Servicios CMMS:Seis cosas a considerar

Cambiar a un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) puede ser un desafío. Se debe pensar detenidamente en las necesidades y el tamaño de una empresa, los costos del software CMMS y, por supuesto, los beneficios de tenerlo, es decir, ahorros en tiempo, recursos, eficiencia y retorno de la inversión (ROI). E incluso una vez que una empresa ha encontrado el sistema de gestión de mantenimiento que mejor se adapta a su organización, todavía hay otro problema que aún debe resolverse; siendo así, qué servicios de implementación o incorporación serán necesarios. Las empresas que compran software CMMS deben considerar cómo y quién será responsable de la instalación y configuración del software, y de la capacitación del software.

La respuesta a esta pregunta se basa en los siguientes tres factores:

• Presupuesto:el costo de que el personal de la empresa lleve a cabo la implementación frente al costo de que un técnico del proveedor realice la instalación del CMMS.
• Tiempo:la cantidad de tiempo (y el costo involucrado en hacerlo) que dedicará el personal de la empresa frente al costo de un técnico proveedor.
• Recursos:los empleados del personal con las habilidades necesarias para llevar a cabo la implementación e incorporación de CMMS

Dado que las empresas varían en su capacidad para administrar la configuración e implementación del software, es útil saber que los proveedores de CMMS ofrecen una variedad de servicios a diferentes niveles de precios para satisfacer una variedad de necesidades. . En general, los proveedores ofrecen las siguientes opciones para la implementación del sistema de gestión:

• Solo asistencia remota:con asistencia en línea o telefónica, una empresa es responsable de la instalación y configuración completas del software CMMS.
• Importación de datos y asistencia remota únicamente:las empresas con datos existentes (en formato de hoja de cálculo, archivo CSV) pueden recibir asistencia para transferirlos al software de gestión.
• Integración completa:un técnico del proveedor se encargará de todos los aspectos de la implementación, desde la auditoría del inventario hasta la entrada de datos, la configuración del sistema, la capacitación del personal en software y la puesta en marcha.

Al decidir el nivel de asistencia necesario, se deben tener en cuenta los siguientes seis factores:

1. Datos de mantenimiento existentes

Como se sugirió anteriormente, es posible que las empresas ya tengan datos existentes mientras que otras no. En algunos casos, una empresa puede estar cambiando a otro software CMMS desde uno existente, o tener datos en un software de mantenimiento preventivo, una hoja de cálculo o un archivo CSV. En estos casos, un proveedor de CMMS puede facilitar este proceso limpiando o depurando datos (es decir, eliminando datos redundantes o con errores) e importándolos al nuevo sistema en el formato adecuado.

2. Tamaño de la empresa

Considere el tamaño de la empresa involucrada. ¿Se limitará el uso del sistema a un sitio o habrá múltiples sitios involucrados? Para las grandes empresas con multitud de tiendas, se utilizará un CMMS en toda la empresa. En este caso, todos los sitios de la empresa deben configurarse de manera consistente para que todos los requisitos de gestión de mantenimiento se cumplan de la misma manera. De lo contrario, el software CMMS no funcionará como debería ni entregará el ROI esperado.

3. Marco de tiempo planificado para la implementación de CMMS

El tiempo es una variable importante con respecto a los factores de costos reales y de oportunidad. La realidad es que la implementación de CMMS lleva tiempo. El alcance de la implementación también debe ser considerado. Por ejemplo, ¿cuántos activos se agregarán al sistema y se agregarán datos adicionales (es decir, imágenes de planos de planta, etc.)? Establecer plazos realistas para crear una lista de inventario completa también proporciona un marco para completar la tarea. Lo siguiente proporciona una idea de plazos realistas para realizar una auditoría independiente de la empresa:

• Empresas con 0- 100 activos =30 días
• Empresas con 200 activos =45 días
• Empresas con 201-500 activos =90 días

4. Integralidad de la entrada de datos de CMMS

Una empresa necesita decidir sobre el alcance de los datos a ingresar. ¿Se limitarán los datos a equipos y activos o también incluirán imágenes, manuales, planos, etc.? Agregar datos adicionales al sistema requerirá tiempo y recursos. Este esfuerzo adicional debe sopesarse con los objetivos para el uso de CMMS y los resultados proyectados.

5. Recursos disponibles para configurar CMMS

Además del compromiso de tiempo requerido para la configuración de un CMMS, tener personas capaces y disponibles para realizar la tarea es una consideración importante. Como se señaló, la implementación de un CMMS requiere mucho tiempo, lo que significa que los técnicos de mantenimiento y los gerentes tendrán que quitar tiempo de sus responsabilidades diarias para recopilar equipos y listas de piezas.

6. Capacidad técnica de los usuarios de software

Al contemplar la configuración de un CMMS interno, se debe considerar detenidamente qué tan expertos en tecnología son los usuarios del sistema. Si bien la configuración del sistema es relativamente sencilla, es más probable que los operadores expertos en tecnología completen la implementación de CMMS de forma rápida y precisa con menos capacitación que aquellos que no son expertos en tecnología.

La incorporación e implementación de CMMS es un paso importante en el éxito del sistema. Una revisión cuidadosa de los objetivos, el presupuesto y los recursos de una empresa guiará la decisión sobre qué servicios de incorporación utilizar. Como mínimo, se necesitará asistencia con la entrada de datos si no hay usuarios expertos en tecnología con cierta familiaridad con CMMS disponibles. Si bien los servicios de incorporación no son baratos, al final pagarán dividendos cuando se trata de cumplir con los objetivos de gestión de mantenimiento y el ROI esperado. Habiendo dicho esto, es importante estar alerta a los proveedores que ofrecen capacitación ilimitada de por vida y configuración gratuita; ninguna de estas características de CMMS es sostenible o realista. Del mismo modo, tenga cuidado con los proveedores de CMMS que anuncian que no se requiere capacitación:¡compre ahora! Esto tampoco es cierto. Avanzar con un CMMS es una decisión de inversión importante y requiere que los compradores hagan la diligencia debida al verificar las reseñas de los clientes, leer los comentarios sobre soporte y capacitación, y pedir referencias a los proveedores potenciales en una industria relevante. Al final, el CMMS seleccionado será el que mejor se adapte a la industria, el tamaño, las necesidades y el presupuesto de una empresa.