Paradas por COVID-19 y software CMMS

La pandemia de COVID-19 ha creado cambios repentinos y radicales en la economía, incluidos cierres en todas las industrias. Pero cuando las cosas se ralentizan o se detienen, aún queda mucho por hacer. Veamos algunas formas de manejar las paradas no programadas.

Pero antes de hacerlo, entendamos mejor por qué estos cierres actuales son tan desafiantes.

Paradas por COVID-19

Las instalaciones desconectan los equipos por muchas razones, algunas de ellas positivas. Por ejemplo, las paradas son cuando las organizaciones desconectan el equipo para repararlo o reemplazarlo. En la mayoría de los casos, este tiempo de inactividad se puede medir en turnos o días. Los cambios de planta, donde toda la instalación está fuera de línea, pueden durar semanas. Independientemente de cuánto tiempo duren, siempre hay mucha planificación previa. Debido a que las organizaciones controlan cuándo comienzan los cambios, se aseguran de que todo esté en su lugar y listo para funcionar. También saben cuándo se supone que las cosas volverán a estar en línea, lo que les permite programar todo, desde la entrega de materias primas hasta la mano de obra.

Los cierres son diferentes. Las organizaciones no pueden verlos venir, por lo que tienden a no estar preparados. Pero a pesar de que no saben cuándo comenzarán la mayoría de los cierres, a menudo pueden hacer conjeturas informadas sobre cuándo terminarán. Eso se debe a las razones comunes detrás de los apagones, que son cortes de energía e interrupciones en las cadenas de suministro de materias primas. Por ejemplo, cuando una tormenta destruye la central eléctrica del vecindario, las fábricas locales esperan volver a estar en línea en cuestión de días, si no horas. Lo mismo ocurre con los cierres relacionados con problemas de la cadena de suministro. En muchos casos, las organizaciones tienen una buena idea de cuánto durará la interrupción.

Pero con la pandemia de COVID-19, es más difícil hacer predicciones precisas. Nadie sabe cuándo las cosas van a volver a la normalidad. O incluso cuál será la nueva normalidad. Y es esa incertidumbre la que lo está poniendo todo más difícil.

Entonces, ¿cuál es la solución? Aquí hay algunas cosas que puede hacer para adaptarse rápidamente y lidiar con un cierre de COVID-19.

Desconecte el equipo correctamente con el software CMMS

Apagar los activos el tiempo suficiente para realizar el mantenimiento y las reparaciones básicas es diferente a desconectarlos durante lo que podría ser mucho tiempo. Una analogía rápida:es lo mismo con tu coche. Todos los días, cuando llegas a casa, apagas el motor, sacas las llaves del encendido y cierras la puerta detrás de ti. Eso es todo lo que tiene que hacer cuando sabe que volverá al automóvil y lo conducirá a la mañana siguiente. Pero, ¿y si fueras a guardarlo durante el invierno? Ahora está agregando estabilizador de combustible, cambiando el aceite, revisando los niveles de líquido, bloqueando las llantas, bloqueando el escape y la entrada, y preparando la batería. Al igual que con su automóvil, debe desconectar los activos correctamente si desea que estén disponibles para usted cuando los necesite.

El problema al que se enfrentan algunos departamentos de mantenimiento es que sus técnicos pueden no estar familiarizados con los procedimientos de apagado correctos. Y no es sorprendente. Los departamentos se centran en mantener los activos en funcionamiento, no en cerrarlos. Saben exactamente cómo apagarlos, bloquearlos, trabajar en ellos de manera eficiente y volver a ponerlos en línea. Pero ahora, se les pide que hagan algo muy diferente.

Los departamentos deben hacer dos cosas:obtener la información que necesitan los técnicos y luego asegurarse de que tengan fácil acceso a ella. Al final, obtener la información no será la parte desafiante. Debe estar tanto en los manuales de operación y mantenimiento como disponible a través de los fabricantes de activos. Pero, ¿cómo te aseguras de que los técnicos puedan acceder a él fácilmente?

Agrupar datos en órdenes de trabajo y plantillas

El software CMMS facilita el empaquetado de una gran cantidad de información en órdenes de trabajo, que incluyen:

• Listas de verificación personalizables
• Instrucciones paso a paso
• Imágenes digitales, manuales de operación y mantenimiento y esquemas
• Piezas y materiales asociados
• Planos interactivos del sitio y de la planta

Los técnicos llegan al sitio con todo lo que necesitan para hacer el trabajo correctamente. Si hay mucha superposición de información entre las órdenes de trabajo, también puede usar plantillas de órdenes de trabajo integradas en el software de órdenes de trabajo. Una vez que haya configurado una plantilla, puede usarla para generar nuevas órdenes de trabajo con toda la información ya incluida.

Haga que las órdenes de trabajo estén accesibles y actualizadas desde cualquier lugar

Ahora que sus órdenes de trabajo tienen la información correcta, debe ponerlas en las manos adecuadas. Con COVID-19, la mejor manera de hacer esto es desde la distancia. En lugar de pasar el papeleo, puede asignar órdenes de trabajo a través del software CMMS. Los técnicos inician sesión y pueden ver sus tareas al instante, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y debido a que la plataforma se ejecuta en computación en la nube, sus datos se mantienen en una base de datos que siempre es segura y está siempre actualizada.

