permiten encontrar rápidamente la pieza que necesita e identificar cuántos equipos en los que se utiliza esa misma pieza. Las listas de materiales precisas también le permiten preparar trabajos para las actividades de mantenimiento planificadas, reducir la cantidad de diferentes artículos almacenados al estandarizar los componentes comunes y permitir que los técnicos determinen rápidamente si las piezas necesarias están disponibles en el sitio. Las listas de materiales pueden incluso ayudar a reducir la desorganización del almacén al permitir que el técnico vaya directamente a la parte correcta en lugar de hurgar en los estantes, cajones y cajas hasta encontrar el artículo correcto o algo parecido.

Para crear listas de materiales, necesita una lista completa de los equipos de su planta. Esta lista debe organizarse de manera que se evite la sobrecarga de información. Por ejemplo, un equipo grande con una lista de materiales que tiene cientos de piezas es difícil de usar para un técnico. Si esa misma pieza de equipo se puede dividir en subconjuntos, y esos subconjuntos se entienden bien o se marcan en el campo, el técnico debe poder identificar rápidamente las piezas almacenadas para el área en la que está trabajando.

Tenga en cuenta que una lista del equipo de la planta solo es útil si también tiene una identificación precisa del equipo. Esto requiere etiquetar el equipo en el campo, que se corresponde con la misma etiqueta o nombre en el CMMS.

Acceso y control

El acceso y el control del almacén son fundamentales para un almacén saludable, pero pueden ser diametralmente opuestos. Para mantener el control del almacén, debe limitar el acceso solo a quienes lo necesiten. Sin embargo, para que el almacén sea eficaz, no puede evitar que las personas obtengan las piezas y los suministros que necesitan. No hay magia para resolver esta dicotomía. Todo es esfuerzo, que requiere una combinación de control, cultura, aplicación y auditoría. Es un trabajo duro, pero el esfuerzo vale la pena si el resultado es un almacén ordenado con registros de inventario precisos. Recuerde, el acceso se debe dar solo a aquellos que lo necesitan legítimamente, independientemente de las quejas de aquellos que realmente no lo necesitan. Además, las personas que utilizan el almacén deben ser vigiladas y auditadas, y deben saber que esto está ocurriendo.

Estrategia organizativa

La organización del almacén cubre una variedad de temas. Primero, necesita espacio adecuado para almacenar los artículos que guarda en el lugar. Debido a la escasez de grandes espacios, este suele acabar siendo varias zonas de la planta. Cuanto mejor puedas organizar el espacio del que dispones, más fácil se lo pondrás tanto a los técnicos como al personal de la tienda.

Ningún método de organización único funcionará en todas las situaciones. Algunos sitios almacenan piezas por el equipo para el que están destinadas. Esto es excelente hasta que tenga el mismo artículo (como un cojinete o un sello de aceite) almacenado en varios lugares. Algunas plantas clasifican exclusivamente por tipo de componente, lo que puede ser un desafío con piezas que son difíciles de nombrar o describir y son específicas de la máquina. La mayoría de los sitios utilizan una combinación de estrategias para adaptarse a las condiciones actuales.

Cuanta más organización tenga en la parte delantera, más fácil será controlar y utilizar las piezas almacenadas. Por ejemplo, es una buena idea colocar todos los cojinetes en la misma área, de modo que si necesita un cojinete, sepa adónde ir. Es mejor clasificar los rodamientos por tipo (bolas, rodillos, agujas, correderas, etc.). Es mejor clasificar sus rodamientos por tipo y tamaño, como poner todos sus rodamientos de bolas juntos en orden de diámetro interno (ID) y diámetro exterior (OD). De esta manera, cualquier persona que ingrese al área puede ver inmediatamente si tiene el rumbo necesario, independientemente de si hay una lista de materiales o si el CMMS funciona. Cuanto mejor sea la idea, más esfuerzo se requerirá en la parte delantera.

Organización y presentación

Colocar los artículos en los estantes en un orden clasificado es un comienzo, pero debe mantenerlos allí y mantenerlos. Es importante diseñar su almacenamiento para que sea fácil de ver y acceder a las piezas con un mínimo esfuerzo. También es necesario tener una configuración que mantenga las partes separadas entre sí. Las áreas de almacenamiento deben estar bien marcadas para que las personas puedan pasar rápidamente de una impresión de piezas a la ubicación del almacén.

Un problema generalizado que rara vez se aborda es tener la misma pieza almacenada en varios lugares sin que nadie se dé cuenta. Esto es más común cuando se utilizan el número de pieza y la descripción del fabricante en lugar de que el sitio o la empresa establezcan sus propios protocolos de número de pieza y descripción. Esto conduce a un inventario adicional y a un desabastecimiento de piezas falsas cuando la pieza equivalente está disponible.

Otro problema común es la incapacidad de identificar y eliminar el inventario obsoleto porque las piezas nunca se han vinculado al equipo o las actualizaciones nunca han pasado por un proceso de seguimiento para manejar adecuadamente las piezas obsoletas.

Para un almacén de repuestos que funcione bien, recuerde que el almacén es parte de un proceso más grande y todas las piezas del proceso pueden tener un efecto positivo o negativo en el resultado final.

Acerca del autor

Bill Jacobyansky es propietario de Strategic Maintenance Consortium, una firma consultora que se especializa en la mejora del mantenimiento en instalaciones industriales.