Consejos de expertos para planificar un proyecto CMMS

Un proyecto de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) bien planificado y ejecutado puede generar un rendimiento máximo de su inversión. Este retorno se obtiene mediante una mayor eficiencia, productividad y beneficios. Sin embargo, un proyecto CMMS mal planificado y ejecutado puede resultar en una pérdida de ingresos. Estas pérdidas se pueden medir en términos de la inversión total en el proyecto, así como del tiempo perdido y la pérdida de ingresos proyectados previstos vinculados a la instalación e implementación exitosa de un CMMS.

Planificación

La planificación adecuada del proyecto de implementación de CMMS es uno de los elementos clave. En la fase de planificación, usted determina el "qué", "por qué", "quién" y "cómo".

Datos del equipo

Desarrollar un plan para los datos de los equipos es un buen primer paso porque proporcionará a un CMMS una base de datos sólidos y verificables. Es posible que algunos departamentos de mantenimiento ya empleen un esquema de numeración de equipos que sea efectivo. Esto se puede traducir fácilmente al CMMS. Si no existe un esquema actualmente en vigor o si el actual tiene fallas, es hora de desarrollar un esquema de numeración de equipos.

Determinar una jerarquía de equipos es el siguiente paso. Esto implica establecer relaciones entre padres e hijos entre los equipos. Por ejemplo, un manipulador de aire puede tener bombas y motores cuando era niño. Si va a realizar un seguimiento tanto de los padres como de los hijos, la relación debe estar documentada. Asegúrese de incluir todos los equipos que caen bajo ese esquema de jerarquía. También se pueden establecer relaciones entre padres e hijos para instalaciones completas. Por ejemplo, un edificio podría ser el padre y cada piso un niño. Entonces, cada habitación podría ser un hijo del suelo.

La información sobre las piezas de repuesto debe etiquetarse en las piezas individuales del equipo. Esto se conoce como la lista de materiales (BOM).

Finalmente, debe decidir qué desea de su CMMS en términos de monitoreo del tiempo de inactividad. Debe elegir qué piezas de equipo desea monitorear y cómo desea realizar un seguimiento del tiempo de inactividad planificado frente al no planificado. Plan basado en impacto o pérdida de operación. Debe tener esta información para cada pieza de equipo o al menos para equipos críticos.

Mantenimiento preventivo

Se deben tomar las siguientes decisiones para cada tarea de mantenimiento preventivo (PM):

• ¿Se realizará el MP por tiempo de calendario o tiempo de ejecución (millas, horas, etc.)?
• ¿Seguirá el PM un horario fijo (independientemente de la fecha de finalización) o un horario basado en la fecha de finalización?
• ¿Con qué frecuencia se generarán las órdenes de trabajo de MP (diaria, semanal, mensual, etc.)?
• ¿Cuáles son las estrategias para los MP basados ​​en rutas? (Por ejemplo, una ruta de inspección para todos los extintores de incendios en un edificio).

Procedimientos

Los procedimientos pueden ser mantenimiento preventivo, instrucciones de seguridad o cualquier otro conjunto de instrucciones. Cada equipo debe tener identificadas todas las tareas de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo necesarias para mantener adecuadamente ese equipo. Junto con la tarea de mantenimiento, la información con respecto a la frecuencia de mantenimiento, el oficio responsable, las piezas de reparación y / o consumibles necesarias para completar la tarea de mantenimiento y el tiempo estimado para completar la tarea son parte de la información adicional que mejorará la utilidad de su base de datos de CMMS. Estos procedimientos se pueden aplicar en cualquier lugar dentro del CMMS.

Mano de obra

Necesita información sobre cada técnico de mantenimiento como nombre, dirección, teléfono, número de seguro social, etc. También debe decidir si va a utilizar algún tipo de tarjeta de identificación para sus técnicos que pueda ser escaneada por un lector. Si es así, ¿las tarjetas serán producidas internamente o por un proveedor externo?

Inventario

Deben tomarse las siguientes acciones:

Primero, debe desarrollar un esquema de numeración de piezas. Es similar al proceso utilizado para la numeración de equipos. Algunas empresas utilizan un esquema de numeración de piezas de 20 a 30 caracteres. Incluye todos los detalles de esa pieza (es decir, tipo de pieza, grosor, diámetro, ubicación, etc.). Con los avances en CMMS y un campo disponible para cada uno de estos detalles (categoría, dimensiones, ubicación, etc.), no necesita un esquema de numeración de piezas para incluir todos los detalles. Simplemente aumenta la posibilidad de errores en la entrada de datos.

Implícita en el desarrollo de un esquema de numeración de piezas está la necesidad de definir concretamente los detalles de las piezas. Lo más útil en términos de flujo de trabajo es definir la ubicación de una pieza. ¿Hay uno o varios almacenes? ¿Existe un esquema de ubicación dentro del almacén (es decir, pasillo, contenedores, estantes, etc.)?

En la fase de recopilación de datos, compilará una lista de todos los proveedores a los que compra piezas y servicios. Uno de ellos debe asignarse como proveedor principal para cada pieza. El CMMS genera automáticamente órdenes de compra para los proveedores principales. Los usuarios pueden cambiar esto si lo desean.

