¿Son rentables los sistemas automatizados de recopilación de datos? Cómo justificar su inversión

Los sistemas de recopilación de datos automatizados suelen ser una inversión sustancial, especialmente para las empresas que primero implementan iniciativas en toda la empresa que involucran miles de activos. Los campeones de la recopilación de datos automatizada dentro de las organizaciones a menudo están ansiosos por demostrar el ROI para justificar tanto el esfuerzo como el costo. Afortunadamente, es factible justificar las inversiones en la recopilación automatizada de datos y, a menudo, dentro de plazos razonables.
Mantener el ritmo de la innovación tiene recompensas
Los primeros usuarios en varias industrias tienen la carga de demostrar el valor de adoptar los avances tecnológicos. Es en esta coyuntura inicial cuando la mayoría de las inversiones en tecnología son más costosas, y los precios suelen caer a medida que se gana eficiencia y los avances evolucionan de nuevos e innovadores a estándar y esperados.
Se ha demostrado que la captura de datos automatizada (ADC) es rentable y incluso rentable en una multitud de industrias. Mientras que algunas industrias recién están comenzando a adoptar estándares regulatorios que requieren que las empresas usen métodos eficientes de seguimiento de activos y recopilación de datos, otras están descubriendo por primera vez el valor de la recopilación automatizada de datos para mejorar los procesos comerciales.
El hecho de que ADC no es un nuevo la innovación aún no está muy saturada en todas las industrias crea una oportunidad única para las empresas en muchas verticales. En otras palabras, obtiene la ventaja de costos más bajos junto con la confianza de adoptar una tecnología comprobada. Busque historias de éxito de empresas no solo en su industria sino también en otras verticales con procesos y sistemas comerciales comparables que se benefician de la automatización en varias formas.
Convencer a los líderes empresariales para que adopten la recopilación automática de datos es el primer paso, pero será Se espera que justifique la inversión que ha defendido después de la implementación. Afortunadamente, justificar las inversiones de ADC es relativamente simple cuando busca los datos correctos.
Identifique métricas fácilmente cuantificables
La justificación de las inversiones en la recopilación automática de datos debe abarcar tanto los ahorros directos y el ROI como los beneficios blandos más específicos pero a veces más difíciles de medir, o los beneficios tangibles frente a los intangibles.
Los beneficios concretos y cuantificables son más fáciles de medir y por lo tanto son el camino más fácil a la justificación. Estas métricas fácilmente cuantificables incluyen:

• Costos de mano de obra – ADC reduce la demanda de personal, lo que permite a las empresas ahorrar en costos de horas extra, impuestos y otros beneficios.
• Costos operativos – Al reducir la demanda de mano de obra y optimizar los procesos, las empresas pueden lograr más con menos tanto en términos de tiempo (una mayor producción con los mismos o menos recursos aumenta las ganancias) como de espacio (almacenamiento de inventario, activos compartidos, etc.).
• Inversiones en activos fijos – Una de las mayores áreas de ganancia potencial es el área de inversiones en activos fijos. ADC permite monitorear y mantener mejor equipos, maquinaria y otros activos costosos, lo que a su vez extiende la vida útil de muchos activos. Por lo tanto, las empresas pueden obtener más de las inversiones y extender el tiempo entre reparaciones y reemplazos.

Como la mayoría de las organizaciones ya miden estos costos de una forma u otra, determinar el ROI de una iniciativa de ADC implementada recientemente es tan simple como comparar las cifras de antes y después, siempre que no haya otras variables presentes que puedan sesgar los datos.
Establecer líneas de base
Al implementar una iniciativa ADC, identifique métricas cuantificables y medibles al comienzo del proyecto enfocadas en áreas en las que esperanza de realizar ganancias. Por ejemplo, la recopilación automática de datos puede acelerar el tiempo de documentación y reducir los errores. Ambos objetivos se pueden cuantificar.
Determine cuánto tiempo lleva realizar las tareas de recopilación de datos sin contar con sistemas ADC, ya sea para una tarea en particular o durante un período de tiempo específico. Asimismo, calcule los errores identificados y/o corregidos durante un período de tiempo predeterminado o en una tarea de recopilación de datos determinada antes de introducir ADC. Las comparaciones de antes y después son simples cuando se toma el tiempo para establecer una línea de base antes de la implementación.
No ignore otros beneficios medibles
Muchos de los beneficios de la recolección automatizada de datos son suaves, o no tan fáciles de cuantificar o relacionar fácilmente con ADC como la causa. Por sí solos, estos beneficios a veces son insuficientes para convencer a los líderes orientados a los datos y centrados en los resultados de que la inversión está justificada. Pero aprovechar las vastas fuentes de datos actuales para ofrecer un progreso medible en estas áreas es particularmente poderoso cuando se combina con otros datos que ilustran claros ahorros de costos en otras áreas, como mano de obra, gastos generales y costos de activos fijos. No ignore los beneficios blandos como:

• Aumento de las ventas – Las ventas pueden aumentar debido a una mejor accesibilidad de los datos para el personal de ventas, como los representantes de ventas de campo, en factores como los niveles de inventario actuales y la información detallada del producto.
• Satisfacción de los empleados – Los empleados armados con las herramientas para hacer su trabajo de manera efectiva generalmente son más felices y, como resultado, trabajan más duro, producen mejores resultados y son leales a sus empleadores.
• Eficiencia – Las ganancias de eficiencia en un área tienden a tener un efecto dominó que se manifiesta en toda la organización (muy parecido al efecto dominó en la cadena de suministro). Por lo tanto, ADC a menudo da como resultado una mayor eficiencia en los departamentos directamente afectados por ADC, así como en otros.
• Experiencia del cliente y Satisfacción – Los empleados felices tienen interacciones mejores y más positivas con los clientes. ADC puede contribuir a una mejor prestación de servicios, envíos y entregas de productos más rápidos, información y comunicación precisas sobre los productos, y menos errores de inventario y envío, un grupo de efectos que juntos tienen un impacto sustancial en la satisfacción del cliente.

Un análisis y una revisión exhaustivos que abarquen beneficios tanto tangibles como intangibles es la forma más efectiva de demostrar el ROI de las inversiones de ADC, incluso para los ejecutivos más críticos. Cuando prueba las ganancias obtenidas en prácticamente todas las facetas de la organización, el valor de un sistema ADC es imposible de negar.