Ajuste su programa de mantenimiento preventivo con el software CMMS

Si no tiene un programa de mantenimiento preventivo, ahora es el momento de obtener uno. Es probable que nunca vuelva a tener este tipo de oportunidad. Con los operadores de equipos fuera del camino, puede moverse libremente por las instalaciones y recopilar la información de activos que necesita. Y una vez que tenga los datos, puede enviarlos a un proveedor de CMMS que configurará su base de datos y capacitará a su personal en el software. Recuerde, todo esto se puede hacer de forma remota, incluida la capacitación.

Si ya tiene un programa de mantenimiento preventivo en funcionamiento, es probable que desee comenzar a agregar y mover PM.

Primero, comience a programar todo el mantenimiento preventivo para el que siempre desearía haber tenido tiempo. Volviendo a la analogía del automóvil, digamos que su rutina de mantenimiento regular es agregar líquido limpiaparabrisas, revisar el aceite e inspeccionar visualmente las llantas. Ahora que tiene tiempo, querrá revisar todos los fluidos, reemplazar los limpiaparabrisas y sacar el medidor de neumáticos. Para los PM existentes, puede pensar en moverlos y ajustar la frecuencia. Si un activo no se utiliza, no necesitará el mismo tipo o nivel de mantenimiento.

El software CMMS lo hace fácil con la vista de calendario. Una vez que pueda ver todos los PM al mismo tiempo, podrá tener una idea real de cómo reprogramar las próximas semanas.

Control de inventario con software CMMS

Con las cosas más lentas, podría ser un buen momento para un recuento manual de su inventario. No importa qué tan bueno sea su software de seguimiento de inventario, aún necesita verificar sus conteos periódicamente.

También debe pensar en restablecer sus niveles de par, los niveles mínimo y máximo de cada tipo de inventario que lleva. Si ha ajustado tanto el tipo como la frecuencia de su programa de mantenimiento preventivo, sus necesidades de inventario van a cambiar. Es posible que los rodillos de una cinta transportadora necesitaran realinearse o reemplazarse cada seis meses, pero eso fue cuando su organización operaba tres turnos. Ahora que el cinturón está inactivo, no necesitará tener tantas piezas a mano. Sin embargo, no establezcas tus niveles demasiado bajos. Un efecto secundario de COVID-19 es la interrupción de las cadenas de suministro. Las piezas que solían estar disponibles de los proveedores durante la noche ahora pueden tardar días o semanas en llegar. Asuma mayores plazos de entrega y almacene en consecuencia.

Y si tiene más de una instalación, puede comenzar a buscar formas de compartir el inventario. En lugar de tener que esperar a un proveedor, es probable que pueda obtener material de su otra instalación más rápido.

Todo esto se hace más fácil con el software CMMS. Debido a que incluyen piezas y materiales asociados, tan pronto como un técnico cierra una orden de trabajo, el software ajusta los niveles de inventario en tiempo real. Y cuando desciende por debajo de un nivel mínimo personalizable en cualquier parte del material, el software lo ayuda a reabastecerse al automatizar parte del proceso de pedido de compra.

Siempre asegúrese de manejar los envíos de inventario de manera segura. En Canadian Manufacturers &Exporters recientemente se publicaron pautas y mejores prácticas. Todavía hay dudas sobre cuánto tiempo el virus permanece estable e infeccioso en las superficies, por lo que necesita políticas y procedimientos para garantizar la seguridad. Por ejemplo, hacer cumplir el distanciamiento social al interactuar con los repartidores y usar guantes al manejar cualquier papeleo relacionado.

Seguimiento e informes con el software CMMS

Para las paradas programadas de planta y mantenimiento, siempre hay métricas. Las organizaciones establecen objetivos y luego hacen un seguimiento de su éxito relativo. Algunos ejemplos son cero daño, dentro del presupuesto, a tiempo y la proporción de trabajo planificado y no planificado.

Para los cierres parciales y totales de COVID-19, deberá considerar su definición de éxito y luego realizar un seguimiento de su rendimiento. Puede ver el porcentaje de PM completados a tiempo, por ejemplo. O podría realizar un seguimiento de cuántos proyectos de mantenimiento atrasados ​​finalmente se cierran. Para un cierre parcial, aún puede ver el tiempo de actividad y la proporción de órdenes de trabajo bajo demanda y programadas.

Es importante centrarse en la seguridad y los pasos que está tomando su organización para combatir la propagación de COVID-19, y una gran parte de fomentar las mejores prácticas es el seguimiento integral. Por ejemplo, puede tener todas sus órdenes de trabajo de saneamiento establecidas en la misma categoría en el software CMMS, lo que facilita su extracción en el módulo de informes.

Prepárate para volver más fuerte con el software CMMS

Todo lo que haga durante el cierre debería estar preparándolo para el inevitable regreso a la capacidad total. Apague sus activos correctamente para que pueda volver a ponerlos en línea más fácilmente. Realice el mantenimiento ahora para que funcionen mejor más tarde. Administre su inventario para tener las piezas correctas en el momento correcto, ahora y en el futuro. Haga todo de acuerdo con todas las mejores prácticas actuales de seguridad.

El software CMMS siempre tiene sentido, pero ahora más que nunca, necesita tomar el control de sus operaciones de mantenimiento. Si aún no tiene un CMMS o tiene uno, pero no está entregando lo que prometió, ahora es el momento de obtener la solución adecuada para usted.

Estamos aquí para ayudar. Podemos programar una demostración remota en vivo y guiarlo a través de todas las funciones clave para administrar los apagones.