En esta etapa, debe decidir los criterios para seleccionar un proveedor principal (es decir, precio, entrega, servicio general, etc.). Además, debe realizar un seguimiento de los números de pieza del proveedor / fabricante para fines de referencias cruzadas. También debe decidir las unidades de emisión que va a utilizar (métricas, británicas o una combinación de ambas). ¿Cómo va a manejar el inventario de tuberías, vigas, etc.? ¿Vas a realizar un seguimiento de las longitudes? Si se corta una pieza, ¿va a realizar un seguimiento de la longitud restante de la tubería? Una vez que se decida sobre el proveedor y la información de seguimiento, también debe determinar:

• ¿Quién tiene la autoridad para pedir piezas y hasta qué monto?
• ¿Más allá de qué monto se requerirá una aprobación adicional?

En la planificación general del proceso de inventario físico, debe tomar las siguientes decisiones:

• ¿Con qué frecuencia realizará el inventario físico?
• ¿Quién lo hará?
• ¿Va a ser manual o mediante tecnología móvil? Si es manual, asegúrese de que su CMMS tenga la capacidad de imprimir los formularios apropiados para este propósito.

Asociado con este paso está el desarrollo de un diseño de etiqueta de piezas y un diseño de etiqueta de código de barras. ¿Qué información desea imprimir en las etiquetas de las piezas? El número de pieza, la descripción y la ubicación son típicos. Si está utilizando códigos de barras con el inventario, debe decidir qué elementos de información desea codificar con barras. El número de pieza y la ubicación son típicos.

Si tiene varias plantas / instalaciones, es importante que todas las instalaciones sigan los mismos esquemas. Sin coherencia, el CMMS no será muy eficaz. Si está buscando una pieza en una instalación diferente y esa instalación describe la pieza de manera diferente a como lo hace, es posible que no la encuentre incluso si está en stock.

Compras y contabilidad

Es probable que necesite que los departamentos de compras y contabilidad participen en la fase de planificación para estos:

• Información de "Facturar a"
• Información de "Enviar a"
• Tasa de impuesto sobre las ventas
• Determine las cuentas y los montos presupuestarios

Códigos

Debe determinar qué planes y códigos de diseño se utilizarán en todo el CMMS. Durante la fase de planificación, debe decidir las estrategias para la base de códigos. La compilación real de códigos se realizará durante la fase de recopilación de datos. Determine lo siguiente:

• Códigos de cuenta
• Tipo de orden de trabajo
• Códigos de falla
• Códigos de acción
• Códigos de reparación
• Prioridad de la orden de trabajo
• Criticidad del equipo
• Estado de la orden de trabajo
• Estado de la orden de compra
• Departamentos

Aplicaciones móviles

Si está empleando aplicaciones móviles, debe identificar cada aplicación y trabajar para articular los detalles. Algunos ejemplos incluyen el uso de un dispositivo portátil de entrada de datos remota para recopilar las lecturas de los medidores del equipo, las piezas se pueden emitir y / o devolver utilizando un dispositivo portátil, los dispositivos portátiles se pueden utilizar para contar y rastrear las piezas del inventario, etc.

Copia de seguridad

También es necesario tomar decisiones con respecto a la copia de seguridad de los datos. Debe formarse un esquema de respaldo articulado que tenga en cuenta tanto el hardware como la configuración. Determine la frecuencia con la que se realizará la copia de seguridad (diaria, semanal, etc.).

Historial

Planifique el tipo de historial de mantenimiento que desea mantener. Sus decisiones deben incluir la fecha en que se realizó, la tarea realizada, las personas que realizaron el trabajo, el tiempo estimado y real de ejecución, el equipo realizado, el material utilizado y cualquier costo de contratista externo incurrido.

Decisiones

Es necesario tomar varias decisiones con respecto al funcionamiento general de su CMMS. Estas preguntas brindan información no solo para la planificación sino también para evaluar las capacidades actuales:

• ¿Va a imprimir el tiempo estimado en las órdenes de trabajo?
• ¿Qué detalles de los informes se necesitan en su CMMS?
• ¿Qué informes se necesitan en formato gráfico?
• ¿Qué decisiones se tomarán en función del análisis de informes?
• Problemas de seguridad:¿Quién puede hacer qué?
• Leyendas de campo:¿Necesita cambiar los términos proporcionados por su CMMS en alguna de las leyendas? Si es así, asegúrese de documentar los cambios.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Desarrolle una lista de KPI para su aplicación. En esta etapa, debe revisarlos y modificarlos, si es necesario. Además, determine cómo calcularía esos KPI. La mayoría de los KPI deberían provenir de los informes de CMMS.

Asignar responsabilidades

Planifique quién lo hará:

• Instale el hardware (si es necesario)
• Mantenga el hardware de la computadora, las copias de seguridad, etc.
• Realizar el archivo y la combinación de datos
• Ocúpese de la recuperación ante desastres
• Genere informes
• Revise y analice varios informes
• Planifique y programe órdenes de trabajo
• Realice la entrada de datos continua
• Cerrar órdenes de trabajo
• Ser responsable de personalizar, configurar, adaptar y mantener el CMMS

La etapa de planificación de un CMMS es quizás una de las más importantes para garantizar el éxito. Por supuesto, la implementación en sí no es un proceso corto, pero con un plan bien diseñado en el que se consideran todas las posibilidades, el proceso será más simple y ágil.

El mayor desafío en la planificación de un CMMS es considerar toda la amplitud de su operación hasta la última pieza de equipo, pieza e instalación, y luego ser realista con sus objetivos. Considere las capacidades de su operación para adaptarse a una nueva tecnología de una manera que no interrumpa indebidamente el flujo de trabajo. Con un plan bien diseñado, obtendrá las recompensas durante muchos años.