Mejores prácticas de seguimiento de equipos:etiquetas de activos y software, programación de mantenimiento y más

Las organizaciones que buscan operaciones eficientes y resultados finales saludables necesitan realizar un seguimiento de sus equipos. El seguimiento de los activos también aumenta la productividad y garantiza que esté al tanto de los programas de reparación y mantenimiento y que sepa dónde se encuentran sus activos y quién los está utilizando. Sin embargo, el problema es que su organización debe contar con las mejores prácticas de seguimiento de equipos para obtener los beneficios. De lo contrario, pasará demasiado tiempo haciendo un seguimiento de los activos.
El seguimiento de los equipos ayuda a las organizaciones a lograr la eficiencia y aumentar los resultados al hacer el mejor uso de los recursos existentes. Para ayudarlo a rastrear equipos de manera efectiva, ofrecemos los siguientes consejos y mejores prácticas para su organización:

• Utilice una solución de seguimiento de activos
• Usar etiquetas de activos
• Utilice un número de identificación único para cada pieza de equipo
• Manténgase actualizado con el mantenimiento y el servicio

Siga leyendo para obtener más información sobre las mejores prácticas de seguimiento de equipos que impulsarán la eficiencia y la productividad de su organización.

Utilice una solución de seguimiento de activos

Cuando utiliza una solución de seguimiento de activos, combina el poder de los códigos de barras, los escáneres y el software y las herramientas de seguimiento de activos para optimizar sus esfuerzos de seguimiento de equipos. Las mejores soluciones y herramientas tienen características útiles como check-out y check-in automatizados, equipos seguimiento por sitio, número de serie y ubicación, notificaciones cuando el equipo está atrasado, seguimiento de mantenimiento y gestión de registros.
Varios tipos de soluciones pueden hacer que el seguimiento eficiente de equipos sea una realidad para su organización. Una característica de los sistemas de seguimiento de equipos que las organizaciones con equipos pequeños y grandes encuentran más útil es el seguimiento por GPS. Con el rastreo GPS, puede monitorear la ubicación de su equipo en cualquier momento, desde cualquier lugar, usando una computadora o un dispositivo móvil con conexión a Internet. Los rastreadores de GPS generalmente también envían alertas cuando su equipo se retira de su propiedad sin la autorización adecuada. Otro beneficio de elegir una solución de rastreo de activos con rastreo GPS es que almacenará datos durante varios días para entregar información a los gerentes cuando la necesiten.

Usar etiquetas de activos

Las etiquetas de activos duraderos son otra solución ideal para rastrear equipos. Casi cualquier tipo de equipo puede ser etiquetado. Idealmente, debe elegir una etiqueta o rótulo permanente para el equipo, que esté hecho de varios tipos de materiales para que puedan soportar el entorno en el que se utiliza su equipo. Las etiquetas de activos generalmente contienen un código de barras que permite asignar a cada equipo un número de identificación único para ayudarlo a identificar fácilmente su ubicación, acceder a los programas de mantenimiento, determinar el estado del equipo y más simplemente escaneando la etiqueta del código de barras. El uso de etiquetas de activos también reduce el riesgo de perder equipos por error humano o robo.
También debe usar etiquetas de activos junto con una solución de seguimiento de activos. Cuando implemente un sistema de etiquetado, se dará cuenta de todo el equipo que posee y aumentará la visibilidad del equipo para reducir los gastos generales y ahorrar tiempo a los empleados y dinero a su organización. Lo mejor de todo es que las etiquetas de código de barras en las etiquetas de activos casi eliminan el error humano; los empleados usan escáneres en lugar de ingresar la información del equipo manualmente en el sistema de seguimiento de activos.

Utilice un número de identificación único para cada equipo

Es importante tener en cuenta que debe evitar usar el número de serie del equipo al crear una etiqueta de propiedad o una etiqueta de código de barras. Los números de serie pueden duplicarse y los usuarios se confundirán cuando sea imposible diferenciar dos activos en un sistema de seguimiento de activos. La solución es utilizar un número de identificación único para cada pieza de equipo para que no tenga números idénticos. Mantendrá la integridad de sus datos y tendrá información completa y precisa del equipo en tiempo real cuando opte por utilizar un número de identificación único para su equipo.

Manténgase actualizado con el mantenimiento y el servicio

Las probabilidades de mantener su equipo funcionando en óptimas condiciones y extender el ciclo de vida de su equipo no son altas si no se mantiene al día con el mantenimiento y las reparaciones del equipo. Cuando realiza un seguimiento del equipo, también debe realizar un seguimiento de su estado, plan de mantenimiento preventivo e información de garantía. Ser proactivo sobre el mantenimiento y el servicio evita averías del equipo y garantiza que tenga las piezas necesarias en stock. Pronosticar la vida útil de equipos y piezas a través del seguimiento de equipos reduce el tiempo de inactividad y los retrasos, y crea un flujo de trabajo ininterrumpido que su personal (y sus resultados) apreciarán.
Al buscar una solución de seguimiento de equipos, asegúrese de elegir una que sea personalizable y le permite programar mantenimiento y servicio y almacenar garantías e información de servicio. Las mejores soluciones de seguimiento de activos también le permiten crear y administrar órdenes de trabajo contra el mantenimiento del equipo y proporcionar una vista del ciclo de vida de su equipo. Una solución que lo ayude a mantenerse al día con el mantenimiento, el servicio y las reparaciones es una inversión que se amortizará en poco tiempo.

Palabras finales sobre los beneficios del seguimiento de equipos

Cuando las empresas quieren optimizar sus operaciones y mantener un resultado final ajustado, el seguimiento de equipos y activos es imprescindible. Es posible que ni siquiera se dé cuenta de cuánto equipo tiene, dónde está almacenado, con qué frecuencia se usa o en qué estado se encuentra hasta que implemente una solución de seguimiento de activos con etiquetas de activos. Hacerlo no solo lo ayuda a obtener una mayor visibilidad de sus activos y equipos, sino que también hace que los procesos de auditoría e informes sean más simples y rápidos.
Al utilizar las mejores prácticas en el seguimiento de equipos, como el uso de una solución de seguimiento de activos, el uso de etiquetas de activos, el uso de un número de identificación único para cada pieza de equipo, y manteniéndose al día con el mantenimiento y el servicio, disfrutará de una mayor eficiencia y productividad. Los otros beneficios de usar las mejores prácticas en el seguimiento de equipos son numerosos e incluyen mantener el control de las fechas de garantía, comprar el nivel correcto de seguro, asegurarse de saber qué usuarios tienen qué equipos, monitorear de manera proactiva los préstamos vencidos, garantizar que los empleados y contratistas devuelvan el equipo, y mantener el inventario al mínimo.
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